Giám sát nhân viên có phải là một phương pháp cải thiện hiệu suất làm việc?

Với mức độ phổ biến như hiện tại, người ta kỳ vọng rằng các loại hệ thống này sẽ giúp hạn chế các hành vi gây hại tại nơi làm việc. Tuy nhiên, nghiên cứu gần đây của chúng tôi cho thấy rằng trong nhiều trường hợp, việc giám sát nhân viên có thể phản tác dụng nghiêm trọng.

Tháng 4 năm 2020, nhu cầu về phần mềm giám sát nhân viên đã tăng hơn gấp đôi trên toàn thế giới. Số lượng tìm kiếm trực tuyến liên quan tới “cách giám sát nhân viên làm việc tại nhà” đã tăng 1,705%, doanh số bán hàng của các hệ thống theo dõi hoạt động của nhân viên thông qua giám sát trên máy tính, theo dõi thao tác gõ phím, giám sát video, theo dõi vị trí GPS và các công cụ kỹ thuật số khác tăng đột biến. Một số hệ thống này sử dụng dữ liệu của nhân viên nhằm cải thiện chất lượng cuộc sống tinh thần. Chẳng hạn, Microsoft đang phát triển một hệ thống sử dụng đồng hồ thông minh để thu thập dữ liệu về huyết áp và nhịp tim của nhân viên, nhằm đưa ra lời khuyên về sức khỏe cho họ. Nhưng phần lớn các công cụ giám sát nhân viên đều tập trung vào việc theo dõi hiệu suất, tăng năng suất và hạn chế việc vi phạm nội quy.

Ví dụ: một công ty tiếp thị truyền thông mạng xã hội ở Florida đã cài đặt phần mềm trên máy tính của nhân viên để chụp ảnh màn hình máy tính của họ sau mỗi 10 phút và ghi lại lượng thời gian họ dành cho các hoạt động khác nhau. Sau đó, công ty sử dụng dữ liệu này để đánh giá năng suất và xác định những người vi phạm nội quy. Tương tự, Amazon theo dõi dữ liệu điện thoại thông minh của các tài xế giao hàng nhằm theo dõi hiệu quả làm việc và nhận diện các hành vi lái xe không an toàn.

Với mức độ phổ biến như hiện tại, người ta kỳ vọng rằng các loại hệ thống này sẽ giúp hạn chế các hành vi gây hại tại nơi làm việc. Quả thật, các nghiên cứu đã chỉ ra rằng trong một số trường hợp, giám sát có thể ngăn chặn một số hành vi nhất định, chẳng hạn như hành vi trộm cắp của nhân viên nhà hàng. Tuy nhiên, nghiên cứu gần đây của chúng tôi cho thấy rằng trong nhiều trường hợp, việc giám sát nhân viên có thể phản tác dụng nghiêm trọng.

Khi việc giám sát phản tác dụng

Trong nghiên cứu đầu tiên, chúng tôi đã khảo sát hơn 100 nhân viên trên khắp nước Mỹ, một số người phải chịu sự giám sát tại nơi làm việc còn một số người thì không. Chúng tôi nhận thấy các nhân viên được giám sát về cơ bản có nhiều khả năng nghỉ giải lao khi không được cho phép, không tuân theo chỉ dẫn, phá hoại của công, ăn cắp thiết bị văn phòng và cố ý làm việc với tốc độ chậm. Tất nhiên, cuộc khảo sát này chỉ xác định mối tương quan – vì vậy để chứng minh quan hệ nhân quả, chúng tôi đã thực hiện một nghiên cứu thử nghiệm thứ hai. Chúng tôi yêu cầu 200 nhân viên khác tại Mỹ thực hiện một loạt nhiệm vụ và thông báo với một nửa số người tham gia rằng họ sẽ làm việc dưới sự giám sát của các thiết bị  điện tử. Sau đó, chúng tôi cho họ cơ hội để gian lận và kết quả là, những người biết mình đang bị giám sát thực sự có nhiều khả năng gian lận hơn những người còn lại.

Điều gì đã thúc đẩy hiệu ứng này? Nhìn chung, sự kết hợp giữa các yếu tố bên ngoài  (chẳng hạn như các quy định thưởng phạt) và tiêu chuẩn đạo đức bên trong thúc đẩy chúng ta làm điều đúng đắn. Các nghiên cứu trước đó thường tập trung vào các tình huống mà ở đó, đối với một hành vi sai trái cụ thể, các giám sát có mục tiêu thông báo phản ứng bên ngoài ngay lập tức đối với một dạng hành vi sai trái cụ thể, chẳng hạn như nhân viên bán lẻ biết rằng họ sẽ bị sa thải nếu bị bắt trộm trên camera. Nhưng tại nhiều môi trường làm việc đặc thù, nhà tuyển dụng không thể chỉ dựa vào củ cà rốt và cây gậy. Trong những trường hợp này, người sử dụng lao động cũng phải phụ thuộc vào ý thức đạo đức của nhân viên – các nghiên cứu đã chỉ ra rằng việc giám sát nhân viên khiến họ cảm thấy trong tiềm thức họ ít phải chịu trách nhiệm đối với hành vi của mình hơn, do đó họ có nhiều khả năng hành động trái đạo đức hơn.

Cụ thể, khi khảo sát người tham gia, chúng tôi nhận thấy những người bị giám sát thường cho rằng người có thẩm quyền giám sát phải chịu trách nhiệm về hành vi của người bị giám sát, trong khi những nhân viên không bị giám sát thường phải tự chịu trách nhiệm với các hành động của họ. Việc giảm quyền tự quyết này lại khiến các nhân viên bị giám sát có nhiều khả năng hành động trái với các tiêu chuẩn đạo đức của chính họ, cuối cùng thực hiện các hành vi mà họ cho là trái đạo đức.

Muốn thúc đẩy doanh nghiệp, hãy đối xử công bằng với nhân viên

Rõ ràng, việc giám sát tiềm ẩn nhiều tác động tiêu cực. Nhưng liệu có thể giám sát nhân viên một cách hiệu quả mà không khiến họ làm trái với đạo đức? Việc bị giám sát luôn có một số tác động tiêu cực đến ý thức tự quản và trách nhiệm đạo đức của mọi người, nhưng các nghiên cứu đã tìm ra một cơ chế có thể làm hạn chế những tác động này: Khi nhân viên cảm thấy họ được đối xử công bằng, họ sẽ có it khả năng mất đi trách nhiệm đạo đức trước sự giám sát. Trong thử nghiệm này, chúng tôi đã nâng cao nhận thức về sự công bằng của người sử dụng lao động bằng cách thay đổi mức độ tôn trọng mà người quản lý tương tác với những người tham gia và dù có nhận được phần thưởng tiền mặt như đã hứa hay không, chúng tôi cũng nhận thấy rằng những người tham gia được giám sát ít có khả năng gian lận hơn nếu họ cảm thấy được đối xử công bằng.

Vậy điều này có ý nghĩa gì đối với nhà tuyển dụng? Có vô số cách mà các nhà lãnh đạo có thể nâng cao nhận thức về công bằng (từ đó duy trì ý thức tự quản của nhân viên). Khi bắt đầu, thay vì đơn phương triển khai hệ thống giám sát, các nhà lãnh đạo nên phổ biến mục đích cũng như cơ chế rõ ràng cho nhân viên, chẳng hạn như khi nào cần giám sát và khi nào thì không. Ví dụ: nền tảng nhắn tin tức thời của các dịch vụ tài chính Symphony cho phép các nhà quản lý chỉ giám sát các cuộc trò chuyện của nhân viên trong phạm vi cần thiết để lưu trữ hồ sơ và tuân thủ pháp luật, với các quy định nghiêm ngặt được áp dụng nhằm ngăn chặn bất kỳ sự giám sát nào mà không có sự giải thích rõ ràng. Các nhà lãnh đạo cũng nên tìm cách cung cấp cho nhân viên quyền truy cập vào dữ liệu của riêng họ, cũng như dữ liệu ẩn danh tổng hợp được thu thập từ các nhóm có liên quan. Dữ liệu đó nên được sử dụng theo những cách có lợi cho nhân viên (ví dụ: thông báo ​​chăm sóc sức khỏe hoặc các cơ hội phát triển nghề nghiệp). Tất nhiên, các nhà lãnh đạo cũng nên cố gắng hết sức để trao đổi một cách cởi mở và minh bạch với nhân viên về thu thập và sử dụng loại dữ liệu nào – trên thực tế, một cuộc khảo sát chỉ ra rằng việc giải thích phạm vi và mục đích của việc giám sát có thể thúc đẩy tới 70% khả năng chấp nhận của nhân viên.

Khi được áp dụng đúng cách, việc giám sát nhân viên có thể ngăn ngừa tai nạn, thúc đẩy hiệu suất và cải thiện sức khỏe . Nhưng nghiên cứu đã chứng minh rằng nó cũng có thể làm giảm niềm tin về doanh nghiệp cũng như trách nhiệm cá nhân của nhân viên, có khả năng làm tăng cường các hành vi mà hệ thống này muốn răn đe. Để giảm thiểu rủi ro này, các nhà lãnh đạo phải đảm bảo rằng họ đối xử công bằng với nhân viên, thúc đẩy trách nhiệm giải trình và giám sát như một công cụ để trao quyền – chứ không phải trừng phạt – nhân viên.

Nguồn: HBR