Tám cách thúc đẩy mọi người đóng góp ý kiến khi họp trực tuyến

Một câu hỏi chưa bao giờ cũ: Làm thế nào để khi yêu cầu đề xuất ý kiến hoặc góp ý trong cuộc họp trực tuyến, bạn có thể nhận được những câu trả lời có giá trị?

Không còn nghi ngờ gì nữa, các cuộc họp trực tuyến đã giúp cho việc giao tiếp tại nơi làm việc trở nên dễ dàng hơn. Các cuộc họp trực tuyến không chỉ dễ sắp xếp và dễ tham gia hơn (chỉ cần so sánh số lượng cuộc họp trực tiếp trước đây với số lượng cuộc họp qua Zoom) mà với các tính năng như trò chuyện, hỏi đáp, lập phòng theo nhóm, biểu tượng cảm xúc, phông nền ảo cũng như một loạt các ứng dụng khác, việc đặt câu hỏi và yêu cầu ý tưởng từ những người tham gia trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.

Nhưng việc đưa ra một câu hỏi và nhận được câu trả lời có giá trị là hai chuyện hoàn toàn khác nhau, bởi thế chúng ta mới có một câu hỏi chưa bao giờ cũ: Làm thế nào để khi yêu cầu đề xuất ý kiến hoặc góp ý trong cuộc họp trực tuyến, bạn có thể nhận được những câu trả lời có giá trị (và không chỉ từ những người hướng ngoại thông thường)?

Dựa trên kinh nghiệm chủ trì nhiều cuộc họp, làm việc với những người khởi xướng và tìm tòi nhiều cách khác nhau để cải thiện hiệu quả cho các cuộc họp trực tuyến, dưới đây là tám chiến thuật giúp bạn nhận được phản hồi ngay cả từ những thành viên im lặng nhất.

Đặt câu hỏi trước 

Nếu bạn cần mọi người đóng góp ý kiến cụ thể về một vấn đề nào đó, rõ ràng bạn cần phải cho họ càng nhiều thời gian suy nghĩ càng tốt. Sau khi xác định ai sẽ tham dự cuộc họp, hãy gửi email cho họ và đưa ra tối đa năm câu hỏi bạn sẽ đề cập trong cuộc họp. Sau đó, hãy đưa những câu hỏi này vào chương trình họp để mọi người biết và có thời gian chuẩn bị.

Đưa ra các quy định khuyến khích tinh thần đóng góp

Một cuộc họp thúc đẩy khơi gợi ý tưởng rất dễ đi chệch hướng vì mọi người thường nhầm lẫn giữa việc phát triển ý tưởng với việc tranh luận về chúng – và nhiều người sẽ e ngại “giơ tay phát biểu” khi cho rằng ý tưởng của họ có thể bị gạt đi. Vì vậy, hãy nói rõ mục đích của cuộc họp ngay từ đầu, chẳng hạn như, “Mục đích của cuộc họp này chỉ là để thu thập ý tưởng và triển khai chúng nếu có thể. Trong cuộc họp tiếp theo, chúng ta sẽ đánh giá và chọn ra những ý tưởng phù hợp nhất.”

Để cân bằng thời gian phát biểu, hãy sử dụng các con số như “Chúng ta chỉ có một giờ, vì vậy, hãy tóm tắt ý tưởng của bạn để mọi người có nhiều thời gian chia sẻ.” Ngoài ra, hãy để mọi thứ tiếp tục tiến triển bằng cách đề nghị triển khai các cuộc thảo luận dài hơi dưới hình thức trực tiếp.

Cuối cùng, hãy yêu cầu mọi người bật camera nếu họ cảm thấy thoải mái. Việc sử dụng camera trong cuộc họp trực tuyến nên được khuyến khích, vì việc được nhìn thấy sẽ làm tăng khả năng xây dựng, đóng góp của người tham gia.

Đặt câu hỏi đơn giản

Thông thường, những người tham gia cuộc họp coi cửa sổ trò chuyện trong các cuộc họp trực tuyến giống như một chiếc micrô của chương trình tài năng lớp 4 – người ta ghi lại bất kỳ lời cổ vũ, suy nghĩ ngẫu nhiên, trò đùa, câu chuyện cá nhân hoặc ý tưởng nào đó khiến mọi người bất ngờ. Nhưng nếu sử dụng một cách hợp lý và nhận thức được rằng nhiều người cảm thấy thoải mái khi nhập văn bản hơn, cửa sổ trò chuyện có khả năng khơi gợi những ý tưởng khó có thể nảy ra dưới hình thức khác.

Các phương pháp trò chuyện dễ dàng và thực tế bao gồm thăm dò ý kiến ​​đơn giản (Ví dụ: Nhập số 1 cho Lựa chọn 1 và nhập số 2 cho Lựa chọn 2), lời nhắc đơn giản (Nhập một từ miêu tả đúng nhất về sản phẩm A) hoặc phản hồi đơn giản (Hãy chia sẻ một điều bạn đã học được từ sự kiện tuần trước).

Bí quyết ở đây rất đơn giản: hãy yêu cầu một sự đóng góp đơn giản và cụ thể, thay vì một câu hỏi chung chung như “Bạn thấy thế nào?”, “Bạn có muốn hỏi gì không?” hay “Hãy cho chúng tôi biết rõ hơn về bạn.”

Khi bạn nhận được sự đóng góp từ những cuộc trò chuyện ngắn này, bước tiếp theo là…

Đi sâu vào những ý kiến đó

Lúc này bạn đã rút ngắn khoảng cách với mọi người. Vì yêu cầu ban đầu khá dễ dàng nên nhiều người cảm thấy thoải mái khi đóng góp ý kiến ​​và có thể phát triển chi tiết những ý tưởng đó với sự giúp đỡ của bạn. Ví dụ:

“Steve, anh có thể bật mic và cho chúng tôi biết tại sao anh chọn # 2 không?”

“Kelly, em đã mô tả sản phẩm với từ sáng tạo. Em có thể bật mic và chia sẻ lý do tại sao không? ”

“George, nhóm của anh đã tiến bộ hơn rất nhiều, rất tuyệt vời. Anh có thể bật mic và chia sẻ một số bí quyết không? ”

Ngay cả đối với những người ít có khả năng phát biểu nhất trong cuộc họp, việc tìm hiểu sâu hơn về những ý kiến mà họ đưa ra trong cửa sổ trò chuyện sẽ dễ dàng hơn là trả lời thành tiếng ngay từ đầu.

Một cách hiệu quả để thúc đẩy mọi người thảo luận sâu hơn là tìm kiếm sự đồng thuận, chẳng hạn như “Nhập A nếu bạn đồng ý với Kelly hoặc muốn đề xuất một từ khác để mô tả sản phẩm”.

Bí kíp là đây: Gọi thẳng tên và nhắc lại câu trả lời của người đó. Bằng cách này, họ sẽ thấy bạn coi trọng nhóm và coi trọng ý tưởng của họ, vì thế họ sẽ thoải mái hơn khi tham gia cuộc họp.

Hiểu rõ những gì bạn cần

Khi muốn thúc đẩy sự chia sẻ mà không gây áp lực trực tiếp, tôi thường nói, “Tôi cần có ba ý tưởng.” Điều đó giúp xoa dịu sự căng thẳng, vì tôi đã thể hiện rõ rằng tôi không yêu cầu tất cả mọi người phát biểu, nhưng nó cũng giúp tăng khả năng chia sẻ vì cuộc họp chỉ tiếp tục khi tôi có được ba ý tưởng.

Tôi nhận thấy mọi người có xu hướng tình nguyện chia sẻ hơn khi tôi thể hiện rõ ràng nguyện vọng của mình. Nếu tôi nói mọi người cứ chia sẻ bất kỳ ý tưởng nào cũng được, kết quả thường là không ai đưa ra ý kiến nào cả. Nhưng nếu tôi yêu cầu ba ý tưởng, tôi chắc chắn sẽ thu thập được ba ý tưởng. Những phát biểu cuối cuộc họp thường đến rất nhanh, bởi vì nó giống như hoàn thành một nhiệm vụ vậy.

Đừng làm người khác xấu hổ

Làm người khác xấu hổ chắc chắn sẽ khiến họ ngại đóng góp ý kiến. Tất nhiên, không ai cố ý làm xấu mặt đội nhóm của mình, nhưng một số nhà lãnh đạo vô tình mang lại cảm giác đó khi phàn nàn về việc không có ai đưa ra ý kiến: “Không ai có câu hỏi nào sao? Thật à, không một ai ư? Thôi nào, đây là vấn đề hết sức quan trọng. Thế mà lại không có người nào đặt câu hỏi.”

Kết quả là mọi người sẽ cảm thấy khó chịu và tội lỗi. Vì thế, bạn có thể sẽ thấy vài người đưa ra những lời đóng góp tương đối vô nghĩa vì họ chỉ muốn nhanh chóng chấm dứt sự khó xử đó.

Một kiểu làm người khác xấu mặt nữa thường xuất hiện vào cuối cuộc họp, khi nhà lãnh đạo điểm mặt gọi tên những người chưa đóng góp ý kiến. Hãy nhớ rằng, trong cuộc họp, giữ im lặng là một quyền lợi chính đáng, nó phản ánh phong cách giao tiếp trong công việc hoặc sự khó chịu tột độ. Mục đích của bạn là làm cho mọi người cảm thấy thoải mái chứ không phải là ép buộc họ.

Đếm thời gian im lặng

Khi không ai lên tiếng trả lời câu hỏi, bạn nên chuyển sang câu hỏi khác hoặc sửa lại câu hỏi cũ để mọi người dễ trả lời hơn, nhưng bạn cần đợi bao lâu? J. Elise Keith, nhà sáng lập và là Giám đốc điều hành của Lucid Meetings, đề xuất quy tắc 5 giây: đếm thầm 5 giây cho một câu trả lời với mỗi câu hỏi trước khi tiếp tục. Cụ thể là, bốn giây có khả năng cắt ngang ý tưởng của ai đó, còn sáu giây sẽ khiến tất cả rơi vào im lặng khủng khiếp.

Tôi thích bảy giây hơn (và nhiều người khác cũng vậy), nhưng hãy thực hiện một cách hợp lý. Cho dù có cơ sở khoa học hay chỉ đơn giản là một điều kỳ diệu, quy tắc này cũng giúp người lãnh đạo hòa nhập, ngăn chặn sự lúng túng và tất nhiên, loại bỏ sự phỏng đoán.

Tại tổ chức của tôi, phương pháp này đã nổi tiếng đến mức đôi khi các nhà lãnh đạo đùa một cách dí dỏm, “Chà, bảy giây rồi nhỉ, chúng ta chuyển sang phần khác thôi nào”.

Đây không phải là cuộc phỏng vấn

Bạn có thể có một danh sách các câu hỏi nhưng hãy ngữ cảnh hóa từng câu hỏi để tránh trở thành một người điều tra dân số. Thay vì nói, “Câu hỏi đầu tiên của tôi là… câu hỏi thứ hai là… câu hỏi thứ ba là…” hãy đề cập những điều cụ thể hơn, chẳng hạn như, “Câu hỏi tiếp theo liên quan đến những gì Jim đã nói lúc nãy…” hoặc “Câu hỏi tiếp theo là về một vấn đề mà chúng ta đã từng đang thảo luận tại Tòa thị chính vào tháng trước… ”

Bí quyết là hãy trở thành người tham gia vào cuộc trò chuyện chứ không chỉ là người ghi chép cuộc trò chuyện. Nếu mọi người thấy bạn đủ quan tâm và chú ý theo dõi, họ sẽ cảm thấy thoải mái hơn khi chia sẻ những góc nhìn cụ thể.

Thật khó để khiến mọi người trả lời hầu hết các câu hỏi trong cuộc họp, nhưng những cuộc họp trực tuyến cung cấp cho bạn nhiều công cụ hơn để vượt qua thách thức đó. Và nếu vẫn thất bại, đừng lo, chỉ cần 5-7 giây nữa là bạn sẽ có cơ hội khác.

Nguồn: HBR