Làm thế nào để thu hút nguồn vốn xã hội khi làm việc từ xa

Mặc dù thu hút nguồn vốn xã hội luôn là điều cần thiết đối với sự hợp tác nội bộ của doanh nghiệp, nhưng trong thời điểm tại, vấn đề này càng trở nên quan trọng hơn đối với mọi nhân viên làm việc hybrid.

Cũng giống như bất kỳ loại tiền tệ nào khác, nguồn vốn xã hội có thể kiếm được, đầu tư và chi tiêu. Khi nói đến tuổi thọ nghề nghiệp, không có tài sản nào lớn hơn giá trị vốn xã hội. Xem nào, bạn có bao nhiêu tiền trong tài khoản? Khả năng hợp tác với các thành viên trong nhóm, tạo ấn tượng, kết nối trong ngành và nắm bắt cơ hội phụ thuộc vào sức mạnh của các mối quan hệ nghề nghiệp và kỹ năng giao tiếp của bạn.

Vốn xã hội là gì và tôi đã tận dụng nó như thế nào?

Việc kiếm được vốn xã hội phụ thuộc vào khả năng chúng ta làm việc cùng nhau một cách hiệu quả bằng cách chia sẻ các giá trị và hướng tới một mục tiêu chung. Trong môi trường doanh nghiệp, điều đó khiến nhân viên hợp tác hơn, nhưng đối với những nhân viên làm việc từ xa, doanh nhân độc thân hoặc thành viên của nền kinh tế hợp đồng biểu diễn, điều đó là không thể thương lượng để thành công. Kết hợp điều đó với những thách thức của môi trường làm việc kết hợp hoặc từ xa, và đó là sự khác biệt giữa việc được cân nhắc cho một cơ hội, bị loại trừ hoặc bị lãng quên hoàn toàn.

Khi rời bỏ sự nghiệp công ty kéo dài 17 năm của mình tại một thương hiệu cao cấp để theo đuổi công việc tư vấn, tôi đã chuyển từ vị trí thành viên của một văn phòng công ty lớn sang làm việc từ xa và độc lập. Không có chức danh điều hành và không có uy tín khi được tuyển dụng bởi một tập đoàn bán lẻ nổi tiếng, tôi chỉ có thể dựa vào chính mình khi theo đuổi công việc kinh doanh mới. Vốn xã hội tích lũy được trong gần hai thập kỷ của tôi đã củng cố khả năng nhận được các cuộc gọi và phản hồi email của tôi.

Tôi hiểu giá trị của việc duy trì kết nối với mạng lưới của mình và thể hiện sự quan tâm thực sự đến sự nghiệp của họ trong khi chia sẻ tham vọng tương lai của tôi đối với các dự án tư vấn. Tôi đã kiểm tra các địa chỉ liên hệ quan trọng để hỏi xem họ thế nào và họ đang làm gì trong thời gian mà tôi không cần phải yêu cầu bất cứ điều gì. Tôi đã tìm kiếm họ trên mạng xã hội để khuếch đại và hỗ trợ việc chia sẻ nội dung của họ cũng như để tên tôi luôn được ghi nhớ. Khi đến lúc đưa ra ý tưởng hoặc yêu cầu sự ủng hộ, tôi đã viết những email thuyết phục bày tỏ yêu cầu của mình và đề nghị hỗ trợ lại. Tôi coi trọng thời gian của mọi người và đảm bảo viết ngắn gọn và trực tiếp. Tôi luôn tin rằng khả năng truy cập khiến bạn trở nên không thể thiếu, vì vậy tôi luôn cập nhật hộp thư đến của mình để đảm bảo quá trình liên lạc phản hồi của tôi diễn ra nhanh chóng. Tôi biết sẵn sàng cho bất cứ điều gì xảy ra theo cách của tôi là rất quan trọng. Nếu hoạt động tiếp cận của tôi gặp phải sự im lặng, tôi sẽ theo dõi lại một cách thích hợp trong vòng một tuần.

Khi xác nhận một dự án, tôi biết công việc của mình là phải chủ động giao tiếp. Là một nhà tư vấn từ xa, tôi cần cho ban quản lý biết rằng tôi đang theo sát công việc của mình đồng thời tạo ra những kết nối có ý nghĩa với nhóm mà tôi đang làm việc cùng. Ngoài ra, điều đó đảm bảo rằng tôi nhận được thông tin cập nhật từng phút. Khi bạn không có mặt trực tiếp, những người khác sẽ dễ dàng quên rằng họ cần truyền đạt các chỉ thị bên ngoài bốn bức tường của họ. Tôi cần phải nằm trong tầm ngắm của mọi người và thể hiện độ tin cậy. Một kết quả tốt với một khách hàng sẽ tự nhiên dẫn đến một lượt giới thiệu tiếp theo.

Các vấn đề tương tự cũng có thể ảnh hưởng đến nhân viên làm việc từ xa của công ty. Khi bạn không có được sự gần gũi xa xỉ, bạn rất dễ bị bỏ lại phía sau và cảm thấy cô đơn. Những nhân viên làm việc từ xa cần nỗ lực nhiều hơn để tích cực tham gia vào văn hóa công ty hơn những người làm việc trực tiếp tại văn phòng. Điều đó có nghĩa là họ cũng cần phải chủ động giao tiếp và đôi khi giao tiếp quá mức, đồng thời nỗ lực phối hợp để uống cà phê ảo với đồng đội.

Những nhân viên kết hợp giữa cuộc sống trực tiếp và từ xa thường có phần lớn khối lượng cuộc họp được nhồi nhét trong những ngày làm việc tại văn phòng của họ. Điều đó đòi hỏi họ phải cân bằng các nỗ lực xây dựng mối quan hệ và tập trung vào nhiều thứ hơn là chỉ những đồng nghiệp mà họ gặp mặt.

Các kỹ năng và giá trị cần thiết để xây dựng vốn xã hội

Điều gì giúp một người tích lũy vốn xã hội khác biệt so với người khác? Nó phụ thuộc vào các nguyên tắc, đạo đức làm việc và đôi khi là khả năng tổ chức bản thân của bạn.

Nếu bạn có những nguyên tắc mạnh mẽ và đạo đức làm việc kiên định, bạn sẽ tự nhiên muốn làm điều đúng đắn cho ai đó. Bạn muốn hoàn thành nhiệm vụ đó bất kể điều gì xảy ra bởi vì bạn đã cam kết với nó và việc không tuân theo sẽ làm tổn thương bạn cũng như khiến người khác thất vọng. Tôi tin rằng từ của bạn nên có ý nghĩa gì đó. Khi bạn nói rằng bạn sẽ làm điều gì đó, thì việc làm theo sẽ được tính và đánh giá trên bảng điểm chuyên nghiệp của bạn. Mặc dù vậy, nếu bạn đang cố gắng cải thiện chức năng điều hành của mình (tổ chức, sắp xếp thứ tự ưu tiên, v.v.) hoặc kỹ năng quản lý bản thân, thì việc soạn thảo danh sách việc cần làm có thể là chưa đủ. Thay vào đó, hãy cân nhắc tổ chức các cuộc họp với chính mình để sắp xếp thời gian cho từng nhiệm vụ trên lịch của bạn. Điều này có thể giúp bạn hoàn thành những gì bạn cần trong khung thời gian được chỉ định và sẽ hỗ trợ bạn thực hiện lời hứa của mình.

Mặc dù có những lợi ích rõ ràng khi làm những gì bạn nói rằng bạn sẽ làm, nhưng đã bao nhiêu lần ai đó hứa với bạn rằng họ sẽ giới thiệu cho bạn nhưng sau đó lại thất hứa? Bạn có thể đếm xem ai đó đã nợ bạn một việc gì đó chưa hoàn thành hoặc quá thời hạn bao lâu một lần không? Có quá nhiều trường hợp để đếm. Rủi ro của những lời hứa không được thực hiện là khi bạn không thực hiện được, bạn sẽ bị coi là người không đáng tin cậy.

Ngược lại, tôi chắc rằng bạn có thể dễ dàng kể tên những người mà bạn biết bạn có thể tin tưởng và những người có được danh tiếng đáng thèm muốn là luôn tuyệt vời khi làm việc cùng. Bạn tin tưởng những người này có thể cung cấp bất cứ điều gì bạn yêu cầu họ một cách tốt và đúng hạn. Vì điều này, bạn có khả năng gọi cho họ nhiều lần. Bạn sẽ nghĩ về những người này ngay cả khi họ không ở trong phòng. Khi làm như vậy, họ đã kiếm được vốn xã hội với bạn.

Không giống như tiền, thứ có thể sinh lãi khi để yên nếu được đầu tư thích hợp, vốn xã hội chỉ có thể được duy trì khi kết nối và duy trì mối quan hệ. Một danh tiếng tích cực có thể trở thành tiêu cực nếu không có nỗ lực để duy trì nó. Lấy tài liệu tham khảo công việc, ví dụ. Bạn không thể cho rằng một người nào đó đã chứng minh cho công việc của bạn vài năm trước sẽ ra tay vì bạn ngày hôm nay nếu bạn không nỗ lực để duy trì mối quan hệ đó. Vốn xã hội có thể hết hạn và nếu bạn không cẩn thận, một ngày nào đó bạn có thể thấy mình kiểm tra tài khoản ngân hàng của mình và phát hiện ra số dư bằng không.

Thực hiện theo năm mẹo sau để đảm bảo rằng bạn đang duy trì sự tôn trọng tích cực này trong mọi mối quan hệ mà bạn định hướng, đặc biệt là khi bạn không gặp mặt trực tiếp:

Hãy tận dụng thời gian của bạn

Nếu bạn ở trong một nhóm, việc giơ tay ủng hộ dự án của người khác hoặc vượt ra ngoài phạm vi vai trò của bạn để giúp đỡ người khác sẽ khiến bạn trở thành một đồng nghiệp vô giá và đáng nhớ. Đó là cách mọi người thiết lập danh tiếng hợp tác và thường được xác định là có tính di động nội bộ. Nếu bạn có mục tiêu một ngày nào đó sẽ chuyển đến một bộ phận khác trong tổ chức của mình, thì việc chủ động thực hiện điều này có thể mang lại kết quả mạnh mẽ.

Đối với các nhà thầu độc lập, không ai muốn làm việc với mức lương thấp hơn giá trị của họ hoặc miễn phí và hầu hết mọi người không đủ khả năng chi trả, nhưng đôi khi làm như vậy là chiến lược và có thể chấp nhận được. Ví dụ: nếu bạn biết rằng làm việc với khách hàng này sẽ tăng thêm uy tín và kinh nghiệm quý báu cho doanh nghiệp của bạn, đồng thời có khả năng báo hiệu cho các khách hàng khác rằng bạn làm việc tốt, thì điều đó có thể xứng đáng. Mặc dù vậy, đây không phải là điều bạn muốn làm như một thông lệ. Luôn luôn cân nhắc những ưu và nhược điểm.

Khi bạn làm điều gì đó để giúp đỡ ai đó khi cần thiết, bạn đã thực hiện bước đầu tiên trong việc xây dựng vốn xã hội với người đó. Hơn nữa, làm như vậy, đặc biệt là để tích lũy kinh nghiệm trong lĩnh vực mà bạn có thể cần chuyên môn, sẽ lấp đầy khoảng trống kỹ năng đó một cách hiệu quả. Thương lượng một lời chứng thực như một phần của phí của bạn là chiến lược và chấp nhận được. Nó có thể xây dựng uy tín của bạn và là một tài sản có giá trị trên trang web của bạn hoặc đảm bảo một lượt giới thiệu trong tương lai.

Giao tiếp có chiến lược và có mục đích

Yếu tố quan trọng nhất để thành công khi bạn đứng sau màn hình là đảm bảo thông tin liên lạc của bạn được viết để truyền cảm hứng cho hành động. Đầu tiên, hãy xem xét thời gian của bạn. Cho dù bạn đang gửi quảng cáo chiêu hàng, cập nhật email hay gửi thông tin cập nhật về dự án, hãy đảm bảo rằng bạn đang cân nhắc xem đồng nghiệp của mình đang ở đâu. Chỉ vì bạn không ngại gửi email sau giờ làm việc không có nghĩa là những người khác cũng làm hoặc có thể. Hoặc có lẽ bạn đang ở một múi giờ khác. Gửi hoặc lên lịch gửi email của bạn trong giờ làm việc chung của bạn để tăng khả năng phản hồi theo thời gian thực.

Thứ hai, lời nói của bạn cần kết nối với người đọc. Điều đó bắt đầu với việc hiểu bạn đang giải quyết vấn đề gì. Thông thường, mọi người quên xem xét khán giả của họ. Họ tập trung vào những gì họ muốn nói và bỏ qua những người ở phía bên kia. Thực hiện một số nghiên cứu để hiểu kinh nghiệm hoặc quan điểm của người nhận. Nếu bạn đang trình bày một ý tưởng, thì việc hiểu những gì đã được thực hiện trước đó và những gì họ có thể đang tìm kiếm luôn có lợi.

Khi đặt kỳ vọng, hãy đảm bảo rằng lời nói của bạn được hỗ trợ bởi hành động. Đánh giá chính xác khả năng của bạn và thực hiện điều đó. Hoặc tốt hơn nữa, vượt quá mong đợi. Làm cho lời nói của bạn có ý nghĩa gì đó.

Theo dõi quá trình

Khi sự nghiệp của bạn thăng tiến, việc theo dõi mạng của bạn bên trong và bên ngoài công ty ngày càng trở nên phức tạp, chủ yếu nếu bạn làm việc từ xa. Mặc dù có thể mất nhiều công sức hơn một chút, nhưng việc duy trì một bảng tính về các tương tác và giới thiệu mạng của bạn sẽ rất có giá trị. Điều này không chỉ hỗ trợ bạn trong việc quản lý mối quan hệ; nó sẽ hỗ trợ bạn trong việc kết nối các dấu chấm giữa mọi người. Ví dụ: nếu lời giới thiệu của một người bạn dẫn đến một khách hàng mới, bạn sẽ muốn nhớ những người sẽ cảm ơn trong tương lai. Nó cũng sẽ giúp bạn theo dõi thời điểm cần theo dõi mọi người.

Luôn cập nhật hộp thư đến

“Hộp thư đến số 0” là một mục tiêu cao cả đối với nhiều người, nhưng việc quản lý tất cả các hình thức liên lạc của bạn sẽ cho phép bạn tận dụng mọi cơ hội. Sử dụng các công cụ như nhãn hộp thư đến và bộ lọc để tự tổ chức. Trở thành người phản hồi nhanh chóng cho mọi người thấy bạn là người hiệu quả và đáng tin cậy. Trong một thế giới tràn ngập tin nhắn đến từ mọi hướng, việc phản hồi nhanh chóng là một siêu năng lực và được đánh giá cao. Nếu đồng nghiệp biết bạn là người dễ tiếp cận, bạn sẽ trở thành người được gọi là “rất tốt để làm việc cùng”. Mặc dù mọi người đều cần cân bằng giữa công việc và cuộc sống, nhưng việc nhanh chóng cuộn qua email của bạn sau nhiều giờ chỉ để đảm bảo không có gì quan trọng xảy ra có thể tạo ra sự khác biệt giữa việc dập lửa hay chớp lấy cơ hội. Điều này đặc biệt quan trọng nếu bạn làm việc với những người khác múi giờ.

Nếu bạn khó liên lạc, điều ngược lại sẽ xảy ra. Bạn có thể bị dán nhãn là người không thể dựa vào và có thể bị bỏ qua để có cơ hội. Cách tốt nhất là đảm bảo rằng mọi người được phản hồi trong một khoảng thời gian hợp lý (lý tưởng là không quá hai ngày làm việc). Ngay cả khi bạn chưa có câu trả lời, việc cho ai đó biết rằng bạn đang làm việc với nó sẽ giúp họ yên tâm rằng thực tế đã nhận được email của họ. Ngoài ra, và như một lời nhắc nhở nhẹ nhàng, nếu bạn giao tiếp với các thành viên trong nhóm bằng các công cụ công nghệ như Slack, hãy nhớ rằng đồng đội của bạn có thể biết khi nào bạn đang trực tuyến tích cực hay không.

Hãy hào phóng và biết ơn

Cho vay hỗ trợ không mong muốn và khuếch đại nỗ lực của người khác đi một chặng đường dài. Cũng không bao giờ là quá muộn để cảm ơn ai đó vì một cơ hội. Không có ngày hết hạn cho lòng biết ơn. Cảm ơn ai đó cũng là một cách được đánh giá thấp để liên lạc lại. Ngoài ra, nếu bạn là người liên hệ với mạng lưới của mình để hỏi thăm tình hình của họ trong khi không yêu cầu gì — hoặc thậm chí tốt hơn là đề nghị hỗ trợ và quan tâm chân thành đến những gì họ đang làm — bạn sẽ thấy mình có vốn xã hội dồi dào. Một cách đơn giản để làm điều này là nói: “Hôm nay tên của bạn hiện lên trong đầu tôi và tôi muốn liên hệ để xem bạn thế nào”.

Hãy nhớ rằng thông tin đăng nhập của bạn không thể tự nói lên; chúng cần được củng cố bởi các mối quan hệ mà bạn đang nuôi dưỡng trên đường đi. Vốn xã hội của bạn đảm bảo tuổi thọ nghề nghiệp của bạn, đặc biệt là khi bạn không có mặt trực tiếp. Đối với bất kỳ loại nghề nghiệp nào, các mối quan hệ của bạn cũng có ý nghĩa như những gì bạn biết và những kỹ năng bạn có. Ngay cả khi ở xa, những cơ hội quan trọng nhất sẽ luôn bắt nguồn từ danh tiếng đáng tin cậy của bạn.

Nguồn: HBR