Các nhà lãnh đạo thường dựa vào các dấu hiệu thể chất, chẳng hạn như nét mặt và ngôn ngữ cơ thể, để đánh giá và truyền đạt cảm xúc hoặc ý định. Nhưng việc này không dễ khi nhân viên làm việc từ xa, nơi mà các biểu hiện trên khuôn mặt và cử chỉ cơ thể đều khó đọc thông qua màn hình máy tính.
Bằng chứng giai thoại cũng như các cuộc trò chuyện mà chúng tôi đã có trong quá trình nghiên cứu liên tục về khả năng lãnh đạo hiệu quả trong thời đại kỹ thuật số, cho thấy việc sử dụng ngày càng nhiều biểu tượng cảm xúc (emoji) ở không gian làm việc ảo như một sự thay thế cho các tín hiệu vật lý. Chúng có thể giúp làm rõ ý nghĩa cũng như loại và độ mạnh của cảm xúc được thể hiện. Nhưng chúng cũng có thể là một quả bom giữa các thế hệ và văn hóa. Ví dụ: Gen Z được cho là bị xúc phạm khi đồng nghiệp của họ sử dụng biểu tượng cảm xúc mặt cười. Và sự khác biệt về văn hóa và địa lý có thể khiến cử chỉ thân thiện ở một người trở thành hành vi xúc phạm đối với người khác.
Để quản lý một nhóm trong môi trường làm việc từ xa hoặc kết hợp, các nhà quản lý cần nhận thức được những cạm bẫy này và hiểu cách 4 sử dụng biểu tượng cảm xúc một cách hiệu quả.
Tìm hiểu sâu hơn về cảm xúc của các thành viên nhóm
Khi nhân viên tại Danske Bank A/S, một công ty dịch vụ tài chính và ngân hàng Đan Mạch, đăng nhập để tham gia các cuộc họp từ xa, họ sẽ chia sẻ một biểu tượng cảm xúc. “Các cuộc họp ảo của chúng tôi bắt đầu bằng việc nắm bắt tâm trạng trong ngày. Mỗi người chúng tôi đăng một nhãn dán có tên của chúng tôi và một biểu tượng cảm xúc thể hiện những gì mình đang cảm thấy”, Eduardo Morales, một trưởng nhóm của Danske Bank giải thích. Vì những cuộc họp này thường có hơn 40 người tham gia, nên việc chia sẻ biểu tượng cảm xúc cho phép những người tham dự hiểu được tâm trạng của nhau, cũng như tâm trạng chung của cả nhóm, chỉ bằng một cái nhìn vào màn hình. Theo Morales, “Nó tiết kiệm thời gian và giúp tương tác của chúng tôi phong phú hơn. Biểu tượng cảm xúc cho phép chúng ta phản ánh và thể hiện nhiều cảm xúc hơn so với phản ứng bằng lời nói”.
Nhiệm vụ đơn giản là lựa chọn biểu tượng cảm xúc mang lại cho các thành viên trong nhóm một chút thời gian để tự phản ánh bản thân, điều này đã được phát hiện là có tác động tích cực đến hiệu suất. Và những người có nhận thức về bản thân cao hơn trở nên chu đáo hơn trong việc thể hiện cảm xúc của họ, điều này dẫn đến việc lựa chọn biểu tượng cảm xúc để thể hiện tâm trạng nhất định của họ chính xác hơn.
Xây dựng sự đồng cảm về nhận thức
Cảm xúc của nhân viên là dữ liệu có thể giúp bạn hiểu điều gì thúc đẩy họ và cách họ trải nghiệm công việc.
Để trả lời cho câu hỏi “Làm sao để hiểu được nhóm đang làm gì và họ cảm thấy thế nào về công việc của mình khi làm từ xa?”, Luke Thomas, người sáng lập công ty khởi nghiệp phần mềm Friday.app quyết định sử dụng biểu tượng cảm xúc như một phần của lượt check-in hàng tuần. Anh ấy yêu cầu các nhân viên chọn một biểu tượng cảm xúc để cho biết tuần của họ diễn ra như thế nào, sau đó tiếp tục bằng các câu hỏi mở, chẳng hạn như: Tuần này có gì thuận lợi? Phần tồi tệ nhất trong tuần là gì? Tôi có thể giúp được gì không?
Thomas giải thích rằng những cập nhật này cho phép anh có những cuộc thảo luận riêng tư phong phú hơn và sau đó hành động theo nhu cầu của nhân viên.
Mô hình hóa cảm xúc thích hợp
Cảm xúc rất dễ lây lan và nghiên cứu cho thấy chúng có thể còn được khuếch đại nhiều hơn trong không gian kỹ thuật số. Quản lý trạng thái cảm xúc và tâm trạng của thành viên nhóm là một yếu tố quan trọng của khả năng lãnh đạo và biểu tượng cảm xúc có thể giúp các nhà lãnh đạo thể hiện đồng thời làm gương cho các tín hiệu cảm xúc phù hợp với các tình huống nhất định.
Lãnh đạo cấp cao tại một công ty sản phẩm tiêu dùng toàn cầu giải thích rằng anh ấy sử dụng biểu tượng cảm xúc và ảnh GIF để động viên các thành viên trong nhóm và đồng nghiệp của mình. Ví dụ, gần đây anh ấy đã sử dụng một bức ảnh GIF và biểu tượng cảm xúc hài hước để mang lại khoảnh khắc thú vị cho một cuộc họp về tài chính trực tuyến đầy thử thách. Tín hiệu kỹ thuật số đóng vai trò như một bước chuyển đổi, cho phép cuộc họp đi theo định hướng tích cực.
Các nhà lãnh đạo có thể ảnh hưởng rất nhiều đến văn hóa cảm xúc của một tổ chức. Sử dụng biểu tượng cảm xúc đại diện cho những cảm xúc tích cực tại nơi làm việc, chẳng hạn như hạnh phúc, tự hào, nhiệt tình và lạc quan, là bước đầu tiên đối với các nhà lãnh đạo đang tìm kiếm các tín hiệu kỹ thuật số làm gương một cách hiệu quả.
Củng cố văn hóa công ty
Các tổ chức có văn hóa cảm xúc có thể tác động đến mọi thứ, từ sự hài lòng của nhân viên tới hiệu quả tài chính. Biểu tượng cảm xúc có thể vừa phản ánh và nâng cao văn hóa cảm xúc của tổ chức trong giao tiếp hàng ngày.
“Văn hóa doanh nghiệp của chúng tôi rất vui vẻ và thân thiện”, quản lý tại một nhà bán lẻ đồ nội thất gia đình toàn cầu chia sẻ. Sau khi chuyển sang làm việc từ xa, các nhà quản lý tại công ty đã phải tìm ra một cách mới để thể hiện khía cạnh này trong văn hóa của họ. “Chúng tôi không thể kết thúc một cuộc họp phòng ban mà không gửi biểu tượng cảm xúc và ảnh GIF.”
Trong các nền văn hóa công sở khác, các nhà lãnh đạo sử dụng biểu tượng cảm xúc để củng cố các giá trị cốt lõi của tổ chức. Lấy ví dụ về công ty khoa học vật liệu, DuPont. “Chúng tôi muốn thể hiện sự đánh giá cao và ghi nhận lẫn nhau, vì vậy tôi thường sử dụng biểu tượng cảm xúc vỗ tay để ghi nhận thành tích của mọi người”, Lori Gettelfinger, một lãnh đạo thương hiệu toàn cầu của DuPont giải thích.
Hãy dành thời gian để đánh giá văn hóa cảm xúc của tổ chức, thứ có thể được hệ thống hóa trong các tuyên bố sứ mệnh, giá trị và hành vi hàng ngày. Sau đó, hãy nghĩ về các cử chỉ kỹ thuật số, chẳng hạn như biểu tượng cảm xúc, có thể giúp củng cố nó.
Giảm thiểu cơ hội sai sót
Nếu bạn là người mới hoặc do dự khi sử dụng biểu tượng cảm xúc ở nơi làm việc, chúng tôi khuyên bạn nên bắt đầu bằng những biểu tượng cảm xúc đơn giản (ví dụ: thích) thay vì biểu tượng cảm xúc đại diện cho những cảm xúc phức tạp (ví dụ: cười ra nước mắt) để giảm khả năng một biểu tượng cảm xúc sẽ gây xúc phạm.
Hành vi xúc phạm thường bắt nguồn từ việc hiểu sai một biểu tượng cảm xúc hoặc khi ai đó sử dụng một biểu tượng cảm xúc đa nghĩa. Ví dụ: nếu một người quản lý gửi biểu tượng cảm xúc có hình hai bàn tay ép vào nhau, thì biểu tượng đó có gửi thông điệp tri ân không? Một yêu cầu giúp đỡ? Hay là chắp tay cầu nguyện? Nếu không chắc chắn, tốt hơn hết bạn nên tránh sử dụng biểu tượng cảm xúc và gắn bó với thứ gì đó đơn giản hơn.
Nguồn: HBR
Bài viết liên quan