Đã đến lúc chấm dứt thói quen phát biểu dài dòng trong các cuộc họp

Chia sẻ quan điểm là điều rất quan trọng, nhưng việc xác định thời điểm và cách thức chia sẻ còn quan trọng hơn. Chuyện gì sẽ xảy ra khi bạn độc chiếm thời lượng trong các cuộc họp?

Đã bao giờ bạn rơi vào tình huống: bạn tóm lược lại một cuộc họp mang tính chiến lược nhưng rồi chợt nhận ra rằng bạn không thể nhớ nổi một ai đã chia sẻ hoặc đóng góp ý kiến ngoài bản thân mình? Trong khi nhiều nhà lãnh đạo cần học cách lên tiếng thì bạn lại gặp vấn đề ngược lại: bạn dường như không thể ngừng nói. Vậy chuyện gì sẽ xảy ra? Điều này có thể khiến những người xung quanh khó chịu – các thành viên trong nhóm thất vọng vì họ muốn chia sẻ ý tưởng của riêng mình nhưng không có cơ hội, còn người quản lý bực bội vì họ không được lắng nghe những quan điểm khác. Và rồi ý tưởng của bạn không đi tới đâu cả vì những người liên quan mất kiên nhẫn với thói quen nói nhiều của bạn – và bắt đầu lờ bạn đi.

Nếu bạn lo ngại mình độc chiếm thời lượng trong các cuộc họp, hãy thử áp dụng các cách sau.

Đo lường chính xác mức độ chia sẻ

Hãy dành thời gian suy ngẫm sau các cuộc họp. Nếu bạn cảm thấy mình đã chia sẻ quá nhiều, hãy nhìn vào những người . Hãy tự hỏi bản thân một cách trung thực: “Mình có lấn át người khác không?” và ước lượng xem trong cuộc họp bạn đã phát biểu bao lâu.

Ví dụ: “Mình đã phát biểu trong khoảng một phần ba thời gian và tranh luận với Jim hai lần.” Hãy nhớ rằng, không có một điểm cụ thể nào quy định mức độ bạn nên hoặc không nên nói. Bạn cần sử dụng trực giác của mình. Nếu bạn nhận thấy mình có thói quen lấn át người khác thì đã đến lúc cần thay đổi. Hãy cố gắng ưu tiên lắng nghe hơn là nói.

Bạn cũng nên tự đưa ra quy tắc về thời điểm chia sẻ cho chính bản thân bạn. Chẳng hạn như: “Tôi sẽ không phát biểu cho đến khi có ít nhất hai người khác trong cuộc họp chia sẻ ý kiến” hoặc “Tôi sẽ chỉ chia sẻ có giới hạn”, hoặc, “Tôi sẽ tự tính giờ và chỉ nói trong vòng ba phút.”

Tất nhiên, lời khuyên này không phải lúc nào cũng có tác dụng. Nhưng đối với các cuộc họp thông thường, hãy tập im lặng và để người khác có cơ hội chia sẻ ý kiến. Dù không muốn lúc nào cũng phải giới hạn thời gian nói của mình, nhưng việc tuân thủ quy tắc thời gian ngay từ đầu sẽ giúp bạn xây dựng thói quen nhường cơ hội phát biểu cho người khác.

Chia sẻ ý kiến theo cách khác

Nếu có khả năng sáng tạo vượt trội, bạn có thể sẽ rất nhạy bén khi cần động não và nhanh chóng tạo ra vô số ý tưởng. Tuy nhiên, nếu có xu hướng lan man khi mô tả những ý tưởng đó, bạn có thể bị phân tán và làm không tốt. Hãy nghĩ tới những cách khác để sắp xếp ý tưởng và truyền đạt cho người nghe. Ví dụ: bạn có thể lưu lại những thông tin cần thiết trên máy tính để chuẩn bị kĩ càng hơn cho cuộc họp lần sau; hoặc bạn có thể chia sẻ ý tưởng ngoài cuộc họp – ví dụ: qua email hoặc nền tảng trò chuyện nội bộ.

Hãy sử dụng bất kỳ phương pháp nào mà bạn muốn để sắp xếp ý tưởng. Và rồi, những ý nghĩ bạn đã chuẩn bị kĩ lưỡng sẽ được truyền đạt cho người khác khi bạn chia sẻ. Tôi đã từng làm việc cùng một khách hàng có nhiều ý tưởng tuyệt vời. Tuy nhiên, người giám sát của cô cho rằng khi cô cố gắng diễn đạt chúng, những ý tưởng đó trở nên rối rắm và khó hiểu. Vị khách hàng này không thể cô đọng bài phát biểu và luôn độc chiếm thời lượng trong các cuộc họp cấp cao. Để lấy lại uy tín và trở nên có tổ chức hơn, khách hàng của tôi đã học cách chỉ chia sẻ một quan điểm tại một thời điểm nhất định. Đối với những vấn đề quan trọng, cô sẽ tiếp tục chia sẻ qua email hoặc trong một cuộc họp khác. Phương pháp này đã giúp cô kiểm soát cách thức chia sẻ ý kiến trong các cuộc họp.

Tập nén suy nghĩ

Hãy chỉ phát biểu những gì cần thiết và có tác động. Bạn có thể tưởng tượng như mình đang sử dụng twitter vậy: Phải làm thế nào để truyền đạt ý tưởng nếu tôi đang tweet và bị giới hạn ký tự? Làm sao để lược bỏ những chi tiết rườm rà và không cần thiết?

Bạn cũng có thể thử viết ra những điều bạn muốn thảo luận trong cuộc họp. Điều này sẽ giúp bạn tìm thấy nhịp điệu trong cách đưa ra ý tưởng. Khi bạn đã thiết lập nhịp điệu để nén suy nghĩ của mình, bạn sẽ không cần mất nhiều thời gian để chuẩn bị và luyện tập.

Hãy coi mình là một biên tập viên, bạn cần loại bỏ những từ ngữ và ý tưởng không truyền đạt được những điều cốt lõi mà bạn muốn chia sẻ. Tôi có cơ hội làm việc với một nhà lãnh đạo, cô ấy cho biết bản thân có thể lược bỏ khoảng năm từ trên mỗi câu nói một cách hợp lý. Năm từ – nghe có vẻ không nhiều, nhưng sẽ khiến cuộc nói chuyện trở nên dài dòng và lộn xộn. Bằng cách thu gọn các câu nói của mình, cô đã gửi đi những thông điệp có tác động lớn hơn.

Tạo khoảng nghỉ 

Bạn có cho đồng nghiệp đủ thời gian để hiểu những gì bạn nói và đặt câu hỏi không? Nếu không, hãy tự cho bản thân một tín hiệu để tạm dừng.

Một khách hàng của tôi quyết định rằng khi cần giảm tốc độ và ngừng nói, anh ta sẽ tự véo mình. Đây là một tín hiệu để tạm nghỉ, ngừng nói hoặc đặt câu hỏi cho nhóm. Chiến thuật đơn giản này có thể mang lại hiệu quả đáng kinh ngạc. Bằng cách giảm tốc độ và tạm dừng có chủ ý, bạn có thể điều chỉnh mức độ chia sẻ và thông điệp bạn truyền đi có khả năng tiếp cận người nghe tốt hơn.

Tìm kiếm sự giúp đỡ

Hiện tại, khó có thể biết liệu bạn có đang chia sẻ quá mức hay không. Một quan điểm mới có thể mang tới một góc nhìn mới. Bạn có thể nhờ đồng nghiệp hoặc cố vấn đáng tin cậy nhận xét về cách bạn thực hiện mục tiêu nói ít hơn và lắng nghe nhiều hơn.

“Tôi có chia sẻ ý kiến trong vòng ba phút hoặc ít hơn không?” Hãy đề nghị họ đưa ra những nhận xét cụ thể. Câu trả lời từ họ sẽ cung cấp những thông tin cần thiết mà bạn có thể áp dụng cho các cuộc trò chuyện trong tương lai. Một khách hàng khác của tôi đã thành lập một thỏa thuận đối ứng với người đồng nghiệp thân thiết. Họ cam kết sẽ chú ý đến mục tiêu của đối phương và gặp nhau mỗi tháng một lần để chia sẻ quan điểm của mình.

Chia sẻ quan điểm là điều rất quan trọng, nhưng việc xác định thời điểm và cách thức chia sẻ còn quan trọng hơn. Hãy thử áp dụng những phương pháp trên đây để chắc chắn rằng ý kiến ​​đóng góp của bạn đang được lắng nghe.

Nguồn: HBR