Vì sao đội nhóm rối loạn chức năng (P3): Đồng thuận nhưng không cam kết

Bạn có bao giờ để ý rằng, dường như không phải ai cũng thực sự đồng ý với quyết định được đưa ra trong một cuộc họp nhóm? Một cuộc thảo luận có thể sẽ tiếp tục trong các nhóm nhỏ hơn ở hành lang sau cuộc họp, như thể quyết định chưa bao giờ được đưa ra.

Có thể mọi người tiếp cận nhà lãnh đạo sau cuộc họp trực tiếp nêu ra vấn đề. Đôi khi một chuỗi email được một người nào đó bắt đầu để tiếp tục tranh luận về điều gì đó đã được quyết định. Điều này là do nhóm thiếu sự cam kết đối với các quyết định được đưa ra trong cuộc họp.

Cam kết và Đồng thuận

Rõ ràng cam kết không có nghĩa là đồng thuận. Đôi khi, sự đồng thuận của nhóm dường như luôn là mục tiêu của cuộc thảo luận. Nhưng không phải lúc nào cũng tốt hơn nếu mọi người đều đồng ý. Việc thúc đẩy sự đồng thuận luôn dẫn đến những quyết định tai hại mà không ai thích hoặc không đồng ý, bởi vì điều đó có nghĩa là ai đó, hoặc tất cả mọi người, đang tránh xung đột.

Đây là tình huống khi mọi người cảm thấy nhượng bộ thì dễ hơn là mạo hiểm nói ra ý kiến của mình. Khi ai đó trong cuộc họp nhún vai và nói “sao cũng được”, hãy cẩn trọng. Người đó sẽ không chấp nhận bất kỳ quyết định nào được đưa ra.

Hãy lấy một ví dụ đơn giản nhất. Nếu bạn hỏi một nhóm người thông minh: “Chúng ta nên ăn gì trưa nay?”, liệu bạn sẽ có được câu trả lời đồng nhất hay không? Vậy tại sao chúng ta lại mong mọi người đồng ý về một điều gì đó quan trọng như mục tiêu của cuộc thảo luận? Sẽ có thể có ai đó nói lớn nhất, người đáng sợ nhất lấn át phần còn lại. Các thành viên trong nhóm sẽ nhanh chóng trở lại mô hình tự vệ và đứng ngoài lề.

Sự đồng thuận có vị trí của nó. Các bồi thẩm đoàn phải đồng thuận để có thể kết tội. Các cặp vợ chồng luôn thúc đẩy sự đồng thuận, vì điều đó giữ cho gia đình êm ấm. Song Tòa án Tối cao Hoa Kỳ không yêu cầu sự đồng thuận. Họ tranh luận sôi nổi trong phòng họp, nơi thẩm phán đều nói chính xác những gì họ nghĩ mà không phải lo về cảm xúc của những người khác. Khi cuộc tranh luận kết thúc, một quyết định được đưa ra và thông báo. Nếu Tòa án Tối cao không yêu cầu sự đồng thuận để quyết định những điều được cho là quan trọng nhất, tại sao chúng ta lại yêu cầu điều đó trong một cuộc họp kinh doanh?

Bất đồng và Cam kết

Những gì chúng ta đang muốn có trong một môi trường kinh doanh là sự cam kết, không phải là sự đồng thuận. Cam kết giúp bạn chấp nhận một quyết định, dù bạn không đồng ý. Trong một cuộc họp nhóm, cam kết là việc nhóm chấp nhận một quyết định, dù mọi người không đồng ý.

Nhưng bạn có thể hỏi, tại sao tôi lại cam kết với điều mà tôi không đồng ý? Bạn sẽ thấy rằng nếu nhóm có được sự tin tưởng lẫn nhau và tham gia vào cuộc tranh luận một cách nghiêm túc, thì việc cam kết với quyết định cuối cùng trở nên dễ dàng hơn nhiều.

Hãy để những người khác nói lên suy nghĩ

Theo quy luật, con người không bị thúc đẩy bởi mong muốn “tôi đúng”. Bằng cách nào đó, chúng ta biết rằng không phải lúc nào mình cũng đúng. Tuy nhiên, con người được thúc đẩy bởi mong muốn được lắng nghe. Và nếu trong cuộc tranh luận lành mạnh, bạn có cơ hội thực sự thể hiện suy nghĩ của mình, bảo vệ quan điểm của mình, thì mặc dù những người khác thực sự không đồng ý với điều đó, bạn vẫn cảm thấy dễ dàng hơn nhiều khi cam kết với quyết định cuối cùng. Nếu các thành viên trong nhóm cảm thấy rằng mọi lựa chọn đều đã được cân nhắc, nhiều khả năng họ sẽ chấp nhận quyết định cuối cùng dù nó trái ngược với những gì họ nghĩ.

Mặt khác, nếu các thành viên trong nhóm đứng ngoài cuộc tranh luận vì nhiều lo ngại mà chúng ta đã đề cập trong các bài viết trước, thì mức độ sẵn sàng cam kết của họ đối với quyết định cuối cùng sẽ bị suy giảm nghiêm trọng. Tại sao họ lại cam kết với một thứ mà “ai đó” đã quyết định? Bạn có thể tưởng tượng nếu các thẩm phán Tòa án Tối cao hành xử theo cách này không?

Vì vậy, nếu không có bất kỳ sự tin tưởng nào trong nhóm và không có xung đột lành mạnh, cam kết của nhóm đối với một quyết định sẽ rất khó khăn. Tất cả đều liên kết với nhau.

Làm thế nào để đội nhóm cam kết với một quyết định?

Với tư cách là người đứng đầu một nhóm, bạn có thể tác động để đạt được điều này.

Thúc đẩy xung đột lành mạnh

Hãy gọi những người trong nhóm đang đứng ngoài cuộc thảo luận. Ví dụ, bạn có thể nói: “X, tôi tình cờ biết anh có ý kiến ​​khác, hãy cho chúng tôi biết.” “Y, cô đã không nói một lời nào mặc dù tôi biết cô đang nghĩ về điều đó. Hãy nói ra xem.”

Cần có một người lãnh đạo mạnh mẽ để gọi ra các thành viên trong nhóm như thế này và cần phải tin tưởng vào nhóm để X và Y không cảm thấy bị tấn công cá nhân vì họ đang bị gọi tên.

Hãy chắc chắn rằng bạn đã thực sự lắng nghe ý kiến ​​của mọi người trước khi đưa ra quyết định cuối cùng. Sau khi đưa ra quyết định, hãy đảm bảo rằng mọi người đều hiểu quyết định và nó ảnh hưởng như thế nào đến họ và các nhóm tương ứng của họ. Hãy nhớ rằng họ không nhất thiết phải đồng ý với quyết định mà chỉ cần cam kết với quyết định đó.

Làm rõ cam kết

Điều thứ hai bạn phải làm là kết thúc cuộc họp với việc làm rõ về cam kết mà nhóm đang thực hiện. “Tôi biết không phải tất cả chúng ta đều đồng ý, tôi đánh giá cao cuộc tranh luận sôi nổi, đây là điều tôi đã quyết định sau khi nghe ý kiến ​​của mọi người” là một cách rất hiệu quả để kết thúc một cuộc tranh luận. Viết quyết định ra giấy, nó ngụ ý một kết luận mà các thành viên sẽ thực hiện.

Làm gì khi cuộc tranh luận kết thúc?

Có một hành vi chết người cần lưu ý. Nếu bạn đã xem xét tất cả các ý tưởng và có một cuộc tranh luận sôi nổi về một vấn đề, quy tắc cứng cho nhóm phải là: một khi đưa ra quyết định, cuộc tranh luận sẽ kết thúc.

Một trong những điều phá hoại nhất mà một nhóm có thể cho phép hoặc kích hoạt là để cuộc tranh luận tiếp tục sau khi cuộc họp kết thúc.Nó sẽ phá hủy lòng tin trong nhóm và thực sự cản trở các cuộc tranh luận có ý nghĩa hơn về bất cứ điều gì. Nếu các thành viên cảm thấy họ có thể tiếp tục tranh luận sau cuộc họp, tại sao họ sẽ tham gia vào cuộc tranh luận trong khi họp?

Hãy đảm bảo chắc chắn quyết định là một trò chơi công bằng. Không chấp nhận tranh luận hành lang. Không có cuộc gặp trực tiếp với lãnh đạo để cố gắng thay đổi quyết định. Nếu ai đó quay lại nhóm của mình sau cuộc họp và nói “Đây là những gì họ đã quyết định và tôi không đồng ý với điều đó”, đội nhóm của bạn sẽ rối loạn.

(Còn tiếp)

Nguồn: Startup Corner

Các phần trước:

http://hbr.org.vn/vi-sao-doi-nhom-roi-loan-chuc-nang-p2-tranh-xung-dot-bang-moi-cach.html

https://hbr.org.vn/vi-sao-doi-nhom-roi-loan-chuc-nang-1-khong-tin-tuong-lan-nhau.html