Chiến lược tự động hóa: 5 câu hỏi cần có đối với mỗi CIO

Sự kết hợp giữa thử nghiệm và sai lầm cùng các hoàn cảnh luôn thay đổi dẫn đến một kế hoạch bền vững và có chủ đích. Chiến lược tự động hóa của bạn có tập trung vào tương lai không?

Nhìn lại mọi thứ đều có vẻ là một chiến lược thông minh nếu bạn có đủ sự kiên nhẫn, may mắn và thời gian.

Đó là cách một số phương pháp tiếp cận CNTT và kinh doanh thành công nở rộ: Sự kết hợp giữa thử nghiệm và sai lầm cùng các hoàn cảnh luôn thay đổi dẫn đến một kế hoạch bền vững và có chủ đích.

Tự động hóa thường tuân theo một mô hình tương tự. “Một trong những điểm hấp dẫn của tự động hóa là nó có thể gia tăng,” nhà truyền bá công nghệ Gordon Haff của Red Hat cho biết. “Đây là sự tự động hóa thông qua lăng kính của các quản trị viên hệ thống truyền thống và thậm chí cả các kỹ sư web trong nhiều trường hợp. Hãy làm điều gì đó theo cách thủ công nhiều lần và tự động hóa nó để bạn không phải làm lại lần nữa.”

Các chiến lược thông minh thường bắt đầu bằng những câu hỏi phù hợp. Dưới đây là năm câu hỏi mà nhà lãnh đạo CNTT nên hỏi để đảm bảo họ đang đặt cược đúng hướng cho tương lai với chiến lược tự động hóa của mình.

Điều này kết nối với các mục tiêu tổng thể của chúng ta như thế nào?

Câu hỏi đầu tiên là hợp lý nhất – nhưng thường bị bỏ qua nếu tính đến thời điểm này, quá trình tự động hóa của bạn là một loạt các lỗi xảy ra trong tổ chức.

“Mặc dù có rất nhiều câu hỏi mà một CIO sẽ đặt ra trong suốt quá trình quyết định chiến lược tự động hóa, nhưng điều quan trọng nhất mà họ nên tự hỏi là: ‘Tự động hóa sẽ giúp tổ chức của tôi đạt được kết quả kinh doanh như thế nào để đạt được mục tiêu mà chúng tôi muốn?’”, Becky Trevino, Phó chủ tịch phụ trách hoạt động của Snow Software, cho biết.

Hãy xem xét một mục tiêu trên diện rộng để “tăng cường sự đổi mới”. Về cơ bản, với tất cả công việc tự động hóa gia tăng của bạn, từ việc áp dụng công nghệ mới đến thay đổi quy trình tới tuyển dụng và hơn thế nữa, bạn nên hỏi: “Điều này có giúp chúng ta tăng cường đổi mới không?”

Nếu câu trả lời là có, thì tự động hóa là rất tốt cho doanh nghiệp. Nếu câu trả lời là “không” hoặc “chúng tôi không chắc chắn”, thì bạn cần phải xem xét kỹ lưỡng hơn.

Trevino cho biết: “Các nhóm thực hiện tự động hóa cần biết rằng kích hoạt sự đổi mới phải là kết quả kinh doanh chính. Tự động hóa là công nghệ họ sử dụng để biến điều này thành hiện thực, và họ cần một kế hoạch cho con người cùng quy trình để đảm bảo thực sự đạt được kết quả, đó là chuyển mọi người từ làm công việc có giá trị thấp hơn sang giá trị cao hơn.”

Điều gì gây ra sự thất vọng và đau đầu cho con người ngày nay?

Cách tiếp cận gia tăng đối với tự động hóa thường là việc mọi người tự giải quyết vấn đề của họ: Công việc này chiếm quá nhiều thời gian của tôi hoặc có thể trở nên trầm trọng hơn – hãy tự động hóa nó để tôi có thể làm những công việc khác.

Nguyên tắc tương tự có thể hướng suy nghĩ về các ưu tiên tự động hóa. Làm thế nào để tự động hóa giúp giảm bớt sự cực nhọc trong công việc của con người, đồng thời giảm tỷ lệ sai sót và các lợi ích khác trong quá trình này?

Puneet Mehta, người sáng lập và Giám đốc điều hành của Netomi cho biết: “Các CIO nên tìm kiếm các lĩnh vực gây ra sự thất vọng hoặc tức giận trong cơ sở nhân viên của họ. Loại bỏ những thứ này sẽ có tác động tích cực đến văn hóa.”

Cách tiếp cận này không chỉ áp dụng trong nội bộ đơn vị CNTT mà còn trên tất cả các đơn vị kinh doanh. Hãy tìm ra các nhiệm vụ và quy trình lặp đi lặp lại, không hiệu quả và đôi khi thậm chí gây khó khăn.

Nhóm sẽ phản ứng thế nào với điều này?

Đừng cho rằng mọi người sẽ đón nhận tự động hóa với vòng tay rộng mở, ngay cả khi bạn đang làm theo lời khuyên ở trên. Bên cạnh mối quan tâm về an ninh việc làm, các thách thức về văn hóa cũng là nguyên nhân cho việc này.

Khi đánh giá các quyết định tự động hóa, hãy xem xét cách nhóm có thể sẽ nhận được kết quả. Bạn không cần phải là một người hiểu biết về quản lý để nhận ra rằng bạn muốn mọi người chấp nhận tự động hóa; nếu bạn buộc mọi người phải thay đổi nguồn cấp dữ liệu, đó là một báo động đỏ.

Bạn không thể dự đoán hoàn hảo cách các quy trình hoặc thay đổi mới sẽ triển khai. Nhưng bạn chắc chắn có thể thu hút ý kiến đóng góp và phản hồi từ nhóm khi phát triển chiến lược của mình.

Waleed Kadous đến từ Anyscale cho biết: “Các phương pháp tự động hóa tốt nhất khiến nhân viên hiện tại cảm thấy như họ được trao cho một siêu năng lực. Sau đó, bạn có thể dựa vào sự truyền miệng để phổ biến cách sử dụng. Nếu nó lan truyền một cách tự nhiên, đó là một dấu hiệu rất tốt.”

Làm thế nào để đo lường thành công của tự động hóa?

Kadous nói: “Điều quan trọng là phải chọn các dự án tự động hóa có những lợi ích có thể đo lường, đặc biệt là ở giai đoạn đầu. Với tư cách là một CIO đảm đương việc tự động hóa cho cả quản lý cấp cao và nhân viên, bạn cần phải xây dựng một danh mục thành công.”

Việc đo lường thường bị bỏ qua trong các giai đoạn trước của một sáng kiến tự động hóa. Nó có thể là một sản phẩm phụ của phương pháp gia tăng hoặc một lần đối với tự động hóa, trong đó “đo lường” có thể chỉ có nghĩa là: Điều này có giải quyết được vấn đề của tôi không?

Việc đo lường lợi ích của tự động hóa chỉ cần đơn giản như vậy.

Tiết kiệm thời gian là một số liệu tốt để ưu tiên sớm trong chiến lược của bạn. “Phép toán rất đơn giản: tính toán khoảng thời gian xảy ra trước đó, đếm tần suất nó xảy ra, đo lường phương pháp tiếp cận mới và bạn có thể nhanh chóng đo lường mức tăng năng suất,” Kadous nói.

Điều này có lợi thế gấp đôi: Một, nó giúp dễ dàng truyền đạt những lợi ích cụ thể của tự động hóa và xây dựng lòng tin. Thứ hai, nó cung cấp cho bạn một trật tự tự nhiên cho chiến lược tự động hóa: Ưu tiên công việc tiết kiệm thời gian nhất.

Làm thế nào để không chỉ tự động hóa mà còn cải tiến?

Về lâu dài, tự động hóa chiến lược mở ra các mục tiêu tham vọng hơn – không chỉ là tiết kiệm thời gian hay tiền bạc cho một hoặc hai quy trình khó khăn, mà còn tự động hóa quy trình công việc hoàn chỉnh trong toàn bộ tổ chức. Câu hỏi cuối cùng của bạn nên xoay quanh tác động lâu dài của tự động hóa đối với doanh nghiệp của bạn và có cái nhìn lý tưởng hơn ngoài những lợi ích ban đầu như tiết kiệm thời gian hoặc ngân sách.

Tự động hóa mà không tối ưu hóa có xu hướng tạo ra kết quả không hiệu quả hoặc không mong muốn; nếu bạn tự động hóa một quy trình bị hỏng, bạn chỉ đang làm nó chạy nhanh và thường xuyên hơn, tương tự như cách DevOps không có bảo mật có thể khiến một nhóm chỉ gửi mã dễ bị tấn công thường xuyên hơn.

Mehta nói: “Để tận dụng tối đa tự động hóa, điều quan trọng là không chỉ sao chép lại cách con người thực hiện nhiệm vụ và thực hiện nó với máy móc, mà phải xem xét mục tiêu cuối cùng và xác định một con đường nhanh và hiệu quả hơn.”

Nguồn: The Enterpriser Project