Dành 20 phút mỗi ngày để vươn tới đỉnh cao sự nghiệp

Thời gian đối với mỗi người đều rất quan trọng và vô giá. Làm chủ thời gian là một điều rất quan trọng và nó cũng góp phần quyết định sự thành công hay thất bại của con người. Cuốn sách Làm chủ thời gian thuộc bộ HBR 20 minutes manager sẽ giúp bạn.

Ai nên đọc cuốn sách này?

Bạn là một nhà quản trị có nhiều năm kinh nghiệm hay là một nhà quản trị mới vào nghề hoặc thậm chí bạn chỉ là một cá nhân đầy tham vọng với ước mơ trở thành  quản trị trong tương lai thì việc cung cấp kiến thức cũng như trang bị kỹ năng có ích về quản lý thời gian đều hết sức quan trọng.

Bất cứ ai muốn quản lý thời gian để trở nên hoàn thiện bản thân thì cuốn sách này cũng là một trong những sự lựa chọn bạn nên cân nhắc.

Tại sao chúng ta cần quản lý thời gian?

Từng ngày trôi qua trong đầu tôi luôn hiển thị câu hỏi rằng: “Tại sao tôi thấy dường như mình chẳng khi nào có đủ thời gian để hoàn tất mọi việc?” Bạn có thường xuyên lặp lại câu hỏi trên như tôi không? Nếu có, chắc chắn bạn có rất nhiều thứ để làm chẳng hạn như: nào là những công việc hằng ngày, nào là các dự án lớn mà sếp giao phó, chưa kể đến những kỹ năng mới mà bạn muốn học và thậm chí những mục tiêu lớn hơn muốn hoàn thành. Một núi công việc đang đổ dồn lên bạn, trách nhiệm, dự án và thời gian hoàn thành. Bạn có quá nhiều việc để làm, nhưng lại có quá ít thời gian. Khi thời gian gần cạn kiệt mà tiến độ công việc vẫn chậm, điều đó có thể khiến bạn thấy quá tải. Bởi vậy thời gian đối với chúng ta càng quan trọng hơn hết.

Quản lý thời gian là kỹ năng mà mọi người đều có thể học và không ngừng điều chỉnh bằng cách thực hành. Bạn chỉ cần rèn luyện bản thân tuân theo kỷ luật. Cuốn sách này sẽ giúp bạn tìm hiểu những phương pháp cơ bản theo phong cách thử-và-đúng để xây dựng một lịch trình công việc đúng hướng trong một khoảng thời gian rất nhanh. Nhờ đó, bạn sẽ không phải lãng phí chút thời gian nào cả.

Bạn sẽ học cách để thực hiện những điều sau:

  • Đánh giá xem bản thân đang sử dụng thời gian như thế nào, tìm ra những điểm lãng phí thời gian giấu mặt trong một ngày;
  • Xác định rõ mục tiêu của bản thân để đảm bảo rằng công việc của mình đang hướng đến những mục tiêu đó;
  • Phân phối lại thời gian để ưu tiên những công việc và mục tiêu quan trọng đối với bản thân và công ty;
  • Vượt qua những trở ngại phố biển đang ngăn cản bạn hoàn thành những công việc nên hoàn thành.

Đánh giá bản thân

Trước khi bắt đầu theo dõi hoạt động thường ngày của bản thân, bạn hãy xác định lý do tại sao mình lại thực hiện bài tập này. Bạn muốn đạt được điều gì thông qua việc quản lý thời gian tốt hơn? Câu hỏi này có vẻ quá đơn giản nên bạn không muốn dành nhiều thời gian để trả lời nó (dù gì bạn cũng đâu có thời gian nữa!), nhưng thực ra đây lại là một câu hỏi quan trọng vì câu trả lời sẽ là cơ sở cho những nỗ lực và đóng vai trò là thước đo cho thành công của mỗi chúng ta.

Mục tiêu của bạn có thể thiên về cá nhân hoặc tổ chức. Chỉ cần chắc chắn là mục tiêu mà bạn xác định cũng phù hợp với điều kiện hoặc môi trường mà bạn làm việc và sinh sống .

Phân loại trách nhiệm

Để có thể phân loại được trách nhiệm thì điều đầu tiên bạn nên hướng tới đó là phân loại các nghĩa vụ trong công việc thành những nhóm lớn, ví dụ: phát triển cá nhân, quản lý nhân viên, trách nhiệm chủ yếu, công việc hành chính… rồi sau đó theo dõi lượng thời gian dành cho mọi công việc trong từng nhóm đó. Như thế sẽ nhanh hơn và hiệu quả hơn là theo dõi từng công việc riêng lẻ.

Dưới đây là một số phân loại trách nhiệm điển hình theo nội dung:

  • Những trách nhiệm chủ yếu
  • Phát triển cá nhân
  • Quản lý con người
  • Công việc hành chính
  • Những việc đột xuất và khẩn cấp
  • Thời gian nghỉ ngơi

Theo dõi thời gian

Khi mà bạn phân loại rõ ràng các nhóm  công việc, bạn có thể tự tạo công cụ theo dõi thời gian cho bản thân. Bạn là người ưa ghi chép, thì công cụ dưới đây sẽ hiệu quả đối với bạn. Nếu là người ưa dùng máy tính hay phương tiện điện tử, thì chúng ta có một loạt những chương trình và ứng dụng theo dõi thời gian có khả năng làm quá trình này trở nên đơn giản hơn vì chúng sẽ thực hiện hầu hết các sắp xếp và tính toán giúp chúng ta. Phần này sẽ cung cấp cho bạn đọc các công cụ cần thiết để theo dõi thời gian đạt hiệu suất tối ưu nhất.

Phân tích hiệu quả

Bạn càng nắm rõ thói quen của mình bao nhiêu, bạn càng có nhiều dữ liệu để xây dựng một kế hoạch quản lý thời gian và đưa ra các quyết định xử lý công việc tốt hơn bấy nhiêu. Đó được gọi là phân tích hiệu quả.

Xây dựng kế hoạch

Đến với giai đoạn tiếp theo, giai đoạn xây dựng kế hoạch, bạn sẽ sử dụng những gì đã biết từ việc theo dõi thời gian để từ đó xây dựng kế hoạch cần thiết và sử dụng thời gian một cách khôn ngoan hơn trong tương lai.

Muốn xây dựng kế hoạch bạn hãy làm theo những kiến thức tuy rất cơ bản mà lại thực sự cần thiết sau đây:

  • Bước đầu tiên là cải tạo thời gian biểu cá nhân
  • Tiếp theo hãy tạo một bảng phân phối toàn diện
  • Cuối cùng đối chiếu với thực tế.

Thực thi kế hoạch: khung thời gian cố định

Việc thực thi kế hoạch chắc chắn là phần khó nhất trong quá trình quản lý thời gian. Đó là lúc bạn đang phải đương đầu với cả đống nhiệm vụ, mục tiêu, trách nhiệm, họp hành và thời gian cần đáp ứng. Đúng vậy, thật không dễ để tuân thủ một kế hoạch bất kể là khi bạn đã xây dựng nó cẩn thận và chi tiết.

Xây dựng khung thời gian cố định cũng là một quá trình cần chỉnh sửa nhiều lần, vì không bao giờ chúng ta có một khung thời gian hoàn hảo.

Giữ bản thân theo đúng kế hoạch

Cho dù bạn là người cực kỳ quy củ và rất nghiêm khắc với bản thân, bạn vẫn thấy mình gặp rắc rối hết lần này đến lần khác. Vẫn có những trở ngại trên hành trình của mỗi người và bạn có thể mắc phải những thói quen xấu. Để giữ bản thân đúng kế hoạch, hãy quản lý những yếu tố này thật tốt.

 

  • Quản lý thời hạn công việc
  • Vượt qua trì hoãn
  • Tránh những việc gây gián đoạn
  • Email
  • Hội họp
  • Hãy quyết tâm thật nhanh.

Từ những yếu tố trên chúng ta hãy luôn cảnh giác và có một kế hoạch vững vàng để đối phó với những cạm bẫy, chướng ngại vật ngăn cản bạn đi đúng lộ trình.

Cuốn sách mang lại thông điệp: Bất kể bạn đang đi đúng hướng hay sai hướng, điều quan trọng là không ngừng học hỏi. Hãy nỗ lực để trở nên tốt hơn. Hãy đánh giá bản thân mình nhiều lần. Một khi đã có sự chuẩn bị tốt những gì đã đề ra, bạn sẽ trở thành một người quản lý thời gian cực kỳ hiệu quả.

Quản lý thời gian đúng cách và sử dụng nó hiệu quả, khoa học đó là một quá trình học hỏi và rèn luyện dài hạn lặp đi lặp lại nhiều lần. Làm chủ thời gian là cuốn sách mà HBR muốn dành tặng bạn đọc những giá trị cốt lõi nhất.

Mọi kỹ năng mà bạn đang tìm kiếm để có thể trở thành một cá nhân xuất sắc và giúp bạn hoàn thành công việc tốt hơn đều có trong bộ sách 20-Minute-Manager của HBR được Alpha Books xuất bản.

Trả lời

LET'S GO
SUBSCRIBE
awesome
Sed ut perspiciatis unde omnis