Tại sao nhân viên ngại lên tiếng tại nơi làm việc và cách bạn có thể giúp họ

Tiếng nói của nhân viên – về một ý tưởng hay phản hồi, thậm chí là một tâm sự nào đó – đều đáng được lắng nghe, nhưng không phải ai cũng có can đảm lên tiếng và không phải vị quản lý nào cũng sẵn sàng lắng nghe hay khuyến khích họ.

Hãy tưởng tượng điều này: Bạn nhận thấy một vấn đề có thể gây tai hại cho danh tiếng của công ty hoặc có một ý tưởng có thể tiết kiệm hàng nghìn đô-la.

Bạn muốn nói điều gì đó nhưng không chắc mình có nên nói hay không. Bạn sợ rằng nó có thể không diễn ra tốt đẹp và không chắc chắn rằng nó sẽ tạo ra sự khác biệt. Bạn muốn lên tiếng nhưng không chắc chắn về cách trình bày ý tưởng của mình theo cách mà mọi người sẽ thực sự lắng nghe.

Bạn không cô đơn. Các nghiên cứu liên tục chỉ ra rằng nhân viên ngại lên tiếng và thậm chí có tới 50% nhân viên giữ im lặng tại nơi làm việc. Tại sao lại như vậy và làm cách nào chúng ta có thể giúp mọi người nói lên ý kiến của mình tại nơi làm việc một cách hiệu quả hơn?

Nói ra hay giữ kín?

Tiếng nói của nhân viên về bất cứ vấn đề nào cũng là yếu tố quan trọng đối với hiệu suất và sự đổi mới của tổ chức. Mặt khác, sự im lặng là gốc rễ của nhiều thảm họa tổ chức nổi tiếng.

Tiếng nói của nhân viên là liều thuốc giải độc cho văn hóa im lặng này, nhưng không dễ để khuyến khích. Nhân viên từ chối lên tiếng vì họ nghĩ rằng nó sẽ không được lắng nghe hoặc sợ rằng nó có thể phản tác dụng do làm cho người quản lý của họ xấu hổ hoặc làm tổn hại danh tiếng của chính họ. Những suy nghĩ này không phải là không có lý.

Mặc dù tiếng nói của nhân viên có liên quan đến kết quả nghề nghiệp tích cực, nhưng nó có thể dẫn đến địa vị xã hội thấp hơn tại văn phòng và giảm xếp hạng hiệu suất trong một số trường hợp.

Tính cách chủ động của nhân viên và sự cởi mở của người quản lý đều có liên quan đến việc khắc phục những dè dặt này. Mặc dù chúng ta không thể thay đổi tính cách của ai đó, nhưng các nhà lãnh đạo có thể tạo ra nhiều môi trường thân thiện hơn để hỗ trợ và khuyến khích nhân viên lên tiếng.

Khuyến khích người lao động phát biểu ý kiến

Nhân viên có nhiều khả năng lên tiếng hơn khi họ tin rằng lãnh đạo khuyến khích và trưng cầu ý kiến của họ. Ngược lại, khi các nhà lãnh đạo trừng phạt những nhân viên dám nói lên mối quan tâm hoặc ý tưởng, chẳng hạn như bằng cách khiển trách công khai họ, việc lên tiếng sẽ nhanh chóng giảm đi.

Chỉ ra những sai lầm của người khác hoặc chia sẻ những ý tưởng đi ngược lại thực tiễn thông thường có thể “làm chao đảo con thuyền”. Vậy làm thế nào để nhân viên vẫn có thể tìm cách lên tiếng hiệu quả và ý tưởng của họ thực sự được lắng nghe, bất chấp những rủi ro này?

Nghiên cứu của The Conversation đã tập trung vào chất lượng của thông điệp mà nhân viên thể hiện. Họ xác định bốn đặc điểm quan trọng:

1. Họ có một cơ sở lý luận mạnh mẽ. Ý tưởng và quan điểm của họ là logic và dựa trên bằng chứng. Nhân viên nên chuẩn bị trước và xây dựng một tình huống hấp dẫn cho các ý tưởng của họ bằng cách thể hiện rằng họ đã suy nghĩ rất nhiều về chúng. Họ không nên lên tiếng nếu chưa thu thập thông tin hoặc chưa phản ánh lý do đằng sau việc thực hiện ý tưởng của mình.
2. Chúng có tính khả thi cao. Ý tưởng của họ là thực tế và có tiềm năng thực hiện. Nhân viên nên xem xét liệu tổ chức của họ có thể hiện thực hóa các đề xuất của họ hay không, chẳng hạn như tính toán các hạn chế về thời gian hoặc nguồn lực và cung cấp chi tiết về cách ban hành các đề xuất đó. Nhân viên không nên bỏ qua những thực tế và khó khăn mà các nhà lãnh đạo gặp phải khi thực sự làm điều gì đó với ý tưởng và mối quan tâm của họ.
3. Họ có trọng tâm tổ chức mạnh mẽ. Ý kiến ​​của họ rất quan trọng đối với sự thành công của tổ chức hoặc đội ngũ. Người lao động nên nhấn mạnh lợi ích chung của tiếng nói của họ và liên kết nó với tầm nhìn, sứ mệnh và mục tiêu của tổ chức. Họ không nên tập trung vào những vấn đề chỉ ảnh hưởng đến bản thân, nếu không, đó sẽ là hành động tư lợi.
4. Chúng có tính đổi mới cao. Nhân viên luôn đổi mới và đưa ra các quan điểm hoặc quan điểm mới. Họ nên xem xét liệu tổ chức của họ đã thử (hoặc xem xét) ý tưởng này trước đây hay chưa và làm rõ điều gì khiến nó trở nên đặc biệt độc đáo. Họ không nên chỉ lặp lại những ý tưởng cũ hoặc tiếp cận tình huống với cùng một suy nghĩ.

Nỗ lực để “lên tiếng” tốt hơn

Việc dồn sức vào việc phát triển lời nói có chất lượng cao hơn cần nhiều nỗ lực, nhưng nghiên cứu cho thấy điều đó đã thành công. Những nhân viên thường xuyên thể hiện chất lượng tiếng nói cao hơn được coi là xứng đáng được thăng chức hơn và có những thành tích tốt hơn trong công việc.

Những kết quả tích cực này đã được đánh giá từ cả đồng nghiệp và quản lý. Và những phát hiện này được duy trì bất kể mức độ thường xuyên của việc lên tiếng, cho dù người đánh giá thích họ hay xem họ là người có năng lực. Về cơ bản, lên tiếng với các thông điệp chất lượng cao hơn sẽ phản ánh vào hiệu suất công việc và khả năng nổi bật.

Vậy thì việc lên tiếng có mặt trái nào không? Có, nếu bạn không dành thời gian và năng lượng để làm cho đầu vào của mình có chất lượng cao.

Khi mọi người thường lên tiếng với những ý kiến ​​kém chất lượng, đồng nghiệp báo cáo rằng họ là những người hoạt động yếu và kém nổi bật hơn. Vì vậy, việc lên tiếng có thể phản tác dụng nếu nhân viên tiêu tốn toàn bộ thời gian bằng cách thường xuyên bày tỏ những ý tưởng chất lượng thấp, ít giúp ích cho bất kỳ ai.

Bài học? Việc lên tiếng và chia sẻ những ý tưởng cũng như mối quan tâm của bạn là điều đáng giá – và nó có thể giúp ích cho sự nghiệp của bạn – nhưng nếu bạn làm như vậy, hãy đảm bảo rằng bạn chuẩn bị trước, phản ánh về tính khả thi của việc triển khai, kết nối các lợi ích với tổ chức và xem xét điều gì làm cho nó trở nên đặc biệt mới lạ.

Các nhà lãnh đạo có thể giúp đỡ như thế nào

Các nhà lãnh đạo tổ chức có thể làm gì để giúp nhân viên nói lên ý kiến của họ một cách hiệu quả hơn? Khi yêu cầu đầu vào, hãy gợi ý bằng một số câu hỏi. Ví dụ:

• Logic của ý tưởng này là gì và có bằng chứng nào để hỗ trợ nó không?
• Làm thế nào chúng ta có thể thực sự thực hiện nó và vượt qua các rào cản?
• Làm thế nào để điều này phù hợp với các ưu tiên của tổ chức và/hoặc giúp các nhân viên khác?
• Ý tưởng này có gì mới mà chúng ta chưa thử trước đây?

Những câu hỏi này có thể tạo ra những ý tưởng chất lượng cao hơn sẽ mang lại lợi ích cho nhân viên, nhà lãnh đạo và tổ chức.

Cuối cùng, việc nâng cao chất lượng phản hồi và ý kiến của nhân viên sẽ giúp họ được lắng nghe. Nó cũng sẽ dẫn đến các ý tưởng có nhiều khả năng được thực hiện hơn và cải thiện điều kiện làm việc cùng hiệu suất cho toàn bộ tổ chức.

Nguồn: The Conversation US