Tiếp thu phản hồi tích cực – đi tìm lời khuyên giữa tâm bão chỉ trích

Phản hồi vô cùng quan trọng. Nó cải thiện hiệu suất, phát triển tài năng, điều chỉnh kỳ vọng, giải quyết vấn đề, xúc tiến quảng bá và thanh toán, đồng thời thúc đẩy lợi nhuận ròng.

Nhưng điều rõ ràng là trong nhiều tổ chức, phản hồi không đem lại hiệu quả gì. Hầu hết các công ty cố gắng giải quyết những vấn đề này bằng cách đào tạo các nhà lãnh đạo để đưa ra phản hồi hiệu quả và thường xuyên hơn. Nhưng việc cải thiện kỹ năng của người phản hồi sẽ không đạt được nhiều kết quả nếu người nhận không thể tiếp thu những gì được góp ý. Người nhận là người kiểm soát xem phản hồi được tiếp thu hay bị lãng quên, là người phải hiểu những gì họ đang nghe và là người quyết định có nên thay đổi không. 

Trên thực tế, hầu hết mọi người, từ những người mới được tuyển dụng đến những người kỳ cựu trong ban giám đốc, đều phải vật lộn với việc nhận phản hồi. Điều gì khiến việc nhận phản hồi trở nên khó khăn như vậy? Quá trình này diễn ra căng thẳng giữa hai nhu cầu cốt lõi của con người – nhu cầu học hỏi và phát triển, và nhu cầu được chấp nhận theo cách của bạn. Kết quả là, ngay cả một gợi ý có vẻ thiện chí có thể khiến bạn cảm thấy tức giận, lo lắng, bị đối xử tệ bạc hoặc bị đe dọa sâu sắc. 

Trở nên giỏi hơn trong việc đón nhận phản hồi bắt đầu bằng việc hiểu và quản lý những cảm xúc đó. Bạn có thể nghĩ rằng có hàng nghìn cách mà phản hồi có thể kích hoạt cảm xúc tiêu cực, nhưng trên thực tế, chỉ có ba cách.

Khóa sự thật được thiết lập bởi nội dung của phản hồi. Khi những đánh giá hoặc lời khuyên có vẻ không có cơ sở, không hữu ích hoặc đơn giản là không đúng sự thật, bạn cảm thấy phẫn nộ, sai trái và bực tức.

Khóa quan hệ được người cung cấp phản hồi tạo ra. Cảm giác của bạn về cuộc trao đổi phụ thuộc chủ yếu vào việc bạn cảm nhận như thế nào về đối phương (Anh ta không có uy tín về chủ đề này!) và cảm nhận thực tế của bạn về các tương tác trước đây (Sau tất cả những gì tôi đã làm cho anh, tôi lại phải chịu sự chỉ trích này?). Vì vậy, bạn có thể từ chối lời khuyên mà đáng nhẽ bạn có thể chấp nhận nếu nó đến từ người khác.

Khóa nhận dạng là về mối quan hệ của bạn với chính bản thân mình. Cho dù phản hồi là đúng hay sai, khôn ngoan hay vô nghĩa, nó có thể rất tàn khốc nếu nó khiến cảm nhận của bạn về việc bạn là ai trở nên sai lệch. Trong những khoảnh khắc như vậy, bạn sẽ phải vật lộn với cảm giác choáng ngợp, phòng vệ hoặc mất cân bằng.

Sáu bước để nhận phản hồi tốt hơn

Nhận phản hồi tốt là một quá trình phân loại và chọn lọc. Bạn cần hiểu quan điểm của người khác, thử những ý tưởng thoạt tiên có vẻ nghèo nàn và thử nghiệm những cách làm khác nhau. Bạn cũng cần loại bỏ hoặc phản bác những lời phê bình sai sự thật hoặc không hữu ích ngay lập tức.

Nhưng bạn gần như không thể thực hiện bất kỳ điều nào trong số những điều trên nếu lời phản hồi khiến bạn cảm thấy khó chịu. Thay vì dẫn dắt bạn vào một cuộc trò chuyện nhiều sắc thái giúp bạn học hỏi thêm nhiều điều, nó sẽ khiến bạn từ chối, phản công lại hoặc rút lui, từ bỏ.

Sáu bước sau đây sẽ giúp bạn không ném phản hồi có giá trị vào đống rác cần loại bỏ hoặc – một điều cũng gây ra thiệt hại tương tự – chấp nhận và hành động theo những nhận xét mà bạn đáng lẽ nên bỏ qua.

Biết khuynh hướng của bản thân

Bạn đã nhận được phản hồi trong suốt cuộc đời mình, vì vậy bạn rất dễ dàng nhận ra cách bản thân tiếp nhận chúng. Bạn có bảo vệ bản thân khỏi sự thật, tranh luận về phương pháp truyền tải phản hồi hay tấn công ngược lại? Bạn có mỉm cười bên ngoài nhưng bên trong lại sôi sục? Bạn có rơi nước mắt hay bị cuốn theo sự phẫn nộ chính đáng? Và thời gian trôi qua có vai trò gì? Bạn có xu hướng từ chối phản hồi ngay lập tức rồi qua thời gian lại ngẫm nghĩ lại về điều đó? Bạn có chấp nhận tất cả ngay lập tức nhưng sau đó quyết định rằng nó không có giá trị? Bạn có đồng ý với nó về mặt trí tuệ nhưng gặp khó khăn khi thay đổi hành vi của mình?

Tách riêng “cái gì” khỏi “ai”

Nếu phản hồi đúng mục tiêu và lời khuyên khôn ngoan, thì ai là người đưa ra lời khuyên đó không quan trọng. Nhưng khi khóa quan hệ được kích hoạt, kết hợp nội dung nhận xét với cảm nhận của bạn về người đưa ra phản hồi (hoặc về cách thức, thời điểm hoặc địa điểm người đó đưa ra nhận xét), việc học hỏi sẽ gặp trục trặc. Để điều đó không xảy ra, bạn phải học cách tách thông điệp khỏi người đưa ra nó, sau đó xem xét cả hai.

Sắp xếp theo hướng lời khuyên

Một số phản hồi là đánh giá (“Xếp hạng của bạn là 4”); một số là lời khuyên (“Đây là cách bạn có thể cải thiện”). Mọi người đều cần cả hai. Các đánh giá cho bạn biết vị trí của mình, những gì nên mong đợi và được mong đợi ở bạn. Lời khuyên cho phép bạn học hỏi, cải thiện và giúp bạn trở nên giỏi hơn.

Tuy nhiên, không phải lúc nào chúng ta cũng dễ dàng phân biệt đánh giá và lời khuyên. Khi gặp chuyện, mọi người có xu hướng giả định về điều tồi tệ nhất và thậm chí bỏ ngoài tai những lời khuyên có thiện chí. Cảm giác bị đánh giá có khả năng tạo ra các yếu tố kích hoạt khóa nhận dạng và hậu quả là những lo lắng có thể làm bạn mất đi cơ hội học hỏi. 

Vì vậy, bất cứ khi nào có thể, hãy sắp xếp phản hồi theo hướng lời khuyên. Hãy lắng nghe phản hồi như một lời khuyên có giá trị từ một góc nhìn mới thay vì một bản cáo trạng về cách bạn đã làm những việc trong quá khứ.

Phân tích phản hồi

Thường thì việc phản hồi có giá trị và hữu ích hay không sẽ không rõ ràng ngay lập tức. Vì vậy, trước khi bạn chấp nhận hoặc từ chối nó, hãy thực hiện một số phân tích để hiểu rõ hơn về nó.

Khi bỏ qua các phán đoán nhanh và dành thời gian để khám phá xem phản hồi đến từ đâu và sẽ diễn ra như thế nào, bạn có thể tham gia vào một cuộc trò chuyện phong phú, nhiều thông tin về nhận thức phương pháp tốt nhất – cho dù bạn quyết định nhận lời khuyên hay không.

Chỉ hỏi về một điều

Phản hồi ít có khả năng gây kích hoạt cảm xúc hơn nếu bạn yêu cầu và định hướng nó. Vì vậy, đừng đợi cho đến bài đánh giá hiệu suất hằng năm của bạn. Hãy tìm cơ hội nhận được những lời khuyên hấp dẫn từ nhiều người trong suốt cả năm. Đừng mời gọi những lời chỉ trích bằng một câu hỏi lớn, thiếu tập trung như “Bạn có phản hồi nào cho tôi không?” Hãy quản lý mọi chuyện một cách dễ dàng hơn bằng cách hỏi đồng nghiệp, sếp hoặc báo cáo trực tiếp rằng “Điều gì bạn thấy tôi đang làm (hoặc không làm được) khiến tôi không thể tiến bộ?” Người đó có thể nói ra hành vi đầu tiên mà họ nghĩ đến hoặc điều quan trọng nhất trong danh sách của họ. Dù đáp án là gì chăng nữa, bạn sẽ nhận được thông tin cụ thể và có thể đưa ra nhiều phân tích cụ thể hơn theo tốc độ của riêng bạn.

Nghiên cứu đã chỉ ra những người có xu hướng tìm kiếm những lời phê bình (nghĩa là, những người không chỉ mong được khen ngợi) có xu hướng đạt được hiệu suất công việc cao hơn. Tại sao lại thế? Nguyên nhân chủ yếu là vì những người tìm kiếm các lời khuyên thường có nhiều khả năng sẽ tiếp thu những điều đó bằng trái tim và thực sự tiến bộ. Nhưng cũng bởi khi yêu cầu phản hồi, bạn không chỉ biết người khác nhìn bạn như thế nào mà còn gây ảnh hưởng đến cách họ nhìn nhận bạn. Yêu cầu những lời chỉ trích mang tính xây dựng cho thấy sự khiêm tốn, tôn trọng, niềm đam mê dành cho sự xuất sắc và tự tin.

Tham gia vào các thí nghiệm nhỏ

Sau khi bạn đã cố gắng tập hợp và hiểu phản hồi, có thể vẫn khó phân biệt được lời khuyên nào sẽ hữu ích và không hữu ích cho bạn. Vì vậy, bạn nên thiết kế các thí nghiệm nhỏ để tìm ra đáp án. Mặc dù bạn có thể nghi ngờ rằng liệu một đề xuất có thực sự hữu ích hay không, nhưng nếu rủi ro là nhỏ và tiềm năng lại lớn, thì bạn nên thử. Nếu nó có hiệu quả thì quá tuyệt vời. Còn nếu không, bạn có thể thử lại, điều chỉnh cách tiếp cận của mình hoặc quyết định kết thúc thử nghiệm. 

Tiếp nhận chỉ trích không bao giờ là việc dễ dàng. Ngay cả khi bạn biết đó là điều cần thiết cho sự phát triển của mình và bạn tin tưởng rằng người đưa ra điều đó muốn bạn thành công, điều này có thể kích hoạt các yếu tố tâm lý. Bạn có thể cảm thấy bị đánh giá sai, bị lợi dụng và đôi khi là bị đe dọa một cách nặng nề.

Sự phát triển của bạn phụ thuộc vào khả năng tìm ra giá trị từ những lời chỉ trích bất chấp phản ứng tự nhiên của bạn và vào sự sẵn sàng tìm kiếm nhiều lời khuyên hơn nữa từ sếp, đồng nghiệp và cấp dưới. Họ có thể giỏi hoặc dở tệ trong việc cung cấp nó, hoặc có ít thời gian dành cho nó – nhưng bạn là nhân tố quan trọng nhất trong sự phát triển của chính mình. Nếu quyết tâm học hỏi từ bất kỳ phản hồi nào bạn nhận được, không ai có thể ngăn cản bạn.

Nguồn: Nghiên cứu của Sheila Heen và Douglas Stone – Vượt Qua Nghịch Cảnh, bộ sách HBR Trí Tuệ Xúc Cảm.