Khắc phục khi hệ thống phản hồi của nhân viên không hiệu quả

Việc quản lý phản hồi phù hợp tạo ra sự khác biệt giữa việc có được những nhân viên vui vẻ, gắn bó và một thương hiệu bị hoen ố.

Ngày càng có nhiều tổ chức gặp khó khăn trong việc xử lý phản hồi. Khi ngày càng có nhiều tin bài về các nhân viên đối mặt với các vấn đề phân biệt đối xử và quấy rối nội bộ chưa được giải quyết trong tổ chức của họ – Amazon, Apple, Google, v.v. – câu hỏi trở thành: “Tại sao những nhân viên này lại tham gia các diễn đàn công cộng ngay từ đầu?”

Đó là bởi họ không tìm thấy giải pháp hoặc công lý trong nội bộ, vì hệ thống phản hồi của tổ chức của họ không hiệu quả.

Các tổ chức thường nghĩ rằng khi cần thu thập phản hồi của nhân viên và hành động theo nó, những gì họ đang làm đang hiệu quả. Nhưng thực tế là trong báo cáo “Tình trạng quấy rối nơi làm việc” của Forbes, các nhà nghiên cứu nhận thấy rằng 44% nhân viên vẫn đang bị quấy rối tại nơi làm việc, có nghĩa là có điều gì đó không hiệu quả. Việc quản lý phản hồi phù hợp tạo ra sự khác biệt giữa việc có được những nhân viên vui vẻ, gắn bó và một thương hiệu bị hoen ố.

Forbes đã làm việc với một số tổ chức để giúp họ cải thiện việc quản lý phản hồi. Dưới đây là một số cách hệ thống phản hồi bị hỏng và cách khắc phục chúng.

Vấn đề 1: Băng thông

Một trong những trở ngại mà các tổ chức phải đối mặt khi thực hiện hành động đối với phản hồi là họ thường không có băng thông – nhân viên, thời gian, nguồn lực, v.v. – để theo dõi và giải quyết đầy đủ các vấn đề được báo cáo. Hai báo cáo mới cho thấy khối lượng công việc đã tăng lên đối với các bộ phận nhân sự trong năm qua: Một báo cáo cho thấy 64% bộ phận nhân sự báo cáo khối lượng công việc tăng lên do chuyển sang làm việc từ xa, trong khi một báo cáo khác cho thấy 80% đang trải qua khối lượng công việc cao hơn.

Dường như cũng có nỗi lo sợ về sự quá tải nếu HR cam kết đưa ra những cách tốt hơn để tìm nguồn phản hồi, điều này sẽ áp đảo một nhóm vốn đã bị bó buộc. Nếu hệ thống được sử dụng để thu thập phản hồi đã lỗi thời hoặc nếu “hệ thống” chỉ đơn giản là một thư mục trên máy tính để bàn chứa đầy các báo cáo tài liệu Word, thì việc cố gắng theo dõi và giải quyết phản hồi có thể khó hơn bình thường.

Các vấn đề tại nơi làm việc vẫn tồn tại và những vấn đề quấy rối, thiên vị, an toàn hoặc các mối quan tâm khác không bị tạm dừng trong khi bộ phận nhân sự cố gắng bắt kịp công việc tồn đọng. Nếu người làm nhân sự hiểu rằng tình trạng thiếu băng thông nhân sự có thể dẫn đến một vụ bê bối tiềm ẩn trước công chúng, các vấn đề pháp lý và tổn hại thương hiệu, cũng như thấy được giá trị của việc giữ an toàn cho nhân viên, họ sẽ có thể đủ khả năng thay đổi các ưu tiên trong một tổ chức.

Vấn đề 2: Thích ứng thành công

Có thể tổ chức của bạn đã cam kết cải tiến cách tiếp cận phản hồi và đang triển khai các kênh mới cho nhân viên sử dụng. Điều đó không nhất thiết có nghĩa là nhân viên sẽ ngay lập tức bắt đầu sử dụng các nguồn lực đó và chấp nhận sáng kiến mới của bạn – đặc biệt nếu họ đã từng gặp phải sự không quan tâm giải quyết từ lãnh đạo đối với phản hồi của họ trong quá khứ.

Việc chấp nhận nhân viên là một lĩnh vực khác mà các tổ chức cần phải thực hiện một cách tiếp cận lâu dài và nó sẽ không xảy ra chỉ với một email thông báo là xong. Thay vào đó, nhân viên cần biết rằng kế hoạch này là sự thật và ban lãnh đạo của họ thực sự cam kết cải thiện sức khỏe của họ trong công việc.

Điều này có nghĩa là lập chiến lược cho cách tiếp cận quản lý phản hồi và minh bạch về quy trình. Nguồn phản hồi từ nhân viên về trải nghiệm của họ với việc đưa ra phản hồi. Có thông điệp đến từ cấp cao nhất và có sự hỗ trợ của người điều hành để thúc đẩy giao tiếp và gắn kết mọi người theo cùng một mục tiêu. SHRM chỉ ra rằng hai trở ngại lớn đối với việc áp dụng là thiếu tầm nhìn rõ ràng về việc áp dụng công nghệ mới của họ và sự không kết nối giữa những công cụ mà lãnh đạo nghĩ sẽ hiệu quả và những công cụ mà nhân viên sẽ sử dụng.

Việc chấp nhận nhân viên thành công không chỉ là việc khiến nhân viên sử dụng các công cụ phản hồi mà còn là việc tăng cường sự tin tưởng của họ vào tổ chức của bạn để họ tin rằng bạn muốn nghe phản hồi của họ và sẽ thực hiện các bước để khắc phục điều đó.

Vấn đề 3: Định kỳ và bị động

Một vấn đề khác cản trở việc thu thập, theo dõi và giải quyết thành công các phản hồi của nhân viên là sự thụ động. Đừng hoạt động theo giả định rằng việc nghe nhân viên về trải nghiệm tại nơi làm việc của họ chỉ nên được đưa vào thời gian đánh giá hiệu suất hàng năm hoặc các cuộc khảo sát cam kết hàng quý mà không đặt câu hỏi phù hợp hoặc để lại không gian để bày tỏ các vấn đề hoặc mối quan tâm đang diễn ra.

Rào cản khác là nhiều nhà lãnh đạo cho rằng bằng cách đưa ra hòm thư góp ý hoặc có chính sách mở cửa, họ không phải làm gì thêm mà chỉ thụ động chờ phản hồi. Sự thụ động này có thể gây hại, vì báo cáo của Forbes cho thấy chỉ có 53% nhân viên xem vấn đề của họ được giải quyết với cảm giác cấp bách. Ngoài ra, chỉ 54% nhân viên có báo cáo hoặc nộp đơn khiếu nại đã được giải quyết hoàn toàn các vấn đề của họ.

Cuối cùng, đó là sự thiếu ý thức về phản hồi toàn diện của nhân viên: Các vấn đề không chỉ xuất hiện vào thời điểm đánh giá hàng năm mà ảnh hưởng đến cuộc sống hàng ngày của nhân viên, vì vậy họ cần có các công cụ liên tục để báo cáo. Ngoài ra, các tổ chức nên tích cực tìm kiếm phản hồi từ nhân viên của họ, cung cấp các kênh báo cáo ẩn danh, thực hiện và giải quyết các trường hợp với tinh thần khẩn trương và làm việc để giảm bớt rào cản của sự do dự và tăng cường sự tin tưởng sẽ giúp nhân viên dễ dàng báo cáo hơn.

Một cách tốt hơn để thực hiện quản lý phản hồi của nhân viên

Một kế hoạch quản lý phản hồi của nhân viên phải tăng hiệu quả và tổ chức, đồng thời giảm thời gian theo dõi các báo cáo cá nhân. Nó cũng sẽ giúp các tổ chức giải quyết vấn đề dễ dàng hơn và phân tích dữ liệu để xem chúng đang hoạt động như thế nào với quy trình. Tạo ra một môi trường hạnh phúc và lành mạnh cho nhân viên phát triển sẽ cam kết thay đổi văn hóa, minh bạch và biết giá trị của việc chấm dứt quấy rối, phân biệt đối xử, thiên vị và các hành vi sai trái khác tại nơi làm việc.

Nguồn: Forbes

Trả lời

LET'S GO
SUBSCRIBE
awesome
Sed ut perspiciatis unde omnis