Nâng cao khả năng ra quyết định chiến lược trong khu vực công

Simon Grey, Giám đốc Tài chính và Vận hành tại Agilisys (nhà cung cấp dịch vụ kinh doanh và phần mềm CNTT có trụ sở chính tại London, Vương quốc Anh) thảo luận về cách các hệ thống quản lý tài chính Agile hiện đại có thể nâng cao khả năng ra quyết định chiến lược trong khu vực công.

Nếu ai đó hỏi các sự kiện gần đây đã dạy chúng ta điều gì, thì đó là thực tế rằng thế giới có thể đảo lộn hoàn toàn với thời gian nhanh gấp đôi so với trước kia. Trong khi sự bất định đáng kể vẫn tồn tại cùng với những tác động lâu dài của đại dịch – và điều này sẽ có ý nghĩa gì đối với khu vực công – các nhà lãnh đạo tài chính sẽ cần giúp tổ chức của họ “tiêu hóa” những thông tin mới và hành động nhanh chóng khi hoàn cảnh thay đổi.

Nhu cầu đối với khả năng phản ứng là cực kỳ cấp thiết. Nếu không thể đưa ra quyết định kịp thời thì bạn sẽ luôn ở phía sau đường cong tăng trưởng. Thách thức tài chính xuất hiện ở khắp mọi nơi. Mấu chốt là chúng ta phải có quyền truy cập theo thời gian thực vào các thông tin liên quan để có thể đặt ra các ưu tiên cho việc phân bổ ngân sách và quản lý tài chính.

Khi hội đồng thành phố thông qua mức ngân sách mới nhất, họ cần phải tính đến những thách thức tiềm ẩn trong tương lai. Để làm được điều này, mô hình hóa là rất quan trọng. Doanh thu là tương đối ổn định, cũng như một số dịch vụ phải được cung cấp theo luật định như sức khỏe môi trường, thu gom rác thải và làm sạch đường phố. Những thứ này chiếm một mức chi tiêu nhất định. Tuy nhiên, câu hỏi lớn sẽ xoay quanh những gì bạn làm với số tiền còn lại.

Dữ liệu là yếu tố quan trọng nhất

Thực tế là nếu không có dữ liệu giúp chỉ ra cách tối ưu để sử dụng ngân sách hiện có, bạn sẽ không thể đưa ra những quyết định đó. Hơn nữa, bạn cũng không thể truyền đạt lý do đằng sau những quyết định đó cho người dân. Dữ liệu đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong hệ thống tài chính. Mỗi chính quyền địa phương trung bình sẽ có hàng trăm hệ thống thông tin tài chính đầy đủ, bao gồm quy hoạch, đường cao tốc, chính sách xã hội, chăm sóc trẻ em, trường học, v.v.. Các hệ thống tài chính hiệu quả sẽ thu thập dữ liệu đó, chuẩn hóa nó và cho phép đơn vị nắm giữ ngân sách quyết định những gì họ có thể (hoặc không thể) làm với ngân sách hiện tại của họ.

Lập kế hoạch theo kịch bản (scenario planning) sẽ mang lại cơ hội về tài chính để giúp tổ chức có một cái nhìn tổng quan về chiến lược quan trọng. Điều này lại cho phép chúng ta đưa ra quyết định sáng suốt và kịp thời. Ví dụ: nếu bạn chuẩn bị hạn chế một số dịch vụ thư viện trong cộng đồng, bạn đã cân bằng điều đó với điều gì về mức độ ưu tiên? Thay vào đó, bạn sẽ tiêu tiền vào việc gì? Ngay cả cấp điều hành, đó cũng là dạng dữ liệu mà họ dựa vào để đưa ra các quyết định.

Lập kế hoạch theo kịch bản sẽ mang lại cơ hội về tài chính để giúp tổ chức có một cái nhìn tổng quan về chiến lược quan trọng

Năng động và linh hoạt

Không còn nghi ngờ gì nữa, có rất nhiều sự thèm muốn đối với các hệ thống tài chính hiện đại, năng động. Tuy nhiên, đó không nên là phản ứng tự phát. Điều quan trọng là chính quyền địa phương phải làm việc với các nhà cung cấp có bí quyết chuyên sâu về Microsoft Dynamics 365 Finance để thực hiện các kế hoạch chuyển đổi của họ một cách dễ dàng. Chỉ khi đó, họ mới có thể xây dựng đội ngũ tài chính-công nghệ mà các tổ chức khu vực công khao khát.

Những chính quyền địa phương đã áp dụng giải pháp này đã bắt đầu được hưởng lợi từ sự linh hoạt trong cách thức cấu hình hệ thống để đưa ra kế hoạch theo kịch bản. Họ đang tận hưởng khả năng điều chỉnh các hệ thống phù hợp với nhu cầu riêng của họ và thành công trong việc tìm ra cách để mang lại hiệu quả cho nhân viên cũng như người dân. Các giải pháp dựa trên nền tảng di động và cổng thông tin có thể dễ dàng truy cập mọi lúc, mọi nơi đặc biệt cộng hưởng với nhu cầu làm việc linh hoạt.

Đưa lên đám mây

Việc áp dụng các chính sách ưu tiên đám mây (cloud-first policies) là một yếu tố quan trọng khác trong việc chuyển sang sử dụng các giải pháp hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) dựa trên SaaS hiện đại. Mua để trả (purchase to pay), đặt hàng bằng tiền mặt (order to cash), chi tiêu, kế toán dự án và tính lương chỉ là một số lĩnh vực được hưởng lợi từ trải nghiệm ERP đám mây đầy đủ. Sau đó, điều này được hỗ trợ bởi tính năng phân tích và báo cáo mạnh mẽ với tính năng làm việc linh hoạt theo nhu cầu để thích ứng với nhu cầu của tổ chức.

Microsoft Dynamics 365 Finance tích hợp tất cả các quy trình có liên quan tới một cơ quan địa phương, bao gồm tài chính, kiểm soát dự án, mua hàng và quản lý quan hệ khách hàng, cũng như có thể lập hóa đơn và quản lý ngân sách. Tất cả thông tin đều có sẵn ngay lập tức, cho phép nhóm thực hiện phân tích và điều chỉnh chi tiết nhằm đảm bảo tính linh hoạt trong kinh doanh, giảm thiểu chi phí, tối ưu hóa chi tiêu giữa các phòng ban và tự động hóa quy trình.

Bốn tầm nhìn

Ngày nay, lãnh đạo tài chính của các chính quyền địa phương sẽ có bốn tầm nhìn: nhận thức muộn (hindsight) và giám sát (oversight), tập trung vào giám sát tài chính và các nhân vật lịch sử, cũng như cái nhìn sâu sắc (insight) và sự nhìn xa thấy trước (foresight), tập trung vào dự đoán tương lai và phát triển để đáp ứng nhu cầu của các bên liên quan như hội đồng quản trị, nhà đầu tư và cộng đồng nói chung.

Việc lập kế hoạch tài chính chủ động (được thực hiện bởi các hệ thống tài chính hiện đại) được nêu chi tiết ở trên, cung cấp bốn tầm nhìn đó. Chúng giúp các giám đốc tài chính có được cái nhìn sâu sắc dựa trên dữ liệu về tác động tiềm ẩn của nhiều tình huống, trong khi phương thức quản lý tài chính Agile sẽ giúp chuyển trọng tâm sang các cải tiến hiệu quả về nguồn lực cho phân phối tuyến đầu. Chúng cũng giúp các nhà lãnh đạo tài chính đối phó với sự bất định và gián đoạn; một yêu cầu thiết yếu xuất hiện sau đại dịch COVID-19.

Nguồn: Openaccessgovernment.org

Trả lời

LET'S GO
SUBSCRIBE
awesome
Sed ut perspiciatis unde omnis