Nếu bạn thiếu trí tuệ xúc cảm, hãy quên chuyện quản lý đội nhóm đi 

Thực tế đã chứng minh là hiệu quả hoạt động trong các tổ chức cần nhiều chỉ số EQ (chỉ số cảm xúc) không kém gì IQ (chỉ số thông minh). Nhưng nghịch lí ở đây là trí tuệ xúc cảm chỉ được xem là năng lực của một cá nhân, trong khi thực tế, hầu hết công việc trong tổ chức được thực hiện theo nhóm.

Tại sao nhóm cần xây dựng trí tuệ cảm xúc?

Không ai có thể phủ nhận tầm quan trọng của việc tăng năng suất làm việc của nhóm. Tuy nhiên, hầu hết các nghiên cứu đều tập trung vào việc xác định các quy trình nhiệm vụ tạo nên những nhóm thành công nhất, ví dụ như chỉ rõ nhu cầu hợp tác, tham gia, cam kết với các mục tiêu…

Qua nghiên cứu lần này, chúng tôi thấy ba điều kiện cần thiết đối với hiệu quả của một nhóm:

• Sự tin tưởng giữa các thành viên
• Ý thức về bản sắc của nhóm 
• Ý thức về năng lực của nhóm.

Để đạt hiệu quả tốt nhất, cần tạo ra các quy tắc chung về trí tuệ cảm xúc, có nghĩa là biến thái độ và hành vi thành thói quen, hỗ trợ những hành vi để xây dựng lòng tin, bản sắc nhóm và năng lực nhóm. Kết quả là các thành viên sẽ tận tâm với công việc được giao. Nhưng mỗi thành viên đều có một mức EQ khác nhau, làm sao để họ có thể hài hòa trong công việc? 

Ba mức độ tương tác cảm xúc

 Đừng cho rằng một nhóm bao gồm các thành viên có chỉ số trí tuệ cảm xúc cao sẽ tập hợp thành một nhóm có EI cao. Để xây dựng một nền tảng trí tuệ cảm xúc, một nhóm phải nhận thức và điều chỉnh mang tính xây dựng cảm xúc của:

•  Từng thành viên trong nhóm
•  Cả nhóm
• Các nhóm khác có quan hệ với nhóm mình. 

Chỉ số trí tuệ cảm xúc của nhóm phức tạp hơn so với chỉ số trí tuệ cảm xúc cá nhân vì nhóm tương tác ở nhiều cấp độ hơn. Daniel Goleman thông qua cuốn sách Trí tuệ xúc cảm đã chỉ ra những đặc điểm chính của một người chỉ số EI cao: 

• Họ có thể nhận thức và điều chỉnh được những cảm xúc của mình
• Sự nhận thức và điều chỉnh này được điều khiển hướng nội với chính mình và hướng ngoại với những người khác.

Theo Goleman, “năng lực cá nhân” (personal competence) xuất phát từ việc nhận thức và điều chỉnh cảm xúc của chính mình, “năng lực xã hội” (social competence) là sự nhận thức và điều chỉnh cảm xúc của người khác. Tuy vậy, một đội nhóm tốt vẫn phải chú ý quan tâm đến cảm xúc của các thành viên, cảm xúc và tâm trạng của nhóm, cũng như cảm xúc của các cá nhân và các nhóm khác bên ngoài. 

Xây dựng cảm xúc cá nhân

Khi một thành viên không có cùng cảm xúc với những người còn lại, nhóm cần phải thể hiện sự tương ứng với trí tuệ cảm xúc của cá nhân đó. Điều đó đơn giản có nghĩa là nhận thức được vấn đề. Khi nhóm có quy chuẩn nhằm khuyến khích sự hiểu biết giữa các cá nhân, các thành viên sẽ dễ dàng nhận ra rằng hành vi “phá đám” của một nhân viên mới tới thực ra là để “phòng vệ”. 

Nhiều nhóm xây dựng trí tuệ cảm xúc bằng cách cố gắng xem xét vấn đề từ quan điểm của từng thành viên. Giờ ta hãy nghĩ về một tình huống mà một nhóm bốn người phải đưa ra quyết định; ba người có ý kiến này nhưng người thứ tư lại có ý kiến khác. Để cho nhanh, trưởng nhóm sẽ ra quyết định dựa theo số đông. Nhưng một nhóm có chỉ số trí tuệ cảm xúc cao trước hết sẽ tạm dừng để lắng nghe ý kiến phản đối của người còn lại. Đồng thời họ sẽ đặt câu hỏi xem liệu tất cả mọi người có hoàn toàn ủng hộ quyết định này hay không, ngay cả khi sự đồng thuận đã thể hiện rõ. Những nhóm như vậy sẽ đặt câu hỏi: “Còn quan điểm của ai mà chúng tôi chưa được nghe hay chưa được cân nhắc kỹ hay không?”

Điều chỉnh cảm xúc cá nhân

Sự hiểu biết giữa các cá nhân và xem xét các quan điểm là hai cách giúp nhóm có thể nhận thức tốt hơn về quan điểm và cảm xúc của các thành viên.

Chúng tôi thông qua nghiên cứu này đều thừa nhận rằng chúng ta thường điều chỉnh hành vi của bản thân theo tín hiệu cảm xúc của những người xung quanh. Đôi khi, có một điều gì đó khiến chúng ta bực tức vào lúc ban đầu, tuy nhiên, sau đó lại không cảm thấy quá tệ, hoặc thấy tồi tệ hơn gấp chục lần. Phản ứng của chúng ta thường tùy thuộc vào việc đồng nghiệp là người có khuynh hướng hòa giải hay đổ dầu vào lửa. Cách tốt nhất để điều chỉnh cảm xúc của thành viên là đặt ra các tiêu chuẩn trong nhóm cho cả mối quan hệ đối đầu và sự quan tâm.Đặt ra các quy định để củng cố hành vi quan tâm là không khó và vấn đề thường tập trung vào những điều nhỏ nhặt. 

Ví dụ, khi một thành viên tỏ ra lo lắng, các thành viên khác có thể thay đổi điều này bằng cách tỏ ra hiểu cảm xúc của người đó. Chúng tôi đã gặp điều này trong một cuộc họp khi mà một thành viên trong nhóm tức giận vì thời gian và địa điểm của buổi họp bất tiện với anh ấy. Một thành viên khác đã cảm ơn vì anh ấy đã cố gắng hết sức để đến họp, thái độ của anh ấy đã thay đổi 180 độ. 

Nói chung, định hướng quan tâm bao gồm việc thể hiện sự quan tâm tích cực, đánh giá cao và tôn trọng các thành viên trong nhóm qua các hành vi như ủng hộ, ghi nhận và thương cảm. Dưới đây là những quy tắc giúp xây dựng lòng tin và ý thức bản sắc nhóm giữa các thành viên.

• Sự thấu hiểu giữa các cá nhân
• Trao đổi quan điểm 
• Đối đầu theo kiểu quan tâm

Nhóm là nền tảng của một tổ chức, họ không thể làm việc hiệu quả nếu thiếu sự tin tưởng lẫn nhau và cam kết chung hướng tới các mục tiêu. Tiếp theo, chúng ta hãy cùng tìm hiểu về cách ử lý cũng như điều chỉnh cảm xúc nhóm. 

Điều chỉnh cảm xúc nhóm

 Nhiều nhóm luôn ý thức phải nỗ lực để xây dựng tinh thần nhóm. Những cuộc đi chơi khuyến khích hoạt động theo nhóm (cho dù chỉ là những thách thức thể lực thuần túy) là phương pháp phổ biến để xây dựng ý thức về lòng nhiệt tình của một tập thể.

Nhưng những nhóm làm việc hiệu quả nhất mà chúng tôi từng nghiên cứu không chỉ dừng lại ở việc tổ chức vài ba “cuộc leo núi trong nhà”. Họ xây dựng các quy tắc để tăng cường khả năng ứng phó hiệu quả với những thách thức cảm xúc mà nhóm đối mặt hằng ngày. Họ ủng hộ những quy tắc với nội dung:

•  tạo ra nguồn lực để làm việc với các cảm xúc
•  thúc đẩy một môi trường lạc quan
•  khuyến khích sự chủ động trong giải quyết vấn đề. 

Một trong những quy tắc có tác động mạnh nhất đến việc thiết lập khả năng ứng phó với các tình huống thử thách về cảm xúc của nhóm là nhấn mạnh vào việc giải quyết vấn đề một cách chủ động. 

Xử lý cảm xúc ngoài nhóm

Kiểu trí tuệ cảm xúc cuối cùng mà bất kỳ nhóm làm việc có hiệu suất cao nào cũng cần quan tâm là những mối quan hệ ngoài ranh giới nhóm. Cũng giống như các cá nhân nên quan tâm tới cảm xúc của chính mình và người khác, nhóm cũng nên xem xét cả cảm xúc bên trong lẫn bên ngoài nhóm. Đặc điểm của những mối quan hệ cảm xúc ngoài nhóm, họ xây dựng quan hệ tình cảm gần gũi trong nhóm, nhưng lại lờ đi các cảm xúc, nhu cầu, mối quan tâm của những cá nhân và nhóm quan trọng khác trong tổ chức.

Trên thực tế, có rất nhiều thành viên nhóm hành động với vai trò là người liên lạc với các đơn vị quan trọng bên ngoài. Nhiều nhóm được thành lập với các thành viên từ những bộ phận khác nhau của tổ chức, vì vậy bất đồng quan điểm là điều hiển nhiên. 

Trên thực tế, có rất nhiều thành viên nhóm hành động với vai trò là người liên lạc với các đơn vị quan trọng bên ngoài. Nhiều nhóm được thành lập với các thành viên từ những bộ phận khác nhau của tổ chức, vì vậy một quan điểm vượt giới hạn cũng là điều tự nhiên. Các nhóm khác cần cố gắng hơn một chút. Một nhóm trong nghiên cứu của chúng tôi đã nhận ra rằng điều quan trọng là phải nắm bắt được quan điểm của công đoàn. Do đó, một thành viên từ bộ phận nhân sự đã cố gắng đưa một người của công đoàn vào nhóm này. Phương thức này đặc biệt quan trọng trong trường hợp mà công việc của cả nhóm có những tác động đáng kể đến những người khác trong tổ chức, chẳng hạn như khi một nhóm được yêu cầu thiết kế một hệ thống mạng nội bộ để phục vụ nhu cầu của mọi người.

Nguồn: Cuốn  HBR Quản lý đội nhóm thuộc bộ HBR ONPOINT 2020