Các tổ chức thường phản ứng với các vấn đề xảy ra bằng cách tổ chức đào tạo như một dạng huấn luyện phản xạ. Họ thường đưa ra khẩu hiệu kiểu như: Thiết kế khóa đào tạo. Tổ chức đào tạo. Tiến lên.
Thật không may, đó không phải là cách đào tạo nhân viên hiệu quả. Mặc dù nó có thể khiến bạn cảm thấy như mình đang làm điều gì đó, nhưng phương pháp này hiếm khi giải quyết được các vấn đề gốc rễ. Thay vào đó, nó tạo thành một chi phí đắt đỏ cho doanh nghiệp. Theo tạp chí Training, các công ty dành 16% ngân sách để đào tạo nhân viên. Đây là một tỷ lệ phần trăm lớn do hầu hết các tổ chức không đo lường được hiệu quả của các nỗ lực đào tạo.
Tuy nhiên, đào tạo vẫn là tuyến phòng thủ đầu tiên của nhiều tổ chức vì các lãnh đạo cấp cao sẽ thấy việc ủy quyền dễ dàng hơn so với việc dành thời gian đánh giá các vấn đề cốt lõi hoặc cố vấn cho đồng nghiệp. Nhưng một miếng băng dán vết thương không phải là giải pháp lâu dài. Nếu không được điều trị liên tục một cách thích hợp, vết thương sẽ không lành – và vấn đề của bạn sẽ kéo dài.
Tại sao chỉ đào tạo sẽ không hiệu quả
Theo báo cáo của Forrester, khoảng 40% nhân viên và quản lý không hài lòng với việc đào tạo tại chỗ. Với tư cách là nhà lãnh đạo, bạn có trách nhiệm đảm bảo mọi chương trình đào tạo đều phù hợp và có thể đạt được. Nếu nhân viên của bạn đã đủ bận rộn hằng ngày, họ có thể coi việc đào tạo như một sự gián đoạn và ít chú ý hơn đến nó. Tương tự, những người tham gia sẽ không bị thu hút nếu bạn đang sử dụng lại các video cũ từ nhiều năm trước. Cuối cùng, đào tạo sẽ không hiệu quả trừ khi bạn giải quyết trực tiếp gốc rễ của vấn đề, đặt ra các mục tiêu hiệu suất rõ ràng và nhắc nhở người quản lý củng cố các hành vi mà tổ chức mong muốn.
Mặc dù hầu hết các khóa đào tạo đều bao gồm các mục tiêu về hiệu suất, dẫn đến các thiết kế có nhiều thông tin và các bài tập xây dựng kỹ năng, các mục tiêu này thường chỉ tập trung vào các năng lực cần thiết để lấp đầy khoảng trống. Điều còn thiếu là thành phần tạo ra động lực để sử dụng các kỹ năng mà nhân viên phát triển.
HPWP Group giải quyết vấn đề này bằng cách xác định những gì họ muốn nhân viên làm một cách thành thạo, những gì họ muốn nhân viên suy nghĩ và cảm nhận sau khi đào tạo. Ngoài ra, củng cố bất kỳ kỹ năng hoặc hành vi mới nào là một điều thiết yếu. Điều này bao gồm việc cung cấp phản hồi mang tính xây dựng nếu nhân viên mắc lỗi (để không biến chúng thành thói quen) và khuyến khích để thúc đẩy nhiều hơn hiệu suất mong muốn.
Đào tạo hay không đào tạo?
Để bắt đầu cải tiến cách tiếp cận đào tạo của công ty bạn, điều quan trọng nhất cần xem xét là liệu nó có cần thiết hay không. Dưới đây là ba câu hỏi cần xem xét trước khi đưa các nguồn lực vào một chương trình đào tạo.
Khoảng trống mà việc đào tạo sẽ thu hẹp là gì?
Thông thường, đào tạo xảy ra do sự khác biệt giữa hiệu suất hoặc hành vi mong muốn và thực tế. Bạn sẽ muốn xác định khoảng trống đó trước khi tìm kiếm giải pháp. Ví dụ, nếu lỗ hổng do quy trình mới, thiết bị nâng cấp hoặc chính sách sửa đổi gây ra, thì đào tạo chính thức có thể giải quyết vấn đề.
Chỉ cần nhớ rằng nhân viên muốn chương trình đào tạo có hiệu quả. Nếu họ không bị ảnh hưởng bởi lỗ hổng mà bạn chỉ ra, họ sẽ không được đầu tư để sửa chữa bất cứ điều gì. Những người tham gia phải tò mò và muốn tìm hiểu. Khi đó, họ có xu hướng lắng nghe cẩn thận, đặt câu hỏi và áp dụng kiến thức.
Sau khi xác định được khoảng trống, hãy khám phá nó sâu hơn nữa
Điều gì gây ra khoảng trống?
Không phải tất cả các khoảng trống đều là vấn đề hiệu suất. Giả sử nguyên nhân là do quy trình làm việc quá phức tạp thì sao? Đây là mối quan tâm lớn của những người làm việc từ xa và những người làm việc linh hoạt. Những nhân viên làm việc từ xa thường thiếu các nguồn lực, cơ sở hạ tầng và thông tin mà các đồng nghiệp tại văn phòng của họ được hưởng. Bạn có thể đào tạo tất cả những gì bạn muốn cho vấn đề đó, nhưng bạn sẽ không lấp đầy khoảng trống vì nó không liên quan gì đến kiến thức của người lao động.
Hãy nhớ rằng nhiều vấn đề xảy ra do sự gián đoạn trong giao tiếp hoặc môi trường làm việc thiếu sót. Chỉ 7% số người tham gia cuộc thăm dò của Gallup đồng ý mạnh mẽ rằng nội dung truyền thông của công ty đáng tin cậy, đúng thời hạn và minh bạch. Tương tự, nghiên cứu khác của Gallup cho thấy việc khôi phục sự gắn bó của nhân viên bằng cách trang bị lại hệ thống tưởng thưởng có thể có tác dụng mạnh hơn so với việc chỉ đưa các nhà quản lý đi đào tạo.
Có cần đào tạo để khắc phục khoảng trống thiếu sót của công ty?
Đào tạo luôn tốn kém, ngay cả khi đó là cách tốt nhất để giải quyết vấn đề. Trong hầu hết các tình huống, nhiều giải pháp hiệu quả hơn có thể được thực hiện.
Điển hình: Các thành viên nhóm tư vấn cho một tổng giám đốc muốn tổ chức đào tạo để giải quyết nạn bắt nạt, thiên vị và thiếu tinh thần đồng đội. Sau khi tìm hiểu sâu hơn, tổng giám đốc nhận ra vấn đề không phải là do những người giám sát không hiểu cách lãnh đạo; mà là do sắp xếp nhân sự không đúng người đúng chỗ. Việc sắp xếp lại các vị trí công việc đã ngăn chặn được gánh nặng của các rối loạn chức năng. Đào tạo có thể thêm một chút đánh bóng, nhưng nó không còn cần thiết nữa.
Tư duy phản biện cần có thời gian, mà thời gian lại là một nguồn lực hạn chế đối với những nhà lãnh đạo bận rộn. Tuy nhiên, đầu tư vào một chương trình đào tạo không cần thiết có thể tốn kém hơn. Trước khi bắt đầu những gì bạn nghĩ là giải pháp đúng, hãy chia nhỏ vấn đề. Tốt nhất luôn là giải quyết vấn đề cốt lõi.
Đưa người quản lý cùng tham gia
Nếu bạn quyết định đào tạo là cần thiết, điều quan trọng là bạn nhận được sự hỗ trợ của các nhà quản lý. Mới đây, nhóm chúng tôi đã làm việc với giám đốc nhân sự của một công ty lớn. Các giám đốc điều hành muốn các nhà quản lý tích cực phát triển thế hệ lãnh đạo tiếp theo, vì vậy bộ phận học tập và phát triển đã tiến hành lập một kế hoạch đào tạo. Nhưng không có gì trong kế hoạch của họ tập trung vào việc các nhà quản lý phân bổ thời gian để thực hiện nhiệm vụ này thành ưu tiên.
Vì vậy, trước khi hành động, bạn cũng nên tự hỏi:
- Tại sao các nhà quản lý của chúng tôi không làm nhiều hơn để thúc đẩynhân viên thăng tiến hơn nữa? Nó có thể không phải là ưu tiên nếu nhìn vào khối lượng công việc hiện tại của họ.
- Tại sao nó không phải là một ưu tiên? Đó không phải là điều mà nhà quản lý của họ đặt câu hỏi.
- Tại sao người quản lý của họ không hỏi họ về những gì họ đang làm để phát triển nhân viên? Họ cho rằng các nhà quản lý đang làm việc đó và biết rằng điều đó rất quan trọng.
Ngay cả khi cung cấp một quy trình phát triển nhân viên thông qua đào tạo là một bước tốt, nó sẽ không dẫn đến việc triển khai lớn trừ khi các nhà lãnh đạo cấp cao thể hiện rõ ràng và nhiều lần đó là một ưu tiên. Bạn phải luôn khuyến khích nhà quản lý lên lịch các cuộc họp tiếp theo với các thành viên trong nhóm đã tham gia khóa đào tạo. Hãy yêu cầu họ đặt câu hỏi để nhanh chóng phản ánh và thực hiện, chẳng hạn như “Bạn đã học được gì?” và “Làm thế nào để bạn áp dụng những gì mình đã học?” Khi nói đến việc đào tạo để phát triển chuyên môn, những cuộc trò chuyện này phải xoay quanh sự phát triển nghề nghiệp.
Trong quá khứ, các nhà lãnh đạo cấp cao thường nghĩ, “Đào tạo có thể khắc phục điều đó”. Tuy nhiên, trong hầu hết các trường hợp, đào tạo không phải là câu trả lời. Là một nhà lãnh đạo cấp cao, bạn cần phải thực hiện một số tư duy thăm dò và phản biện để khám phá ra vấn đề thực sự là gì. Đó có thể không phải là vấn đề về hiệu suất – mà có thể là do quyết định bố trí nhân sự kém, chỉ thị không rõ ràng hoặc các mối quan tâm khác trong công ty. Bởi vì đào tạo tốn kém về thời gian và tiền bạc, các nhà quản lý nên xem nó như bất kỳ khoản đầu tư nào khác: với một tỷ suất hoàn vốn dự kiến.
Nguồn: hbr.org
Bài viết liên quan