Không cần đến văn phòng thực, bạn vẫn có thể xây dựng doanh nghiệp thành công

Trước đây, có văn phòng là một trong những khía cạnh quan trọng nhất của việc khởi nghiệp. Đến năm 2020, khi toàn bộ thế giới phải ở nhà, các doanh nghiệp và công ty buộc quản lý mọi thứ trực tuyến. Dần dần, họ nhận ra rằng không gian văn phòng không còn cần thiết nữa.

Mặc dù với việc triển khai vắc-xin, các tổ chức đang chuẩn bị quay trở lại văn phòng, nhưng việc “trở lại bình thường” đã biến mất sau sự gia tăng của biến thể delta. Các nhà tuyển dụng giờ đây đã nhận ra rằng không có gì là vĩnh viễn và đã cho nhân viên của họ quyền lựa chọn 100% làm việc từ xa.

Chúng ta hãy xem xét kỹ lưỡng tại sao điều này lại xảy ra và làm thế nào các doanh nghiệp có thể hoạt động thành công mà không cần không gian văn phòng thực tế.

Tại sao không gian văn phòng không còn cần thiết?

Hiệu quả chi phí: Các công ty, thậm chí cả công ty khởi nghiệp, đã chi hàng nghìn đô-la cho việc thuê mặt bằng. Các doanh nhân và chủ sở hữu doanh nghiệp hiện có một lựa chọn để sử dụng hiệu quả hơn số tiền đã chi cho việc đó.

Tuyển dụng trên toàn cầu: Loại bỏ không gian văn phòng có thể giúp bạn thuê nhân tài từ khắp nơi trên thế giới. Bạn sẽ không phải giới hạn đầu tư vào nguồn nhân lực về mặt địa lý.

Tính linh hoạt cho nhân viên: Theo một nghiên cứu của Gallup, 54% nhân viên thích làm việc từ xa và sẵn sàng rời bỏ công việc hiện tại nếu được đưa ra một lựa chọn. Làm việc từ xa đã giúp nhân viên dễ dàng quản lý công việc chuyên môn và cá nhân trong thời gian của họ. Theo một nghiên cứu của workerbenfits.co.uk, 75% nhân viên cảm thấy hạnh phúc hơn khi làm việc tại nhà.

Làm thế nào để điều hành một doanh nghiệp thành công mà không cần văn phòng?

Mặc dù công việc tại nhà đã trở thành một quy chuẩn, nó vẫn đòi hỏi phải có kế hoạch và tổ chức kỹ lưỡng để đảm bảo hoạt động kinh doanh liên tục dễ dàng. Một tổ chức cần tìm ra các công cụ họ cần đầu tư, các giải pháp/dịch vụ sẽ giúp các nhóm kết nối với nhau và giải quyết tất cả những rào cản mà một người có thể gặp phải khi kết nối trực tuyến.

Các công ty cần tuân theo những phương pháp được đề cập dưới đây để tiếp cận một cách thích hợp bất kỳ thách thức nào mà họ có thể gặp phải khi làm việc trực tuyến:

• Đảm bảo tất cả các thành viên trong nhóm có không gian làm việc phù hợp
• Bảo vệ dữ liệu công ty
• Nhận một địa chỉ doanh nghiệp ảo
• Đầu tư vào các công cụ truyền thông
• Sử dụng một công cụ quản lý dự án hiệu quả
• Tìm không gian họp/làm việc chung, bất cứ khi nào cần thiết
• Cung cấp đào tạo làm việc từ xa cho nhân viên

Làm thế nào để tạo một nơi làm việc ảo hiệu quả?

Công cụ và công nghệ: Tìm công nghệ phù hợp để tạo văn phòng ảo là chìa khóa mở ra tiềm năng của doanh nghiệp trong một thiết lập từ xa. Các giải pháp văn phòng ảo có thể nâng cao trải nghiệm của tổ chức bằng cách trình bày những lợi ích tương tự như văn phòng truyền thống mà không phải trả thêm chi phí. Có rất nhiều dịch vụ được thiết kế và thay đổi để phù hợp với bất kỳ yêu cầu nào của công ty.

Văn phòng ảo không chỉ quản lý các cuộc gọi video; đó là việc nhân rộng trải nghiệm của một văn phòng vật lý càng chặt chẽ càng tốt. Lựa chọn nền tảng phù hợp cho văn phòng ảo cũng có thể giúp cuộc sống của nhân viên dễ dàng hơn.

Tập trung vào yêu cầu của nhân viên: Đảm bảo nhân viên có tất cả những gì họ cần để thoải mái làm việc tại nhà cũng làm tăng thêm hiệu quả của việc điều hành từ xa. Từ bố trí các thiết bị đến thiết lập một không gian văn phòng chuyên dụng, một tổ chức phải quan tâm đến tất cả nhu cầu của người lao động. Các doanh nghiệp cũng có thể đầu tư vào các công cụ quản lý dự án giúp nhân viên theo dõi nhiệm vụ, tiến độ và xây dựng hiệu quả.

Bảo mật dữ liệu kinh doanh: Một trong những mối quan tâm chính của mọi công ty là an ninh mạng. Nó có thể trở thành một mối đe dọa lớn hơn trong môi trường làm việc từ xa. Xét đến việc các nhân viên sẽ sử dụng mạng Wi-Fi cá nhân hoặc mạng công cộng, thì việc hack dữ liệu sẽ dễ dàng hơn. Do đó, các doanh nghiệp nên đầu tư một cách khôn ngoan vào các giải pháp có thể bảo vệ dữ liệu của họ.

Địa chỉ kinh doanh ảo: Doanh nghiệp cần tạo uy tín và tính hợp pháp trong những việc mình làm. Để thiết lập quyền hạn của mình, họ phải duy trì một địa chỉ ảo cho doanh nghiệp.

Có ba tùy chọn để mua một địa chỉ doanh nghiệp ảo:

1. Thuê PO Box.
2. Chia sẻ địa chỉ với một doanh nghiệp địa phương.
3. Mua một địa chỉ ảo.

Địa chỉ doanh nghiệp ảo cung cấp cho các doanh nghiệp nhỏ sự linh hoạt và bảo mật. Thông qua điều này, một công ty có thể truy cập bất kỳ thư nào nhận được trên địa chỉ trực tuyến từ bất kỳ đâu.

Mặt khác, một hộp thư bưu điện hoặc một địa chỉ được chia sẻ có thể hạn chế các thư/đề xuất/khiếu nại của bạn ở một địa chỉ thực.

Đại dịch đã cho chúng ta thấy mình hoàn toàn có thể kinh doanh thành công mà không cần văn phòng. Các tổ chức đã đạt được nhiều tiến bộ hơn mong đợi trong môi trường ảo bằng cách đặt đúng kỳ vọng và thực hiện đúng cách tiếp cận.

Nguồn: Enterpreneur Asia Pacific