20 câu hỏi cần xem xét khi đội nhóm của bạn rơi vào bế tắc

Đội nhóm của bạn đang rơi vào bế tắc, gặp trở ngại hoặc thiếu sức sống? Đừng lo lắng! Các đội nhóm đôi khi cũng cần điều chỉnh hướng đi, ngay cả khi mọi chuyện đang thuận buồm xuôi gió.

Trong một ngày thời tiết đầy bão tố, bạn có thể cần vạch ra một lộ trình hoàn toàn mới khi chúng ta sắp xếp công việc để trở lại văn phòng hoặc làm việc hybrid. Tin vui là việc thiết lập lại đội nhóm có thể dễ dàng hơn bạn nghĩ.

Bước đầu tiên là hãy suy nghĩ về những gì khiến bạn cảm thấy khó chịu. Có phải vấn đề nằm ở việc bạn đã đánh mất mục đích và các mục tiêu mà bạn đang hướng tới? Nếu vậy, bạn sẽ cần tập trung vào việc sắp xếp lại mọi việc. Khả năng khác (và có thể là cả hai) là bạn không còn cảm thấy mình là một nhóm nữa. Có thể các thành viên trong nhóm cảm thấy mất kết nối, mất động lực hoặc thất vọng – đến mức ngay cả những vấn đề nhỏ cũng gây ra xích mích. Trong trường hợp đó, bạn phải tập trung vào việc khôi phục sự năng động cho nhóm của bạn. Đây là cách điều hướng cả hai cách tiếp cận này:

Tái tổ chức

Bạn sẽ muốn ưu tiên sắp xếp lại hơn là phục hồi vì hai lý do. Đầu tiên, nhiều rối loạn chức năng nhóm biểu hiện dưới dạng các vấn đề về lòng tin trong khi trên thực tế, chúng xuất phát từ sự khác biệt về mục tiêu, ưu tiên hoặc kỳ vọng. Làm sáng tỏ những hiểu lầm đó có thể giải quyết được những gì bạn cho là vấn đề giữa các cá nhân.

Một lý do khác để bắt đầu với việc tái tổ chức là nó giúp bạn ràng buộc quá trình thiết lập lại của mình với những thay đổi bên ngoài hơn là các vấn đề về hành vi của cá nhân, khiến nó ít có khả năng kích hoạt tính phòng thủ hơn. Khi tái tổ chức, bạn sẽ không phán xét bất kỳ ai; thay vào đó, bạn sẽ hỏi mình cần phát triển như thế nào để tận dụng các cơ hội và giảm thiểu rủi ro. Dưới đây là một số điểm neo nhằm tái tổ chức. Chọn những điểm phù hợp nhất với tình huống của bạn.

Xác định lại nhiệm vụ của nhóm

Những xu hướng nào đòi hỏi chúng ta phải thích nghi? Những thay đổi nổi bật nhất trong môi trường bên ngoài là gì và chúng thay đổi bối cảnh cho nhóm của bạn như thế nào? Ví dụ: nếu bạn là một nhóm tiếp thị nội dung, ChatGPT sẽ thay đổi giá trị của nhóm bạn như thế nào?

Sự thay đổi trong chiến lược của công ty ảnh hưởng đến vai trò của bạn như thế nào? Tổ chức của bạn có tầm nhìn, chiến lược hoặc KPI làm thay đổi nhiệm vụ mà nhóm của bạn cần thực hiện không? Ví dụ: nếu là một nhóm nhân sự, việc mở văn phòng ở Châu Âu có yêu cầu các khả năng hoặc hoạt động mới không?

Giá trị của bạn trong tổ chức phát triển như thế nào? Khi các tổ chức phát triển và thay đổi, vai trò của các nhóm có khả năng thay đổi theo. Những thay đổi trong cơ cấu tổ chức của bạn sẽ yêu cầu bạn tập trung lại như thế nào? Ví dụ: bạn sẽ điều chỉnh dịch vụ của mình như thế nào nếu bạn là một nhóm R&D hiện đang hỗ trợ hai đơn vị thay vì một đơn vị?

Xác định lại mục tiêu của nhóm 

Nếu nhiệm vụ đã thay đổi, chắc chắn bạn sẽ cần xem lại các mục tiêu của mình, nhưng ngay cả khi mục đích không thay đổi, các mục tiêu của bạn có thể cần được làm mới. Vì vậy, hãy coi đây là những lý do để chuyển mục tiêu.

Bạn sẽ xây dựng trên kết quả trước đó như thế nào? Bạn đã hoàn thành những gì trong quý trước và điều đó thay đổi quỹ đạo mà bạn muốn trong vài quý tới như thế nào? Nếu bạn đã đạt được mục tiêu của mình, chúng có đủ tham vọng không? Mặt khác, nếu bạn liên tục bỏ lỡ, bạn có cần phải hạ thấp mục tiêu của mình hoặc có nguy cơ làm mất tinh thần của mọi người không?

Các yếu tố bên ngoài sẽ ảnh hưởng đến mục tiêu của bạn như thế nào? Có điều gì bên ngoài có thể gợi ý thay đổi mục tiêu không? Ví dụ: bạn có cần giảm bớt kỳ vọng trước tình hình suy thoái kinh tế, tồn đọng chuỗi cung ứng hoặc thiếu lao động không? Mặt khác, nếu nhóm của bạn được hưởng lợi từ những tiến bộ công nghệ mới, bạn có thể hoàn thành nhiều hơn kế hoạch không?

Bạn có thể làm gì để cải thiện các biện pháp của mình? Mục tiêu của bạn có mờ nhạt hay số liệu của bạn mơ hồ không? Cách nhanh nhất để cải thiện sự liên kết là thắt chặt các định nghĩa hoặc điều chỉnh các số liệu của bạn, làm cho nó rõ ràng hơn.

Thiết lập lại chiến lược và chiến thuật

Bất kỳ thay đổi nào dựa trên nhiệm vụ hoặc mục tiêu sẽ cần phải xem xét lại các chiến lược của bạn. Nhưng đừng giới hạn việc làm mới chiến lược trong các tình huống mà mục tiêu đã thay đổi.

Các chiến lược của bạn có phù hợp với nhiệm vụ của bạn không? Nếu nhiệm vụ hoặc mục tiêu của bạn đã thay đổi, chiến lược của bạn phải thay đổi như thế nào để đáp ứng? Ví dụ: nếu nhóm của bạn được giao nhiệm vụ bổ sung các dịch vụ chuyên nghiệp vào sản phẩm phần mềm của bạn, thì điều gì sẽ làm cho mô hình kinh doanh đó thành công?

Bạn cần sửa đổi chiến lược ở đâu? Nếu bạn vẫn đang nỗ lực hướng tới các mục tiêu hiện có, thì điều gì đang hiệu quả và bạn có thể thay đổi chiến thuật của mình ở đâu? Ngược lại, bạn cần từ bỏ điều gì? 

Những tình huống bất ngờ nào có thể xuất hiện? Ngay cả khi bạn đang gắn bó với nhiệm vụ, mục tiêu, chiến lược và chiến thuật hiện có của mình, bạn vẫn có thể thiết lập lại bằng cách xem xét các tình huống mới và chuẩn bị các kế hoạch dự phòng của mình. Những giả định nào được xây dựng trong kế hoạch hiện tại của bạn? Điều gì sẽ phủ nhận những giả định đó?

Xác định lại vai trò của bạn

Có thể nhóm của bạn đang đi đúng hướng nhưng bạn không tối ưu hóa năng lượng và tài năng của các thành viên trong nhóm. Trong trường hợp đó, hãy xem xét những câu hỏi sau về trách nhiệm giải trình của các cá nhân.

Mọi người có cần thay đổi vai trò không? Có bất kỳ thay đổi nào về vai trò hoặc trách nhiệm sẽ giúp mọi người trong nhóm của bạn làm việc hiệu quả hơn không? Bạn có thể xác định xem ai giữ vai trò gì để có lợi thế về đa kỹ năng, phát triển hoặc kế nhiệm không? Ai sẽ vươn lên nhờ một thử thách mới?

Làm thế nào bạn có thể làm cho trách nhiệm giải trình đơn giản hơn? Có cơ hội nào để tinh chỉnh trách nhiệm của mọi người để làm cho chúng trở nên hấp dẫn hơn không? Làm thế nào bạn có thể tăng tính liên kết và hiệu quả?

Một trong những cách mang tính xây dựng nhất để thiết lập lại nhóm của bạn là tập trung lại vào những gì tổ chức, đồng nghiệp và khách hàng của bạn đang mong đợi ở bạn. Khơi dậy niềm đam mê trong nhóm của bạn và nhắc nhở họ rằng bạn đang chiến đấu vì điều gì là cách tốt nhất để bắt đầu.

Gắn kết

Loại thiết lập lại thứ hai là khôi phục lại sự năng động cho nhóm của bạn. Có cảm giác như bạn đã chuyển từ một nhóm thực sự thành một tập hợp lỏng lẻo gồm những người mà toàn bộ không hơn gì tổng của các bộ phận không? Hoặc tệ hơn, sự ngờ vực hoặc xung đột không lành mạnh khiến bạn cảm thấy tinh thần đồng đội là một điều tiêu cực? Trong trường hợp đó, thiết lập lại của bạn có thể cần tập trung ít hơn vào những gì nhóm của bạn cần làm và tập trung nhiều hơn vào cách bạn thực hiện.

Thiết lập lại thói quen giao tiếp

Theo thời gian, các nhóm có thể trở nên lười biếng và rơi vào các kiểu giao tiếp làm giảm kết nối. Xem xét lại thói quen giao tiếp của bạn có thể giúp bạn kết nối lại.

Bạn có thể đặt lại các kênh liên lạc của mình không? Bạn có mặc định một số phương thức giao tiếp không được tối ưu hóa cho nội dung không? Ví dụ: nếu bạn đang sử dụng Zoom để thông báo và gửi email để tranh luận, thì bạn đã hiểu sai. Bạn có thể sử dụng các phương tiện giao tiếp phong phú hơn cho nội dung mới lạ hơn, các cuộc thảo luận gây tranh cãi và những người tham gia không quen thuộc không? Bạn có thể chuyển các mục thông tin sang email không?

Điều gì đảm bảo giao tiếp đồng bộ? Nghiên cứu cho thấy rằng trung bình một người có số giờ họp nhiều hơn gấp đôi so với trước đại dịch. Thay vào đó, loại thông tin nào bạn có thể chia sẻ không đồng bộ để cho phép mọi người kiểm soát nhiều hơn lịch biểu của họ?

Làm thế nào bạn có thể thực hiện thời gian mất điện? Ngoài vô số cuộc họp, hầu hết mọi người cũng bị ngập trong một loạt email. Làm cách nào nhóm của bạn có thể thực thi các khoảng thời gian mất điện để mọi người có thể tắt thông báo và làm việc mà không có nghĩa vụ giao tiếp? Làm thế nào bạn có thể tăng cơ hội cho mọi người làm việc mà không bị phân tâm?

Tổ chức lại các cuộc họp 

Bạn có thể tối ưu hóa các cuộc họp thường trực của mình như thế nào? Các cuộc họp có xu hướng hiệu quả hơn khi chúng có nội dung đồng nhất. Bạn có thể dọn dẹp cấu trúc cuộc họp của mình để tách nội dung đòi hỏi những tư duy và hành vi khác nhau không?

Danh sách người tham gia có cần thay đổi không? Một cách để thiết lập lại cuộc trò chuyện là thay đổi người tham gia cuộc trò chuyện đó. Đã đến lúc bước ra khỏi một số cuộc họp và để nhóm của bạn nắm quyền điều hành? Những tiếng nói mới và quan điểm mới sẽ mang lại một số xung đột hữu ích?

Bạn có cần chuẩn bị tốt hơn không? Các cuộc họp không hiệu quả là những cuộc họp gây phẫn nộ. Làm thế nào bạn có thể sử dụng các tài liệu cơ bản tốt hơn để chuẩn bị cho các thành viên trong nhóm đóng góp theo những cách dựa trên bằng chứng và chu đáo?

Thiết lập lại động lực của đội nhóm

Quy tắc nền tảng mới của bạn là gì? Có thể bạn đã có những quy tắc cơ bản và ngừng tôn trọng chúng, hoặc bạn chưa bao giờ có bất kỳ quy tắc nào. Những hành vi nào bạn đã chịu đựng cần phải dừng lại? Điều gì sẽ là một sự bổ sung đáng hoan nghênh? Xem lại các nguyên tắc về cách hành xử của các thành viên trong nhóm có thể là một cách tuyệt vời để thiết lập lại.

Làm thế nào bạn có thể giải quyết các khoản nợ xung đột? Nếu nhóm của bạn đang tránh những cuộc trò chuyện khó khăn về các ưu tiên và sự đánh đổi hoặc lòng tin và sự thiếu tôn trọng, bạn cần giải quyết vấn đề một cách cởi mở để vượt qua chúng.

Những hoạt động nào sẽ thúc đẩy cái nhìn sâu sắc về nhau? Nếu động lực nhóm của bạn đang bị ảnh hưởng, bạn có thể muốn tranh thủ sự giúp đỡ từ bên ngoài với các hoạt động phát triển nhóm chính thức. Ví dụ, các công cụ đo lường tâm lý hoặc huấn luyện nhóm có thể thúc đẩy lòng tin và thúc đẩy sự thẳng thắn.

Nếu nhóm của bạn đang đạt được nhiều thành tích nhưng thấy việc đó khó hơn mức cần thiết, thì những cách tiếp cận khác nhau này sẽ khởi động một nhóm năng động mới, lành mạnh hơn và hạnh phúc hơn.

Và cuối cùng, một lưu ý cá nhân. Trong khi cân nhắc thiết lập lại nhóm của mình, đây là thời điểm tuyệt vời để xem xét liệu bạn có cần thiết lập lại cách tiếp cận của riêng mình hay không. Ví dụ, công việc bắt đầu tiêu tốn nhiều thời gian và năng lượng hơn mức cần thiết? Bạn có đảm nhận quá nhiều việc và giao phó quá ít không? Đây cũng là cơ hội hoàn hảo để xem xét bạn cần thiết lập lại những gì với tư cách là trưởng nhóm.

Nguồn: HBR