Quản lý dự án - Kĩ năng không thể thiếu đối với doanh nhân - Harvard Business Review Việt Nam

Quản lý dự án – Kĩ năng không thể thiếu đối với doanh nhân

Quản lý dự án là một công việc rất quan trọng đối với doanh nghiệp. Việc này là một quá trình phức tạp, không có sự lặp lại không xác định rõ ràng và không có dự án nào giống dự án nào. Nó khác hoàn toàn so với việc quản lý công việc thường ngày của một nhà hàng, một công ty sản xuất hay một nhà máy.  Tuy nhiên, để học kĩ năng này thì không quá khó nhưng phải cần sự kiên trì. Vậy chúng ta phải bắt đầu từ đâu và như thế nào? Việc thông thạo kĩ năng quản lý dự án mang lại gì cho bản thân người học và doanh nghiệp họ làm? Dưới đây là câu trả lời cho những trăn trở trên được biên lại từ cuốn sách HBR 20 phút – Quản lý dự án.

 

Tóm tắt sách: 

HBR 20 phút – Quản lý dự án” là cuốn sách thuộc series 20 phút quản lý – 20 Minute Manager thuộc dòng sách kinh doanh HBR, cuốn sách này rất cần thiết nếu bạn là người lãnh đạo – hoặc đang hy vọng trở thành người lãnh đạo bởi sau cùng thì “quản lý dự án” sẽ là một phần trong bản mô tả công việc của bạn.

Nội dung trong cuốn sách này sẽ giúp bạn thoát khỏi nỗi lo sợ khi được cấp trên giao quản lý một dự án quan trọng của công ty. Cuốn sách này không khiến bạn trở thành một chuyên gia nhưng sẽ giúp bạn khởi đầu một hành trình quản lý dự án nhanh gọn và hữu ích. 

 

I. Một vài điều cơ bản về quản lý dự án: 

  • Mọi dự án đều có thể được phân nhỏ thành bốn giai đoạn: lập kế hoạch, xây dựng, triển khai và kết thúc. 
  • Trong bất kỳ hoàn cảnh nào, từ dự án thường được dùng để chỉ các nhiệm vụ được xác định rõ ràng, với sự tham gia của một nhóm người làm việc cùng nhau. Các dự án có thể kéo dài trong một khoảng thời gian bất kỳ, nhưng đa số cần từ một tháng đến một năm để hoàn thành.

1. Quản lý dự án bao gồm những gì:

Mọi dự án đều cần có người phụ trách. Những dự án lớn như xây dựng một nhà máy điện  do các nhà quản lý dự án chuyên nghiệp đứng đầu. Những dự án nhỏ hơn như thiết kế tờ rơi quảng cáo cho một loại dược phẩm mới được thực hiện bởi những người phải thực hiện dự án như công việc thường ngày. 

Bất kể quy mô công việc ra sao thì một dự án cần có: 

  •  Nhà quản lý dự án: Họ chăm lo cho dự án từ lúc bắt đầu đến khi kết thúc. Họ phác thảo kế hoạch, tập hợp đội ngũ, quyết định cách thức phân bổ nguồn lực, lên lịch làm việc, theo dõi ngân sách, giải quyết các vấn đề và rất nhiều việc khác. 
  • Nhóm tình nguyện viên: những đồng nghiệp bận rộn với công việc thường nhật và cả các giám sát viên đồng ý đóng góp chút thời gian cho dự án. 
  • Việc quản lý dự án đòi hỏi kỹ năng tổ chức, kỹ năng tài chính và cả kỹ năng nhân sự. Bạn có thể học những kĩ năng này thông qua các cuốn sách khác cùng series như HBR 20 Phút  – Quản lý tài chính, HBR 20 Phút –  Ủy Thác Công Việc,…

Từ dự án thường được dùng để chỉ các nhiệm vụ được xác định rõ ràng, với sự tham gia của một nhóm người làm việc cùng nhau

 2. Bốn giai đoạn của mọi dự án

Lập kế hoạch: Trong giai đoạn đầu tiên này, những việc bạn cần là là:

  •  Xác định vấn đề và các bên hữu quan (tức tất cả những người có quyền lợi gắn với dự án). Vạch ra mục tiêu của dự án 
  • Xác định xem mình sẽ cần gì để đạt được chúng.

Xây dựng: Đây là lúc bạn cần phải làm những việc như:

  • Tập hợp đội ngũ 
  • Phân chia công việc cho từng cá nhân  
  • Xây dựng lịch trình 
  • Chuẩn bị ngân sách 
  • Tổ chức các cuộc họp khởi động dự án.

Triển khai: Lúc này, dự án đã vào guồng. Mọi người đều bận rộn thực hiện các nhiệm vụ được giao. Bạn sẽ cần làm những việc sau để triển khai một cách hoàn hảo:

  •  Tổ chức họp định kỳ
  • Giám sát tiến độ và ngân sách
  • Chuẩn bị các báo cáo định kỳ. 
  • Giải quyết các vấn đề bất ngờ phát sinh không tránh khỏi.

Kết thúc: Dự án hoàn thành. Nhiệm vụ của bạn là bàn giao lại cho bất kỳ ai chịu trách nhiệm về sản phẩm cuối cùng hay một quy trình mới. Bạn sẽ rà soát lại những gì nhóm hoàn thành được và các bài học rút ra, rồi chuẩn bị báo cáo tổng kết. 

II. Hoạch định dự án: 

Giai đoạn đầu tiên trong quản lý một dự án là lập kế hoạch tổng thể. Thông thường, việc này được thực hiện thông qua năm bước:

1. Xác định vấn đề thực sự: Trước khi thiết kế một hệ thống mới, bạn cần biết mọi người đang trông đợi kết quả gì, họ sử dụng các kết quả đó vì mục đích gì và muốn bạn thiết kế lại hệ thống sớm đến đâu… Trừ khi hiểu rõ những vấn đề dưới đây, nếu không, bạn sẽ có nguy cơ đề ra một giải pháp không như người dùng mong muốn – hay một giải pháp vượt quá yêu cầu

2. Xác định các bên hữu quan: Để xác định các bên hữu quan, hãy trả lời những câu hỏi sau: Các bộ phận chức năng hay cá nhân nào chịu ảnh hưởng từ hoạt động hoặc kết quả của dự án?; Ai sẽ đóng góp nguồn lực – con người, không gian, thời gian, công cụ và tiền bạc – cho dự án?; Ai sẽ sử dụng và được lợi từ kết quả do dự án mang lại.

3. Đặt ra các mục tiêu cho dự án: Thành công của mọi dự án đều được xác định thông qua việc chúng đáp ứng những mục tiêu đặt ra tốt đến đâu. Càng xác định chúng rõ ràng bao nhiêu từ đầu, bạn sẽ càng ít gặp sự bất đồng về việc có hoàn thành được chúng không vào phút chót. Bạn nên xác định mục tiêu của dự án theo quy tắc SMART. Đây là từ viết tắt của: Cụ thể (Specific); Đo lường được (Measurable); Hướng tới hành động (Action-oriented); Thực tế (Realistic); Giới hạn thời gian (Time-limited). 

 

Một kế hoạch được chuẩn bị chu đáo sẽ cần sự ước lượng sát sao về số lượng nhân sự và các kỹ năng cần thiết.

4. Chuẩn bị các phương án dự phòng: Phạm vi, lịch trình và ngân sách là ba biến số có mối tương quan lẫn nhau và thường quyết định bạn có thể đạt được điều gì trong một dự án. Công thức cơ bản là: 

Phạm vi = Lịch trình + Ngân sách

Thông thường, bạn sẽ nhận ra những sự thay đổi sớm hơn nhiều so với các bên hữu quan. Khi ấy, trách nhiệm của bạn là thông báo lại cho họ bất kỳ sự thay đổi nào mà bạn muốn về phạm vi, lịch trình hay ngân sách của dự án, sau đó thương lượng với họ một giải pháp thỏa đáng.

5. Đặt tên nhiệm vụ: Rất nhiều dự án đã thất bại vì không đạt được kết quả như kỳ vọng, vượt quá ngân sách hay trễ hạn. Thông thường, căn nguyên của thất bại nằm ở bước lập kế hoạch; chẳng hạn, người quản lý dự án đã bỏ sót phần quan trọng của công việc cần thực hiện hoặc xem nhẹ thời gian và chi phí bỏ ra. Cấu trúc phân rã công việc, hay còn gọi là WBS (Work Breakdown Structure), sẽ giúp bạn tránh được những hậu quả không may đó. Như đúng tên gọi, WBS là phương pháp giúp phân rã và cấu trúc các đối tượng công việc trong toàn bộ phạm vi dự án (bạn có thể tìm hiểu kĩ về phương pháp này trong nội dung sách). 

 

III. Triển khai dự án:

Với bản kế hoạch đã có, đây là lúc bạn đưa dự án vào quá trình thực hiện. Trong giai đoạn xây dựng, bạn sẽ tiến hành những bước sau:

1. Tập hợp đội ngũ: Khi đã sử dụng WBS để ước lượng các hoạt động và nhiệm vụ cần thiết, giờ bạn có thể bắt đầu tuyển các nhân sự có kỹ năng mình cần. Khi đã sử dụng Cấu trúc phân rã công việc để  ước lượng các hoạt động và nhiệm vụ cần thiết, giờ bạn có thể bắt đầu tuyển các nhân sự có kỹ năng mình cần.

2. Đặt ra lịch trình: Sắp xếp lịch trình là nhiệm vụ phổ biến. Mọi dự án đều có một lịch trình và mọi nhà quản lý dự án đều phải sắp xếp được lịch trình. Không những thế, hầu như mọi thứ đều cần nhiều thời gian hơn bạn nghĩ. Bạn cần vạch ra một lịch trình cụ thể và linh hoạt (không lịch trình nào là bất di bất dịch). Trong nội dung đầy đủ của  cuốn sách HBR 20 phút – Quản lý dự án, bạn sẽ được tìm hiểu 3 công cụ giúp bạn lập lịch trình rất cụ thể: 

  • Phương pháp đường găng (Critical Path Method – CPM)
  •  Biểu đồ Gantt và biểu đồ PERT

 

3. Xây dựng ngân sách: Hãy bắt đầu lập dự toán ngân sách bằng cách xác định các khoản chi phí của dự án. Bạn thường có thể chia nhỏ chúng thành các hạng mục sau: nhân sự, tập huấn, trang thiết bị cần thiết, không gian, chi phí vốn, chi phí dự phòng. Một khoản ngân sách, bất kể được hoạch định chi tiết ra sao, cũng chỉ là phỏng đoán tối ưu của bạn. Hãy theo dõi kỹ chi tiêu thực tế để chúng khó có thể chệch khỏi con số ước tính ban đầu.

 

IV. Quản lý dự án:

1. Ủy thác nhưng vẫn giám sát kết quả: Trong giai đoạn lập kế hoạch, bạn đã tập hợp đội ngũ của mình và chỉ định trách nhiệm cụ thể cho từng thành viên. Thế nhưng, khi triển khai kế hoạch, bạn có thể nhận ra mình cần phải ủy thác nhiều nhiệm vụ hơn so với dự kiến ban đầu. Hãy linh hoạt để tiến hành những điều chỉnh khi đang thực hiện dự án.

Là một nhà quản lý dự án, bạn phải chịu trách nhiệm về dự án tổng thể. Do đó, đừng ủy thác những nhiệm vụ mà chỉ bạn mới thực hiện được, chẳng hạn như giám sát ngân sách

2. Giám sát tiến độ dựa trên lịch trình: Khi theo dõi các chi tiết của dự án, bạn rất có thể mất phương hướng. Hãy tự hỏi mình đâu mới là những điểm quan trọng cần phải quan tâm. Và ngoài ra, bạn phải chắc chắn rằng các báo cáo về tiến độ dự án được nộp đúng hạn và phản ánh chính xác tình trạng của mỗi nhiệm vụ.

Hãy chuẩn bị tiến hành sửa chữa khi có gì đó đi chệch hướng, nếu không, tất cả những gì bạn làm chỉ là giám sát chứ không phải là thực thi kiểm soát. Nhưng cũng đừng can thiệp quá vội. Hãy để các thành viên tự giải quyết hầu hết các vấn đề họ gặp.

3. Giám sát tiến độ dựa trên ngân sách: Một trong những trách nhiệm quan trọng nhất của bạn là giám sát ngân sách. Khi giám sát chi phí thực tế, hãy xem chừng những sự cố thường gặp có thể ảnh hưởng xấu đến ước tính ban đầu của bạn như chi phí đào tạo ngoài dự kiến, giá cả bất ngờ gia tăng từ các nhà cung ứng và nhà thầu phụ, … Khi chi phí thực tế bắt đầu gia tăng, hãy xem chừng sự biến động đáng kể ở khoản tiền ngân sách. Sau đó, hãy tìm kiếm nguyên nhân của sự biến đổi này. 

4. Đảm bảo kiểm soát chất lượng: Việc đảm bảo chất lượng đóng vai trò chính yếu cho thành công của dự án. Một số chỉ dẫn có thể giúp ích cho bạn trong việc này là hãy xác định một chuẩn chất lượng ở giai đoạn lập kế hoạch, không gấp gáp đánh giá chất lượng chỉ để kịp thời hạn,…

5. Báo cáo tiến độ cho các bên hữu quan: Nếu bạn che giấu hay xem nhẹ vấn đề khi chúng xuất hiện, chúng có thể bùng nổ thành những thảm họa toàn diện, lớn gấp đôi so với khi bạn cảnh báo từ sớm cho các bên hữu quan. Vì vậy, hãy trung thực với họ trong từng bước. Họ rất có thể sẽ trở thành một nguồn lực hữu ích, mang đến sự hỗ trợ nhằm khắc phục vấn đề. 

 

Là nhà quản lý dự án, bạn phải nhận trách nhiệm cho thất bại, ngay cả khi thất bại đó không phải do bạn gây ra.

V. Xử lý các vấn đề phát sinh

1. Mất kiểm soát phạm vi dự án: Một trong những vấn đề thường gặp là mất kiểm soát phạm vi dự án. Là nhà quản lý dự án, bạn phải có nghĩa vụ cân nhắc những thay đổi hợp lý về quy mô. Hơn nữa, bạn cũng phải nhắc nhở các bên hữu quan rằng họ không thể mở rộng quy mô mà không tăng ngân sách hay kéo dài thời gian, hoặc cả hai. Và trừ khi những thay đổi đó thỏa mãn tất cả các bên hữu quan, nếu không, nhiệm vụ của bạn chỉ là tuân thủ quy mô dự án ban đầu.

2. Chậm tiến độ: Hoàn thành chậm tiến độ cũng là việc phổ biến. Một số sự trì hoãn hoàn toàn không thể tránh được, nhưng thông thường, bạn có thể sửa chữa hoặc cải thiện tình hình. Bước đầu tiên là nhận ra vấn đề. Nếu theo dõi tiến độ dự án cẩn thận, bạn sẽ nhanh chóng nhận ra khi nào cần điều chỉnh lại lịch trình để bù lại cho những lần chậm trễ hoặc các điểm tắc bất ngờ. Bước thứ hai là thông báo tình hình với cả nhóm. Các thành viên nhóm có thể đóng góp ý kiến để giải quyết vấn đề hoặc bù đắp bằng cách triển khai các phần khác của dự án nhanh hơn dự kiến.

3. Bội chi ngân sách: Bội chi vẫn luôn xảy ra, nhưng điều đó không có nghĩa là chúng dễ xử lý. Khi nhận thấy chi phí đang vượt quá ngân sách, bạn thực sự chỉ có ba lựa chọn là tìm các phần có thể tiết kiệm được trong ngân sách, tìm cách giảm thiểu chi phí ở từng hạng mục, thông báo với các bên hữu quan hoặc khách hàng về vấn đề bội chi để hy vọng có thêm nguồn lực rót vào dự án.

4. Vấn đề con người: Vấn đề con người luôn là thử thách khó khăn nhất trong quản lý dự án. Thay vì lờ đi, phủ nhận hay trốn tránh chúng, hãy xử lý thật nhanh và quyết đoán. Hãy cố gắng xử lý các vấn đề con người trước khi chúng phình to. Hãy chú ý các dấu hiệu nhỏ như thành viên nhóm trở nên dễ cáu giận, mất tinh thần hay gặp khó khăn khi ra quyết định. Hãy nói chuyện với cả nhóm càng thường xuyên càng tốt, đặc biệt khi bạn cảm thấy có điều bất ổn. 

 

Vấn đề con người luôn là thử thách khó khăn nhất trong quản lý dự án. Thay vì lờ đi, phủ nhận hay trốn tránh chúng, hãy xử lý thật nhanh và quyết đoán

 

VI. Kết thúc dự án một cách thành công:

1. Chuẩn bị bàn giao: Một số dự án  như một cuốn sách, một ngôi nhà, một chương trình phần mềm – là các sản phẩm được bàn giao trọn vẹn cho khách hàng. Họ có thể cần một vài hiệu chỉnh cuối cùng, nhưng một khi chúng đã hoàn thành thì xem như xong và trách nhiệm của người quản lý dự án cũng chấm dứt. Các dự án khác, ví dụ như nghi thức mới cho một tổng đài điện thoại hay quy trình mới cho việc nhận bệnh nhân, có thể không kết thúc được gọn gàng và sạch sẽ như thế. Nhóm dự án sẽ phát triển quy trình, hiệu chỉnh nó nếu cần, sau đó chuyển cho các giám đốc hoạt động trong ngày chuyển giao.

2. Thực hiện đánh giá sau dự án: Trong một buổi đánh giá sau dự án, bạn cần tập hợp nhóm của mình lại trong cuộc họp cuối cùng để xác định những gì đã làm đúng và những gì đã làm sai. Hãy liệt kê một danh sách các thói quen tốt và bài học rút ra được để giúp các dự án khác trong tương lai có thể diễn ra trơn tru. Hãy thảo luận cách cải thiện quy trình và tránh các vấn đề trong dự án tiếp theo. 

3. Lập một bản báo cáo tổng kết: Các tài liệu báo cáo cuối cùng phải bao gồm mọi thông tin hữu ích không chỉ với người quản lý dự án hiện tại, thành viên nhóm và các bên hữu quan, mà còn hữu ích với những ai đang lên kế hoạch cho các dự án trong tương lai. Một bản đánh giá sau dự án điển hình sẽ gồm có các mục như là hiện trạng của dự án, hiện trạng của dự án, đánh giá rủi ro, những bài học nào có thể áp dụng trong tương lai. Ngoài ra bạn có thể xem một mô tả chi tiết hơn trong cuốn sách HBR 20 phút – Quản lý dự án. 

 

Bạn có những điểm mạnh và điểm yếu nào khi lãnh đạo một dự án? Quản lý dự án là một kỹ năng, và giống như mọi kỹ năng khác, nó cần được rèn luyện thật nhiều.

 

Bộ Sách HBR 20 Minute Manager (Trọn bộ 10 cuốn) – Ấn Bản 2021 được biên soạn chắt lọc, ngắn gọn và đi thẳng vào trọng tâm của những vấn đề luôn khiến các nhà quản trị thuộc mọi cấp độ phải đau đầu suy nghĩ nhất: quản lý thời gian, quản lý dự án, trình bày thuyết phục, tiến hành hội họp, phản hồi hiệu quả, ủy thác công việc…Trong đó cuốn “HBR 20 phút – Quản lý dự án.” đóng góp một phần quan trọng tạo nên thành công của bộ sách.

Để quản lý dự án một cách hiệu quả và thành công nhất,  bạn đọc hãy nhanh tay sở hữu ngay cho mình cuốn sách hữu ích này. Click vào đây và đặt mua ngay HBR 20 – Minute Manager để cung cấp thêm kiến thức và bắt kịp thời đại. 

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Website này sử dụng Akismet để hạn chế spam. Tìm hiểu bình luận của bạn được duyệt như thế nào.