Năm bước để thực hiện cải tổ tổ chức đúng cách

Hầu hết các cuộc cải tổ thất bại trong việc thực hiện lời hứa ban đầu vì nhiều lý do: bị nhân viên kháng cự, không được nhận các nguồn lực đầy đủ và làm nhân viên sao nhãng khỏi công việc thường ngày. Vậy làm sao để có thể thực hiện một cuộc cải tổ đúng cách cho tổ chức và mang lại hiệu quả cao? 

Bước 1: Xây dựng một báo cáo lỗ lãi thật chi tiết

Cải tổ không phải là một việc làm bí mật nào đó mà là một sáng kiến kinh doanh giống như bất kỳ sáng kiến nào khác – như thúc đẩy marketing, giới thiệu sản phẩm hay một dự án vốn. Vì vậy, bạn nên bắt đầu bằng cách xác định lợi nhuận, chi phí và thời gian thực hiện của cuộc cải tổ.

Nhưng bạn phải hãy nhớ rằng các chi phí không chỉ là nói về tiền lương cho  nhân viên và các chuyên gia tư vấn liên quan đến cải tổ, mà còn bao gồm chi phí nhân sự cho sự thay đổi và gián đoạn mà cải tổ có thể gây ra trong doanh nghiệp của bạn. 

Dường như việc cân nhắc các chi phí và lợi ích là điều nên làm, lẽ thường tình trong các cuộc cải tổ. Nhưng theo một nghiên cứu của McKinsey, chỉ 15% giám đốc điều hành thực hiện thiết lập chi tiết mục tiêu kinh doanh cho những cuộc cải tổ, và 17% cuộc cải tổ được đưa ra do ý thích của một giám đốc điều hành hay vì đội ngũ lãnh đạo tin rằng công ty cần được chấn chỉnh. Hãy nhớ rằng cả mục tiêu cải tổ lẫn quá trình thực hiện nó phải công bằng, minh bạch và hợp lý nhất có thể. Nhưng để xây dựng lại một tổ chức, ta phải hiểu rõ về nó trước đã. 

Bước 2: Hiểu các điểm mạnh và điểu yếu hiện tại của công ty

Không một bác sĩ phẫu thuật nào bắt đầu phẫu thuật cho bệnh nhân trước khi tiến hành các xét nghiệm và đưa ra chẩn đoán. Và khi cắt bỏ khối u, họ sẽ cẩn thận để tránh loại bỏ các mô khỏe mạnh. Cải tổ cũng giống như thế.

Trong thực tế, bước này thường bị bỏ qua, có nghĩa là những thay đổi tốt nhất trong việc cải tổ sẽ không có tác động và tệ nhất là có thể làm suy yếu các điểm mạnh trước đó. Những công ty dành thời gian tự chẩn đoán trước khi bắt tay vào cuộc “đại phẫu”  thường dựa trên những cuộc phỏng vấn với giám đốc điều hành cấp cao để lấy ý kiến. Bên cạnh đó, vì cải tổ chỉ nhằm cải thiện doanh thu và lợi nhuận, nên ta cần thời gian để tìm hiểu và đặt ra các câu hỏi vì sao các kết quả lại khác nhau trên toàn doanh nghiệp. 

Ngoài ra, chúng ta có thể bổ sung một cuộc khảo sát điện tử, cho phép nắm bắt những ý kiến rộng rãi trên toàn công ty và xem xét sự khác nhau giữa các văn phòng trụ sở chính so với phần còn lại của công ty, giữa các cấp và vùng địa lý. Những thông tin đầu vào này nếu được thu thập thật tốt sẽ giúp bạn quyết định duy trì, triển khai việc cải tổ ở nơi nào và cần thay đổi những gì trong công ty. Bước tiếp theo là bước quyết định trong việc thiết kế một tổ chức mới.

Bước 3: Xem xét nhiều phương án

Bạn có thể thay đổi toàn bộ mô hình tổ chức. Phương án này sẽ là tốt nhất nếu tổ chức của bạn hoàn toàn bị khủng hoảng (mặc dù những trường hợp như vậy rất hiếm) hoặc đang đối mặt với những thay đổi cơ bản của thị trường mà không thể khiến tổ chức thích nghi nổi với những thay đổi đó. 

 Ví dụ: Bạn có thể tổ chức lại việc bán hàng theo phân khúc khách hàng thay vì theo các biên giới địa lý. 

Hoặc bạn có thể chỉ thay đổi những yếu tố không hiệu quả. Phương pháp này sẽ là tốt nhất khi tổ chức nhìn chung là đang hoạt động tốt hay vấn đề trọng tâm chỉ là cắt giảm chi phí. Những phân tích điểm mạnh và yếu mà bạn đã tiến hành trong hai bước đầu tiên sẽ giúp bạn đưa ra lựa chọn chính xác nhất.  Nhưng nếu vẫn còn hoài nghi, các chuyên gia khuyên bạn nên lựa chọn phương án thứ 2. 

Ví dụ: hay đổi quy trình phê chuẩn tài chính của ban điều hành, loại bỏ một lớp quản lý bậc trung, hay nâng cấp các nhà lãnh đạo tuyến đầu trong khi giữ nguyên phần còn lại của tổ chức. 

Cuối cùng, bạn nên quyết định dứt khoát nên chọn phương án về cách tái cấu trúc chính xác tổ chức của mình. Bất kỳ giải pháp nào cũng có mặt yếu nhưng chỉ bằng cách cân nhắc các phương án thay thế, bạn mới thấy những gì mình có thể đạt được và mất đi.

Bước 4: Hoàn chỉnh hệ thống mới

Ngay sau bước 3, hầu hết các giám đốc điều hành đều giữ khoảng cách và tin tưởng các nhóm của họ sẽ xử lý gọn gàng những chi tiết của tổ chức mới và kế hoạch chuyển đổi. Các chuyên gia tư vấn bên ngoài cũng thường dừng lại ở thời điểm này mà không bám sát vào quá trình cải tổ. 

Tuy nhiên, theo một cuộc khảo sát của McKinsey năm 2014 đã thực hiện, ông khẳng định bước 4 chính là bước khó nhất trong quá trình cải tổ. Bí quyết là bạn phải biết tất cả những yếu tố cần thay đổi và hoạch định các thay đổi theo đúng trình tự.

Ví dụ:  Bạn phải tạo ra các mô tả công việc (JD) mới trước khi muốn tuyển nhân sự cho những công việc đang trống vị trí và họ phải được tuyển trước khi bạn bắt đầu cải tổ lại các vị trí trong công ty, có thể trên toàn bộ phạm vi quốc gia. 

Tương tự, bạn cần nhất trí về cách quản lý lỗ lãi trước khi phân bổ chi phí và thu nhập, và chỉ khi đó, bạn mới có thể thiết kế các thay đổi công nghệ được yêu cầu, kiểm tra và cuối cùng là thực hiện chúng. Tất cả đều cần nỗ lực, và nếu bạn bỏ lỡ một điều gì đó trong bất kỳ lĩnh vực nào của thiết kế chi tiết – các thay đổi cấu trúc, quy trình và hệ thống, hoặc con người – bạn có thể phải trì hoãn toàn bộ quá trình cải tổ. Còn một điều nữa, chúng tôi phát hiện ra là quy tắc cơ bản cho những cuộc cải tổ thành công: ít nhất 80% của doanh nghiệp (theo doanh thu, lợi nhuận và con người) phải thực hiện thay đổi theo kế hoạch và các trường hợp ngoại lệ thì không được phép trì hoãn tiến độ của những người đang thực hiện. 

Bước 5: Ra mắt hệ thống mới, học hỏi và sửa đổi trong quá trình áp dụng.

Dù bạn suy nghĩ và chuẩn bị cho cuộc cải tổ bao nhiêu, sẽ không thực tế khi mong rằng công ty sẽ hoạt động hoàn hảo ngay từ lúc mới băt đầu cải tổ. Bạn phải sống với cuộc cải tổ và hiểu bản chất nó rồi nhanh chóng sửa đổi trong quá trình cải tổ khi bạn phát hiện ra các vấn đề. Điều đó không có nghĩa là bạn cần quay ngoắt 180 độ với kế hoạch ban đầu ngay khi gặp trở ngại. Nhưng bạn cần khuyến khích mọi người phát hiện và chỉ ra những vấn đề mới chớm của tổ chức, tranh luận cởi mở các giải pháp và thực hiện những sửa đổi trong quá trình càng sớm càng tốt, phù hợp với logic các kế hoạch ban đầu của bạn.

Và điều cuối cùng, trong thời hạn ba năm từ cải tổ, công ty được coi là cải tổ thành công nếu đã đạt được mục tiêu của mình: các vấn đề doanh thu thấp đã được giải quyết và đạt mục tiêu tăng trưởng. Nếu đang dự tính thực hiện một cải tổ cho doanh nghiệp của mình trong giai đoạn này, hãy chuẩn bị kĩ càng hơn để hiểu về cách quản trị rủi ro, cách quản lý trong bối cảnh suy thoái, cách đổi mới mô hình kinh doanh và những cách giải quyết cho những vấn đề sắp tới. 

Nguồn: Bài nghiên cứu “Thực hiện đúng cải tổ”, Stephen Heidari-Robinson và Suzanne Heywood, Harvard Business Review 

Tham khảo thêm:

Tám nguyên nhân khiến doanh nghiệp thất bại khi thay đổi