Uỷ thác công việc: Bài thuốc chữa bệnh “thiếu thời gian” hiệu quả cho các nhà quản lý - Harvard Business Review Việt Nam

Uỷ thác công việc: Bài thuốc chữa bệnh “thiếu thời gian” hiệu quả cho các nhà quản lý

Ủy thác là một trong những kỹ năng cần thiết mà các nhà quản lý cần phải trang bị. Bạn thắc mắc rằng: “Tại sao phải ủy thác và điều đó sẽ mang lại lợi ích như thế nào cho bản thân hay doanh nghiệp của mình? ”. Ủy thác công việc là nhân tố chìa khóa dẫn đến sự thành công và giúp cho các nhà lãnh đạo có thời gian dành cho các hoạt động khác. Khi áp dụng ủy thác đúng cách thì kỹ năng này góp phần đem lại hiệu quả cao đồng thời lượng công việc sẽ được phân công đều cho tất cả mọi người để hoàn thành dự án sớm.

Nội dung bài viết được trích từ cuốn sách HBR 20 phút Ủy Thác Công Việc.

1. Tầm quan trọng của kỹ năng ủy thác công việc

1.1 Ủy thác công việc để làm gì? 

Bạn hiểu như thế nào là ủy thác công việc? Chắc hẳn một số độc giả cảm thấy nội dung chính trong cuốn sách này mang kiến thức thật hàn lâm và khó hiểu. Thực tế, ủy thác công việc hiểu đơn giản nhất là bạn tiến hành giao phó công việc cho một người khác có thể hoàn thành công việc tốt hơn bạn hoặc nhanh hơn bạn. Vậy tại sao phải ủy thác công việc?

Ủy thác công việc giúp bạn tiết kiệm thời gian cần thiết và cho phép bạn phát triển kỹ năng lãnh đạo của mình, đồng thời cải thiện năng suất của tổ chức và tạo cơ hội cho nhân viên mở rộng kỹ năng. Ủy thác tốt nghĩa là quản lý tốt. Việc giao phó công việc như đã đề cập ở trên thì nó còn đem lại mục đích và lợi ích thiết thực cho nhân viên và tổ chức của bạn.

Mục đích của ủy thác: khi bạn giao phó trách nhiệm hoàn thành một công việc cho người khác thực thi có nghĩa là bạn vẫn nắm quyền, vẫn kiểm soát và có trách nhiệm với công tác lớn hơn. Nhưng người mà bạn ủy thác phải trực tiếp báo cáo cho bạn các thành viên trong nhóm và đối tác bên ngoài thậm chí là những người đồng cấp. Người bạn ủy thác sẽ phụ trách các chi tiết cụ thể.

Lợi ích của ủy thác mang lại: việc áp dụng ủy thác vào công việc có lợi cho tất cả mọi người đặc biệt như việc làm đó đem lại lợi ích cho chính bạn, lợi ích cho cấp dưới trực tiếp, lợi ích dành cho tổ chức. Để đạt được các lợi ích trên, bạn không những cần ủy thác, mà còn phải ủy thác sao cho hiệu quả. Và cuốn sách này sẽ hướng dẫn bạn cách làm điều đó.  

1.2 Làm thế nào để ủy thác hiệu quả?

Để ủy thác hiệu quả bạn cần xây dựng môi trường thích hợp, thúc đẩy ủy thác và lập ra các phương thức quản lý nhằm xúc tiến việc ủy thác. Việc tạo ra một môi trường làm việc khuyến khích và hỗ trợ ủy thác có thể giúp bạn nhận được sự hợp tác từ nhân viên. Muốn xây dựng nền tảng ủy thác công việc hiệu quả chúng ta cần thực hiện qua hai bước chính như sau: đề ra nhiệm vụtruyền đạt nhiệm vụ.

Bạn biết rằng ủy thác đem lại lợi ích cho các bên tham gia, nhưng nhiều nhà quản lý vẫn lo lắng khi thực hiện. Vấn đề đặt ra ở đây là bạn phải giải quyết các mối quan tâm. Để làm rõ vấn đề cùng đến với ví dụ sau đây: Bạn lo sợ rằng khi giao công việc cho người khác, bạn phải từ bỏ trách nhiệm và mất quyền kiểm soát vì bị rút khỏi công việc mình giám sát hằng ngày. Hoặc do áp lực về thời gian, bạn muốn tự mình làm công việc đó hơn là dạy người cách làm như thế nào. Nếu đây là lần đầu tiên được làm lãnh đạo, có thể bạn sẽ không đành lòng ủy thác các công việc đem lại cho bạn quyền lực ghê gớm, như hướng dẫn các nhân viên cấp dưới. 

Thành thạo công việc ủy thác có thể tốn thời gian và cần nhiều lần thử nghiệm, nhưng về lâu dài, nỗi lo sợ của bạn sẽ tiêu tan khi bạn mài sắc các kỹ năng của mình, còn nhân viên thì thêm tự tin và mở rộng được năng lực của họ. Vì vậy, khi bạn liệt kê toàn bộ mối lo ủy thác, tức là bạn đã sẵn sàng chuẩn bị giao phó lại một dự án.

2. Chuẩn bị phân bổ công việc

Chắc hẳn bạn đã có một ý tưởng chung về dự án hoặc công việc mình muốn ủy thác, nhưng trước khi giao phó bạn cần tiến hành một số công tác chuẩn bị. Bạn cần lưu tâm đến lý do ủy thác, xác định chính xác công việc mà bạn sẽ giao lại, quyết định phạm vi công việc mà bạn sẽ ủy thác và chỉ rõ các kỹ năng cần thiết để hoàn thành chúng. Tiếp đến bạn sẽ chọn ra người phù hợp cho nhiệm vụ cũng như mức độ quyền năng được trao.

Toàn bộ các bước trên có vẻ như quá mức cần thiết, nhưng có như thế mới đảm bảo rằng bạn sẽ giao đúng người đúng việc và đúng lý do, với xác suất thành công cao. Hãy tiến hành theo từng bước để quá trình ủy thác công việc hiệu quả.

3. Tăng hiệu suất từ việc phân công nhiệm vụ

Phân công nhiệm vụ mang lại ý nghĩa lớn trong việc ủy thác. Muốn thành công bạn cần mô tả kỹ năng công việc và đặt sự kỳ vọng của mình cho người mình sẽ ủy thác. Hãy lấy ý kiến của nhân viên khi bạn trao đổi về phạm vi và quyền hạn của nhiệm vụ để chắc chắn rằng bạn đang chuyển giao mọi thông tin cần thiết. Điều quan trọng nhất góp phần làm nên thành công của nghệ thuật ủy thác đó là truyền đạt phạm vi và quyền hạn của nhiệm vụ cho các thành viên khác trong nhóm tốt như thế nào.

Thảo luận công việc với nhân viên: Để đạt được sự tin tưởng và tránh hiểu lầm, hãy thảo luận về mọi khía cạnh của công việc. Hãy làm rõ những kỳ vọng cụ thể của bạn và đảm bảo sự cam kết của nhân viên đối với dự án.

Một trong các yếu tố để ủy thác thành công là phác thảo chi tiết công việc sẽ được thực hiện cũng như đề ra cách thức và thời điểm mà bạn truyền đạt nhiệm vụ. Để làm rõ rằng bạn sẽ không can thiệp quá nhiều khi công việc được tiến hành, hãy trao đổi trước với nhân viên xem bạn sẽ giám sát và theo dõi dự án như thế nào.

Trao đổi với đội ngũ của bạn: Trước hết, hãy trao đổi với nhóm về phạm vi của nhiệm vụ được giao cùng mọi thông tin liên quan khác. Thông điệp rõ ràng và minh bạch của bạn sẽ giúp tránh được sự bất mãn và ganh đua từ một bộ phận nhân viên khác. Thái độ thảo luận thẳng thắn và cởi mở sẽ giúp họ hình thành niềm tin ở bạn.

Sau bước giao nhiệm vụ và trao đổi với nhân viên, đã đến lúc chúng ta giám sát công việc. Bạn sẽ cần cung cấp nguồn hỗ trợ và ý kiến phản hồi, nhưng không nên kiểm soát quá chặt chẽ, ranh giới mong manh mà bạn sẽ nhận ra khi bước sang chương tiếp theo.

Giám sát nhiệm vụ được giao: Bên cạnh việc ủy thác công việc bạn còn phải giát sát các nhiệm vụ bạn đã giao. Làm như vậy để bạn có thể kiểm tra được tiến triển công việc như thế nào, hỗ trợ nếu cần thiết, lường trước và giải quyết bất kỳ vấn đề nào mà không do dự hay sốt ruột.

Theo dõi nhiệm vụ được ủy thác:  Hãy thường xuyên kiểm tra tiến độ để đảm bảo công việc đang trên đà hoàn thành một cách chính xác và kịp thời. Hãy nói điều gì đó đại loại như: “Tôi muốn thấy các bản thiết kế đã chỉnh sửa được đề xuất trước thứ Sáu tới.” Câu nói đó sẽ phản ánh sự kiểm soát đúng đắn của bạn trong vai trò người quản lý.

Cung cấp sự hỗ trợ: Ngoài việc theo dõi nhiệm vụ bạn hãy hỗ trợ thêm cho người bạn ủy thác nhưng không được lấn sâu. Hãy để họ tự giải quyết tình thế một cách độc lập mà không làm giảm quyền hạn của bản thân hay tiêu tốn thời của người ủy thác.

Tiên liệu và giải quyết vấn đề: Nếu nhân viên của bạn vấp phải một rào cản hoặc bắt đầu bị tụt lại phía sau thì bạn cần phải can thiệp. Bạn không muốn giải quyết mọi vấn đề mà nhân viên gặp phải trong các nhiệm vụ của họ, vì như thế mục đích ủy thác của bạn sẽ thất bại. Nhưng hãy tiến hành huấn luyện, động viên và sử dụng các nguồn lực bổ sung mà bạn thấy phù hợp để họ tự giúp mình.

Trong lúc giải quyết vấn đề, nên cẩn thận đừng ủy thác ngược – điều có thể xảy ra khi một nhân viên được bạn giao nhiệm vụ muốn hoàn lại toàn bộ công việc cho bạn hay nhiều khả năng sẽ sử dụng mánh lới tinh vi để “chuyền” việc ngược lại cho bạn, bằng cách trông đợi bạn giải quyết vấn đề và ra quyết định. Hãy cưỡng lại cám dỗ muốn nhúng tay vào. Thay vào đó, hãy tiếp tục giúp nhân viên hoàn thành công việc.

4. Xem xét lại quy trình giao phó

Từ những lần ủy thác trên, bạn cần xem xét lại quy trình để nâng cao hiệu quả khi phân công nhiệm vụ cho nhân viên của bạn và những thành viên khác, cũng như hướng dẫn lại kỹ năng ủy thác cho đồng nghiệp.

Đánh giá các nhiệm vụ đã hoàn thành: Khi nhiệm vụ được giao đã hoàn thành, bạn cần ngồi lại xem xét kỹ những gì đã làm và chưa làm. Tiếp đó bạn sẽ rút ra được bài học để những lần ủy thác sau hiệu quả và tốt hơn.

Dạy người khác kỹ năng ủy thác: Với cá nhân tôi cho rằng giao phó là một thử thách. Nhưng không có nghĩa là không thể học và dạy chỉ cần bạn cố gắng và nỗ lực hết khả năng thì mọi chuyện đều có thể. Bạn muốn phát triển đội ngũ nhân viên và đạt mục tiêu tài chính cho nhóm thì điều quan trọng nhất ở đây là bạn phải luôn biết tận dụng các cơ hội ủy thác. Hãy cân nhắc xem bạn nên chia sẻ các kỹ năng ủy thác đã học như thế nào với các trưởng nhóm khác trong đơn vị hoặc bộ phận của mình.Một số kỹ năng bạn có thể áp dụng vào việc dạy ủy thác đó là: nêu gương, khuyến khích sự mạo hiểm, xác định việc gì có thể ủy thác.

Khi trở thành người ủy thác thành thạo, bạn có thể nâng cao hiệu quả quản lý của mình, mở ra các cơ hội phát triển cho nhân viên và làm lợi cho tổ chức. Hãy học hỏi thêm kiến thức về ủy thác và tiếp tục mài sắc kỹ năng của mình.

Tổng kết

Ủy thác công việc đem lại cho bạn rất nhiều lợi ích và nâng cao hiệu suất công việc. Nếu ủy thác hiệu quả, bạn sẽ giành được những lợi ích to lớn cho chính bản thân, đội ngũ và tổ chức của mình, thông qua việc cải thiện năng suất, giảm áp lực, nâng cao kỹ năng cũng như khích lệ tinh thần và động lực cho nhân viên.

Cuốn sách “20 phút ủy thác công việc” nằm trong chuỗi các cuốn sách 20 Minute- Manager của nhà xuất nổi tiếng HBR. Cuốn sách này hướng dẫn bạn đọc về: tạo môi trường thúc đẩy ủy thác thành công, vượt qua những lo lắng khi ủy thác, biết việc gì nên và không nên ủy thác, kết hợp kỹ năng và niềm hứng thú với nhiệm vụ được ủy thác, hỗ trợ và giám sát ở mức độ phù hợp, truyền đạt những điều bạn biết về cách ủy thác thành công cho người khác. 

Những kiến thức hay và bài học vàng trong kinh doanh dành cho các nhà quản lý đều quy tụ tại đây, để tìm hiểu thêm các đầu sách hay của hãng sách nổi tiếng HBR xin trân trọng kính mời bạn đọc truy cập vào đây.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Website này sử dụng Akismet để hạn chế spam. Tìm hiểu bình luận của bạn được duyệt như thế nào.