Tại sao hybrid có thể tạo nên môi trường làm việc độc hại?

Mặc dù môi trường làm việc hybrid về bản chất không hề độc hại, nhưng điều quan trọng là phải nhận thức được một số cơ chế khác nhau của làm việc hybrid mà ở đó có thể gây ra sự độc hại ở một số khía cạnh quan trọng cần cân nhắc trong quá trình thực thi.

Môi trường làm việc độc hại – bất kể chúng ta làm việc gì và làm ở đâu – đều do nhiều yếu tố gây ra. Tuy nhiên, trước tiên, hãy định nghĩa lại ý nghĩa thực sự của “độc hại”.

Tính “độc hại” không đề cập đến những hiểu lầm, căng thẳng và xung đột vốn là một phần tự nhiên (và cần thiết) của bất kỳ tổ chức lành mạnh nào. Nó cũng không đề cập đến một sự cố hay một đồng nghiệp thỉnh thoảng là một kẻ ngốc nghếch. Những loại khó chịu này, phần lớn, được coi là một phần bình thường của cuộc sống (làm việc). Vì vậy, điều gì thực sự được coi là độc hại? Một nghiên cứu của Donald Sull và các đồng nghiệp của ông đã xác định năm đặc điểm của một môi trường độc hại: thiếu tôn trọng, không hòa nhập, phi đạo đức, bạo lực và lạm dụng. Không thể phủ nhận những thuộc tính này là tiêu cực, không có thước đo nào là tuyệt đối để chúng ta có thể đo lường bất kỳ thuộc tính nào trong số chúng – cả năm thuộc tính đều mang tính chủ quan, gắn liền với trải nghiệm của mỗi người.

Môi trường làm việc hybrid có nghĩa là nhân viên trải nghiệm công việc của họ trong những bối cảnh rất khác nhau – một số là trực tiếp, một số là từ xa – và những bối cảnh đó có thể thay đổi theo từng ngày. Kết quả là không gian làm việc không đồng nhất; một số người có thể trải nghiệm môi trường hybrid độc hại trong khi những người khác thì không.

Kinh nghiệm nghiên cứu và tư vấn của các chuyên gia đã đặt ra bốn cơ chế mà qua đó sự lai tạp có thể dẫn đến những hành vi độc hại.

Khoảng cách làm thay đổi động lực

Làm việc hybrid có nghĩa là, so với công việc toàn thời gian tại văn phòng, sẽ có nhiều hoạt động giao tiếp hơn thông qua các công nghệ như e-mail, văn bản, điện thoại hoặc video. Một trong những phát hiện ban đầu trong nghiên cứu về tác động của giao tiếp qua trung gian công nghệ là con người trở nên mất kiểm soát hơn và thể hiện ít khả năng tự giám sát và tự chủ. Nói cách khác, khi chúng ta nói chuyện với nhau bằng thiết bị điện tử, chúng ta có nhiều khả năng thốt ra những điều có thể gây tổn thương. Hãy nghĩ về những cuộc trao đổi sôi nổi mà bạn đã có với đồng nghiệp cả trực tiếp và trực tuyến – bạn sẽ dễ dàng nói một câu châm biếm sắc bén trong e-mail hơn là gặp mặt trực tiếp.

Tuy nhiên, trong các tương tác trực tiếp, con người ở phía bên kia của cuộc trò chuyện nổi bật hơn nhiều đối với chúng ta, khiến hầu hết chúng ta nhận ra cái giá tiềm tàng của một lời nói thiếu cẩn thận. Vấn đề không phải là chúng ta không nên nói ra suy nghĩ của mình, mà là chúng ta nên lựa chọn từ ngữ thật tốt. Mặc dù việc giảm khả năng tự giám sát và tự kiểm soát đi kèm với các tương tác từ xa không nhất thiết gây ra độc tính, nhưng chúng chắc chắn khiến những nhận xét thiếu tôn trọng hoặc lạm dụng có nhiều khả năng được đưa ra hơn.

Hybrid về cơ bản là mất cân bằng

Làm việc hybrid có nghĩa là những người khác nhau đang làm việc trong những bối cảnh khác nhau. Một số làm việc tại nhà, trong khi những người khác làm việc tại văn phòng và những địa điểm đó có những khác biệt không thể phủ nhận. Những người trong văn phòng có khả năng tiếp cận nhiều hơn đối với các nguồn lực, được tin cậy và thăng tiến nhanh hơn. Trong khi đó, những người làm việc ở xa thường cảm thấy bị bỏ rơi và xa lánh. Những tác động này có thể tiêu cực nhưng chúng không hoàn toàn độc hại nếu mọi người đều gặp bất lợi như nhau ở một thời điểm nào đó. Vấn đề là khi một số người (có thể là nhân viên làm việc từ xa/hybrid) luôn cảm thấy bị cô lập – như trải nghiệm của một người quản lý mà tôi đã làm việc cùng gần đây.

Chính sách của công ty là cho phép tất cả nhân viên làm việc từ xa hai ngày một tuần và người quản lý đã cho phép các thành viên trong nhóm tự chọn những ngày đó. Vấn đề nảy sinh khi một số thành viên trong nhóm cảm thấy họ bị loại khỏi các cuộc thảo luận hay cuộc họp diễn ra vào những ngày làm việc của nhóm kia. Sự chia rẽ dẫn đến căng thẳng và xung đột giữa các cá nhân, mọi người cảm thấy bị xa lánh và không được tôn trọng (hai đặc điểm độc hại), và cuối cùng dẫn đến sự thay đổi nhân sự.

Làm việc hybrid có thể làm giảm sự gắn kết và tin tưởng

Nghiên cứu cho thấy việc thiếu tiếp xúc gần gũi sẽ làm giảm sự kết nối và tin tưởng, vốn là những yếu tố then chốt của một nền văn hóa lành mạnh. Trong thời kỳ đại dịch, nhiều nhân viên bắt đầu công việc mới từ xa và luôn được cho biết rằng họ chưa quen với đồng nghiệp của mình và cảm thấy mất kết nối. Nghiên cứu của Microsoft cho thấy làm việc từ xa khiến nhân viên có vòng tròn quan hệ nhỏ hơn, kém phát triển hơn.

Làm việc từ xa (và kết hợp mở rộng) không có nghĩa là các tổ chức sẽ có một nền văn hóa yếu kém hoặc không nhất quán. Lấy Linux làm ví dụ. Việc phát triển phần mềm nguồn mở của họ ngay từ ngày đầu đã được thực hiện bởi một cộng đồng các nhà phát triển có cấu trúc lỏng lẻo, những người chưa bao giờ gặp mặt trực tiếp, tuy nhiên nghiên cứu sâu rộng về nhóm đã phát hiện ra rằng họ có các chuẩn mực xã hội mạnh mẽ chi phối hành vi. Tuy nhiên, khó có thể phủ nhận rằng cấu trúc của nhóm (hoặc sự thiếu vắng cấu trúc đó) đã loại bỏ hoặc cản trở nhiều cơ chế mà chúng ta thường sử dụng để thiết lập, truyền tải và duy trì văn hóa. Lưu ý rằng Linux bắt đầu với một nền văn hóa phân tán, xa xôi. 

Văn hóa rất quan trọng vì nó là kim chỉ nam mà các tổ chức sử dụng để tránh hành vi bạo lực và phi đạo đức. Cụ thể, làm việc hybrid vốn không khiến con người trở nên khắt khe hơn hoặc vô đạo đức hơn (mặc dù người ta có thể cho rằng cảm giác khoảng cách giữa mọi người khiến họ ít nhận thức hơn về những hậu quả tiêu cực trong hành động của mình). Tuy nhiên, trong mọi hệ thống xã hội, chúng ta đều thấy có nhiều hành vi khác nhau và văn hóa thường giúp chúng ta kiềm chế những hành vi tiêu cực. Trên hết, mặc dù mọi người ít có khả năng thể hiện những hành vi độc hại đối với những người mà họ cảm thấy gần gũi và kết nối, nhưng khoảng cách mà môi trường hybrid mang lại khiến chúng ta có nhiều khả năng coi một số đồng nghiệp của mình không phải là “chúng ta” mà là “ họ” – và việc cư xử không tốt với “họ” sẽ dễ xảy ra hơn nhiều.

Môi trường hybrid khiến việc giải quyết vấn đề trở nên khó khăn

Có một thách thức chính nữa trong công việc từ xa và hybrid: Chúng ta có ít tương tác trực tiếp hơn với đồng nghiệp và nghiên cứu cho thấy rằng khó giải quyết tranh chấp hơn (chẳng hạn như những tranh chấp xung quanh hành vi độc hại) qua mạng. Hãy nghĩ đến việc cố gắng giải quyết một chủ đề nhạy cảm qua Zoom với ai đó và lo lắng về mọi thứ, từ nơi họ đang tìm kiếm cho đến tốc độ họ trả lời. Họ có dành cho tôi sự quan tâm đầy đủ không? Tôi có chắc chắn rằng sự chân thành của tôi được thể hiện qua video không? Phản ứng chậm của họ có phải là do họ không đồng ý hay chỉ là đang trì hoãn?

Khi gặp mặt trực tiếp, chúng ta có nhiều công cụ giao tiếp cá nhân hơn. Chúng ta có dữ liệu tốt hơn vì chúng ta có thể dễ dàng đọc nét mặt hơn và có thể nhìn thấy các hành vi ngoài camera. Chúng ta cũng có những công cụ tốt hơn vì tương tác trực tiếp cho phép chúng ta làm việc đồng bộ cùng nhau để giải quyết những khác biệt. Và hiệu ứng gần gũi (về cơ bản là chúng ta thích những người mà chúng ta tiếp xúc nhiều hơn) có nghĩa là tất cả những điều này xảy ra từ điểm khởi đầu của một mối quan hệ thân thiết hơn.

Một vấn đề quan trọng khác cần đề cập là những hành vi vi phạm, điều mà một số người cho rằng xảy ra ít thường xuyên hơn ở những nơi xa vì chúng ta ít ở gần nhau hơn. Tuy nhiên, tôi muốn cảnh báo các nhà lãnh đạo cũng như nhân viên hãy luôn cảnh giác với các dấu hiệu của hành vi vi phạm (thường được phản ánh qua các hành vi độc hại như không hòa nhập) trong môi trường kết hợp. Mặc dù các yếu tố này có thể có ít điểm tiếp xúc hơn nơi có thể xảy ra hành vi xâm phạm vi mô, nhưng chúng không loại bỏ nền tảng lý do tại sao hành vi vi phạm xảy ra — cũng như không ngăn chúng xuất hiện ở các phương tiện khác, chẳng hạn như Slack, ứng dụng nhắn tin hoặc hội nghị truyền hình. Trên thực tế, môi trường làm việc hybrid có thể che đậy vấn đề mà không giải quyết được nó.

Lãnh đạo có thể làm gì

Các nhà lãnh đạo nên tiếp cận những hành vi độc hại trong môi trường làm việc hybrid theo bốn cách: giáo dục, đặt nền tảng, trò chuyện liên tục và can thiệp nhanh chóng.

Ngay cả khi hiểu rõ vấn đề, có nền tảng văn hóa tích cực và các cuộc thảo luận đang diễn ra, làm việc hybrid vẫn có thể dẫn đến những hành vi mà nhân viên của bạn cho là độc hại. Một vấn đề lớn với môi trường làm việc độc hại là chúng có xu hướng trở nên tồi tệ hơn: Các hành vi độc hại tự gây hại cho bản thân, gây ra nhiều sự độc hại hơn hoặc khiến những nhân viên bất mãn bỏ cuộc, tạo ra căng thẳng mới do khối lượng công việc cần được phân bổ lại. Để phá vỡ chu kỳ này, bạn không chỉ cần để ý đến những hành vi độc hại mà còn phải sẵn sàng hành động nhanh chóng khi nhận ra chúng, giúp tất cả các bên tham gia đối thoại và nỗ lực đạt được giải pháp mà các bên cùng chấp nhận.

Độc hại có thể là một thực tế đáng tiếc ở một số môi trường làm việc. Mặc dù môi trường làm việc hybrid không phải luôn độc hại hơn làm việc trực tiếp, nhưng điều quan trọng là phải nhận thức được một số cơ chế khác nhau của làm việc hybrid có thể gây ra sự độc hại. Ghi nhớ những điều này có thể giúp các nhà lãnh đạo nhận ra, đề phòng và loại bỏ sự độc hại khi nó xảy ra – hoặc lý tưởng nhất là trước khi nó xảy ra.

Nguồn: HBR