5 chiến lược quản lý thời gian để các nhà lãnh đạo bớt “đầu tắt mặt tối”

Là một nhà lãnh đạo, thời gian của bạn không chỉ là thứ mà bạn “bán” cho công ty để đổi lấy tiền lương. Đó là tài sản quan trọng mà bạn phải phân chia cẩn thận để đảm bảo các hoạt động diễn ra suôn sẻ, mọi người trong nhóm của bạn nhận được sự hỗ trợ cần thiết và mọi nhiệm vụ cá nhân được hoàn thành.

Dù nhìn nhận theo cách nào, quản lý thời gian là điều cần thiết đối với những nhà lãnh đạo bận rộn và giàu tham vọng. Dưới đây là năm chiến lược giúp bạn làm chủ kỹ năng quản lý thời gian.

“Kiểm toán” thời gian của bạn

Làm thế nào để phân chia và quản lý thời gian một cách hiệu quả nếu bạn thậm chí còn không biết thời gian của mình đi đâu mỗi ngày? Bạn có thể dành ba giờ mỗi ngày để kiểm tra email và hai giờ trò chuyện bên cây nước nóng trong công ty nhưng không hề nhận ra là mình đang lãng phí thời gian.

Đã đến lúc bắt đầu ghi chép lại cách bạn sử dụng thời gian.

Nhưng bạn nên ghi chép ở mức độ nào? Có một vài quan điểm khác nhau về điều này. Một số người ủng hộ việc theo dõi sát sao đến từng phút trong ít nhất một tuần để cung cấp cho bạn bức tranh chính xác về việc sử dụng thời gian của mình. Những người khác nghĩ rằng nên làm tròn là được.

Dù chọn cách nào, bạn sẽ có thể chia thời gian hàng ngày vào hai danh mục chính:

• Không thể thương lượng: thời gian mà bạn phải dành cho những việc cần thiết như ngủ, ăn và tắm.
• Thời gian rảnh rỗi/lãng phí: thời gian bạn đã dành để làm một việc mà bạn muốn dành cho việc khác.

Sau khi đã cố định thời gian cho các hoạt động bắt buộc và phân bổ thời gian rảnh cho các hoạt động mà bạn thực sự quan tâm, bạn có thể thiết kế thời gian biểu mới của mình. Hi vọng bạn sẽ nhận ra mình có nhiều thời gian để xoay sở hơn tưởng tượng.

Đặt mục tiêu đúng cách

Nếu tham vọng của bạn là “lãng phí ít thời gian hơn” và mục tiêu của bạn không thể cụ thể hơn được nữa thì xin chúc mừng – bạn đã đặt ra một thất bại cho chính mình. Mục tiêu của bạn cần phải cụ thể và chính xác.

Đó là lý do tại sao các nhà lãnh đạo phải luôn đặt ra các mục tiêu SMART (specific – các mục tiêu cụ thể, measurable – có thể đo lường được, attainable – có thể đạt được, relevant – phù hợp và time-based nghĩa là có thời hạn).

Ví dụ: thay vì đặt mục tiêu giao tiếp và lắng nghe nhóm của mình nhiều hơn, hãy đặt mục tiêu có cuộc họp riêng với từng thành viên trong nhóm hai tuần một lần, bắt đầu từ tuần tới.

Điều này liên quan tới vấn đề quản lý thời gian như thế nào? Khi đã có một mục tiêu cụ thể, bạn có thể đưa nó vào thời gian biểu đã lên kế hoạch cẩn thận và thực hiện nó.

Giải quyết công việc theo đúng trình tự

Ngay cả những nhà quản lý có nhận thức tốt nhất về thời gian cũng có xu hướng rơi vào cùng một cái bẫy: dành quá nhiều thời gian cho những việc không quan trọng. Bạn có thể cảm thấy vô cùng năng suất sau khi trả lời tất cả các email, sắp xếp các tệp trên máy tính và dọn dẹp bàn làm việc của mình, nhưng có thể chúng không phải là những việc quan trọng nhất đối với bạn.

Đây là lý do tại sao rất nhiều người xác định nhiệm vụ nào là quan trọng nhất mỗi ngày và giải quyết nó đầu tiên vào buổi sáng trước khi chuyển sang bất cứ việc gì khác. Nếu bạn cảm thấy sảng khoái và tỉnh táo nhất vào buổi sáng, giống như nhiều người, thì đó là thời điểm hoàn hảo để dành cho ưu tiên lớn nhất của bạn.

Sau đó, khi bạn đã hoàn thành tất cả các công việc “phải làm” trong ngày, bạn có thể chuyển sang các đầu việc “nên làm”.

Theo dõi thời gian của bạn

“Kiểm toán” thời gian nghĩa là ghi lại tất cả những gì bạn đang làm và lên một thời gian biểu cho bản thân. Nhưng bạn không thể mù quáng cho rằng mình sẽ tuân theo mọi lịch trình đã đặt ra, vì vậy hãy thử theo dõi bản thân khi thực hiện các hoạt động đó.

Có một loạt các ứng dụng có thể giúp bạn làm điều này với mức độ phức tạp khác nhau. Ví dụ: DeskTime bao gồm tất cả các loại tính năng, chẳng hạn như báo cáo, tích hợp với phần mềm quản lý dự án của bạn và thậm chí theo dõi năng suất của bạn thay đổi như thế nào trong ngày.

Hoặc, nếu bạn muốn đơn giản hơn, hãy dùng bộ đếm thời gian Pomodoro miễn phí như Pomofocus. Bạn chỉ cần tập 25 phút mỗi lần, vì vậy không có lý do gì để bạn trở thành con mồi cho những thứ gây sao lãng.

Nhưng như Stephen Covey đã chỉ ra trong cuốn sách 7 thói quen của những người làm việc hiệu quả cao, chúng ta nên đặt sự kết nối con người lên trên lịch trình khi phải lựa chọn một trong hai. Đừng từ chối giúp bà cụ qua đường chỉ vì bạn chỉ dành cho mình 20 phút để lái xe đi làm!

Thực hành nghiêm túc

Nếu bạn liên tục “đảo lộn” lịch trình của mình bằng cách hoàn thành công việc lâu hơn thời gian cần thiết, có thể bạn đã tham vọng quá mức. Bạn có thể bị thôi thúc phải giải quyết mọi thứ ngay lập tức để luôn đúng giờ, nhưng đôi khi, cuộc sống trở nên phức tạp hơn thế rất nhiều.

Điểm mấu chốt của việc lập ra thời gian biểu là để tránh các hoạt động lãng phí thời gian, chẳng hạn như lướt mạng xã hội và kiểm tra email. Cẩn thận cân nhắc một quyết định và thể hiện khả năng sáng tạo của bạn không phải là điều lãng phí thời gian!

Không chỉ là thời gian

Khi không có nhiều sức ép, bạn sẽ dễ dàng thuyết phục bản thân rằng cuộc sống còn nhiều điều quan trọng hơn là quản lý thời gian một cách chỉn chu. Nhưng khi trách nhiệm, danh sách việc cần làm và số lượng người phụ thuộc vào bạn tăng lên, bạn có thể nhận ra rằng mình cần phải làm chủ nghệ thuật quản lý thời gian để suy nghĩ hoặc tận hưởng bất cứ điều gì khác.

Nguồn: Fast company