Vì sao đội nhóm rối loạn chức năng (P4): Thiếu trách nhiệm giải trình

Trách nhiệm giải trình là sự sẵn sàng của nhóm quản lý để nhắc nhở nhau khi họ không làm đúng theo các tiêu chuẩn của nhóm. Trách nhiệm giải trình tại nơi làm việc có nghĩa là các cam kết, các mục hành động bị bỏ qua hoặc các vấn đề tồn tại trong công việc sẽ không bị những người còn lại trong nhóm xem nhẹ hay che đậy.

Bài viết này đề cập đến trách nhiệm giải trình ngang hàng trực tiếp, không phải người quản lý với nhân viên.

Đây có thể là rối loạn chức năng khó khắc phục nhất, vì nó đòi hỏi mức độ khó chịu cao để hoàn thành. Bản chất của con người là tuyệt đối tránh loại xung đột này, bởi vì chúng ta sẽ bị coi là soi mói, khắc nghiệt và thậm chí xấu tính. Chúng ta cũng lo ngại rằng nếu mình nhắc nhở ai đó về điều gì đó, bản thân mình có thể là mục tiêu tiếp theo. Hoặc có thể họ sẽ ngừng thích chúng ta. Tốt nhất là tránh hẳn.

Chịu trách nhiệm với nhau có nghĩa là có các quy tắc rõ ràng – mọi người đều đồng ý về những gì được mong đợi. Tuyên bố rõ rằng nhóm phải thống nhất khi thông báo một quyết định cho các bên thích hợp. Sẽ không thực sự có trách nhiệm giải trình nếu các quy tắc không bao giờ rõ ràng.

Tại sao các quy tắc không rõ ràng lại ngăn cản trách nhiệm giải trình?

Máy tính xách tay để mở trong một cuộc họp là một ví dụ tuyệt vời. Chúng ta đều từng làm như vậy, chúng ta vẫn đang làm như vậy và ai nấy đều khó chịu về việc đó.

Bạn có thể đã chứng kiến ​​điều này: ai đó nói nhỏ với người khác về chiếc máy tính xách tay đang mở và việc nó làm phiền mọi người trong cuộc họp ra sao. Bên “có tội” lập tức đáp lại: “Chà, anh cũng dùng máy tính vào cuộc họp tuần trước”; hoặc, “Hãy lo việc của anh ấy, tôi đang ghi chú. Không vấn đề gì hết.”

Một cuộc tranh cãi nảy lửa bắt đầu hoặc bạn chỉ ngồi đó và không nói một lời nào trong suốt phần còn lại của cuộc họp. Có lẽ bạn sẽ không bao giờ nói bất cứ điều gì về việc ai đó dùng máy tính xách tay khi dự họp.

Vấn đề đầu tiên là: có thể không có một quy tắc nhóm rõ ràng về việc mở máy tính xách tay trong các cuộc họp kinh doanh. Sự thiếu rõ ràng này làm tăng thêm sự khó chịu chung khi nhắc nhở đồng nghiệp về một vấn đề. Mọi người sẽ không có khuynh hướng thách thức một số hành vi nếu các quy tắc cơ bản đã rõ ràng. Hãy làm rõ nội quy cuộc họp.

Vấn đề thứ hai là nếu không giải quyết được ba rối loạn chức năng đã được đề cập trong các phần trước, có rất ít hy vọng rằng các thành viên trong nhóm sẽ sẵn sàng vượt qua sự khó chịu khi nhắc nhở nhau vì một việc gì đó.

Các cam kết không rõ ràng ngăn cản trách nhiệm giải trình

Một ví dụ khác là một thành viên trong nhóm không thực hiện được cam kết với nhóm. Như đã thảo luận trong các bài viết trước, sự rõ ràng của các quyết định là thành phần quan trọng trong bối cảnh cuộc họp để đảm bảo mọi người đều nhất trí. Vì vậy, điều gì sẽ xảy ra trong cuộc họp tiếp theo khi nhóm phát hiện ra rằng Bob không bao giờ bận tâm đến việc thông báo một quyết định quan trọng cho nhóm của anh ta?

Với tình trạng rối loạn chức năng thường xảy ra, phát hiện này sẽ gây ra sự im lặng khó chịu, mọi người đều nhìn xuống bàn để tránh mọi giao tiếp bằng mắt. Cuối cùng, trưởng nhóm nói những điều như, “Chà, anh hãy hoàn thành việc đó càng sớm càng tốt,” và cuộc họp tiếp tục.

Điều gì đang xảy ra ở đây? Tại sao nó lại là một vấn đề lớn? Đầu tiên, tại sao phải bận tâm đến các cam kết và quy tắc về sự rõ ràng nếu nhóm không tuân theo chúng? Thứ hai, nó nói gì với những người còn lại trong nhóm về việc tuân theo điều gì đó? Thứ ba, nếu nhóm không quá lo lắng về việc thực hiện theo đúng cam kết, tại sao lại bận tâm đến việc đưa ra quyết định? Và thứ tư, nếu nhóm không quá quan tâm đến việc đưa ra quyết định, thì tại sao lại bắt đầu tham gia vào cuộc họp?

Đây chính là cơ chế hoạt động của bản chất con người. Với khuynh hướng tự nhiên tránh những tình huống không thoải mái và bảo vệ bản thân, chúng ta sẽ nắm lấy bất kỳ cơ hội nào để đi theo con đường thoải mái hơn mà không cần phải nghĩ.

Tất cả những điều này bởi vì một cá nhân không phải chịu trách nhiệm vì đã không làm điều anh ta cam kết. Nếu thay vào đó, khi phát hiện ra rằng Bob không thực hiện đúng yêu cầu như mong đợi, điều gì sẽ xảy ra nếu nhóm lập tức thảo luận về tầm quan trọng của việc truyền đạt một quyết định đã được đưa ra?

Cuộc thảo luận này sẽ không trực tiếp thách thức Bob, mặc dù mọi người đều biết đó là về hành vi của Bob. Nó sẽ hướng tới việc củng cố vấn đề cam kết trong nhóm. Nếu đây là một cuộc trò chuyện cởi mở và trung thực về chủ đề này, sử dụng Bob làm ví dụ, rất có thể nhóm sẽ không gặp nhiều vấn đề tương tự trong tương lai.

Thúc đẩy tầm quan trọng của cam kết và tuân thủ

Hãy đưa khái niệm này đi xa hơn vào những vấn đề thực sự khó. Các vấn đề như thiếu doanh số bán hàng, không thực hiện được cuộc điện thoại quan trọng như đã đặt, sai lịch trình hoặc bỏ lỡ cuộc họp quan trọng với khách hàng.

Những ví dụ này là thời điểm tuyệt vời để một nhóm thảo luận về tầm quan trọng của sự cam kết và tuân thủ, cũng như chỉ ra những hậu quả tức thì của thất bại cụ thể mà không thực sự làm mất mặt ai đó. Nó sẽ là một cách nhẹ nhàng hơn để giải quyết sự cố. Nó cũng tránh được tình trạng tuột dốc tiếp theo. Đừng bao giờ bỏ lỡ cơ hội để xem lại các trục trặc và hệ lụy của chúng.

Việc né tránh trách nhiệm trong một nhóm dẫn đến rối loạn chức năng cuối cùng, mà chúng ta sẽ bàn đến trong bài viết cuối cùng về lý do tại sao các nhóm thất bại.

(Còn tiếp)

Nguồn: Startup Corner

Các phần trước:

https://hbr.org.vn/vi-sao-doi-nhom-roi-loan-chuc-nang-p3-dong-thuan-nhung-khong-cam-ket.html

http://hbr.org.vn/vi-sao-doi-nhom-roi-loan-chuc-nang-p2-tranh-xung-dot-bang-moi-cach.html

https://hbr.org.vn/vi-sao-doi-nhom-roi-loan-chuc-nang-1-khong-tin-tuong-lan-nhau.html