Làm thế nào để giải quyết xung đột tại nơi làm việc?

Xung đột đề cập đến những bất đồng hoặc tranh cãi, nảy sinh trong nhiều hoàn cảnh và bối cảnh khác nhau, trong đó có môi trường làm việc.

Khi có xung đột, điều quan trọng là phải biết cách điều hướng và giải quyết nó.

Để giải quyết xung đột, bạn cần đọc cả tín hiệu giao tiếp bằng lời nói và phi ngôn ngữ, để giữ bình tĩnh và kiểm soát cảm xúc của mình cũng như cố gắng hiểu được lập trường của các bên xung đột.

Giải quyết xung đột là gì?

Xung đột tại nơi làm việc đôi khi phát sinh khi hai hoặc nhiều bên có mục tiêu, quan điểm hoặc phong cách khác nhau. Giải quyết xung đột là nghệ thuật giải quyết những khác biệt đó và tìm ra điểm chung giúp mọi người làm việc cùng nhau trong hòa bình.

Kỹ năng giải quyết xung đột

Khả năng giải quyết xung đột thường được coi là một kỹ năng của các nhà lãnh đạo. Những người có thể nhận định xung đột và xác định nguyên nhân, thừa nhận các ý kiến ​​khác nhau và xây dựng sự đồng thuận rất có giá trị đối với nhiều tổ chức. Nó làm cho những quan điểm cá nhân khác biệt được đặt sang một bên để mọi thứ tiếp tục diễn ra.

Dưới đây là bảy kỹ năng giải quyết xung đột có thể áp dụng tại nơi làm việc:

Tích cực lắng nghe

Tích cực lắng nghe là một phần quan trọng trong công tác quản lý và giải quyết xung đột. Một nhân viên có thể được người khác chỉ ra ảnh hưởng từ hành vi của họ và bằng cách tích cực lắng nghe, họ có thể hiểu được căn nguyên của những lời phàn nàn và tìm cách giải quyết.

Hành động

Người có khuynh hướng hành động có nghĩa là quyết đoán tìm ra biện pháp thay vì chờ đợi người khác. Một đồng nghiệp có thể nhận thấy cô đã làm người khác khó chịu và tích cực tìm cách giải quyết vấn đề đó với đối phươngcàng sớm càng tốt.

Các nhà quản lý cũng có thể nhận thấy xung đột đang diễn ra và can thiệp để giải quyết xung đột trước khi mọi thứ trôi đi.

Tiếp nhận quan điểm

Tiếp nhận quan điểm là khả năng hiểu được góc nhìn của người khác. Bạn có thể tự hỏi: “Những suy nghĩ, tác nhân và quan sát của họ là gì?” Ví dụ: một khách hàng gọi điện tới dịch vụ chăm sóc khách hàng vì không biết cách sử dụng sản phẩm của công ty. Mặc dù nhân viên nhận cuộc gọi có thể hiểu rõ cách sử dụng sản phẩm, nhưng họ có thể hưởng lợi từ việc hiểu được sự nhầm lẫn của khách hàng. Trên thực tế, những cuộc trò chuyện này có thể đem lại những cải tiến tiềm năng đối với thiết kế hoặc đào tạo sản phẩm.

Hòa giải

Hòa giải là khi một bên thứ ba trung lập tham gia vào việc giải quyết xung đột. Người hòa giải có thể là một chuyên gia được đào tạo, hoặc một người bên ngoài cuộc xung đột có thể đưa ra quan điểm khách quan.

Giải quyết vấn đề

Kỹ năng giải quyết vấn đề giúp bạn xác định nguồn gốc của vấn đề và tìm ra giải pháp hiệu quả. Trong quá trình giải quyết xung đột, người quản lý có thể sử dụng các kỹ năng giải quyết vấn đề của họ để xác định các lĩnh vực thỏa hiệp giữa hai thành viên trong nhóm không đồng ý.

Các bước được liệt kê dưới đây có thể giúp bạn giải quyết nhiều mâu thuẫn tại nơi làm việc:

Hãy bình tĩnh và dành một chút thời gian 

Trước khi tiến tới giải quyết xung đột, bạn nên hít thở sâu vài lần. Việc ngồi xuống thay vì đứng hay rụt vai lại cũng có thể giúp bạn bình tĩnh hơn. Đừng bắt chéo chân. Thả lỏng hai tay.

Tìm một nơi riêng tư, thoải mái để trao đổi

Cả việc xung đột và giải quyết xung đột đều có thể khiến người khác mất tập trung. Tìm một nơi mà bạn có thể giải quyết vấn đề riêng tư. Những người tham gia giải quyết mâu thuẫn nên được sắp xếp chỗ ngồi tương đương.

Thừa nhận vấn đề

Để có một cuộc trò chuyện hữu ích, tất cả các bên phải thừa nhận vấn đề ngay từ đầu. Bắt đầu giải quyết xung đột bằng cách bình tĩnh chia sẻ quan điểm của bạn và yêu cầu cá nhân hoặc các bên khác chia sẻ kinh nghiệm của họ.

Tìm giải pháp

Một khi vấn đề đã được thừa nhận, mọi người cần tìm ra một giải pháp. Nếu bạn đang hòa giải một tình huống và một bên không sẵn sàng đồng ý tìm ra giải pháp, bạn có thể muốn nói chuyện riêng với họ để hiểu lý do và cách bạn có thể thuyết phục họ tham gia.

Thống nhất phương án giải quyết

Lý tưởng nhất là tại thời điểm này, mỗi cá nhân nên nhận thức được trách nhiệm của mình và cố gắng cải thiện tình hình. Trước khi kết thúc cuộc trò chuyện, hãy đặt mục tiêu tạo ra một kế hoạch giải quyết bao gồm các bước cho từng người liên quan.

Kế hoạch giải quyết có thể bao gồm lời xin lỗi và thay đổi hành vi để ngăn mâu thuẫn tương tự phát sinh thêm lần nữa. Ví dụ: nếu một nhân viên cảm thấy ý tưởng của họ không được người quản lý đánh giá cao, kế hoạch giải quyết có thể là nhà quản lý dành thời gian để lắng nghe những ý kiến mà nhân viên đã viết ra trong suốt cả tuần.

Hy vọng rằng việc làm theo các bước trên và sử dụng các kỹ năng giải quyết xung đột của bạn sẽ giúp giải quyết xung đột. Tuy nhiên, có thể xảy ra trường hợp một hoặc nhiều bên không hợp tác hoặc xung đột leo thang. Trong tình huống này, tốt nhất là liên quan đến bộ phận nhân sự hoặc lãnh đạo cấp cao hơn.

Nguồn: Indeed