Cách học hỏi từ thất bại

Trước hết, thất bại không phải lúc nào cũng tệ. Trong tổ chức, nó đôi khi tệ thật, đôi khi không thể tránh được, và đôi khi còn tốt. Thứ hai, việc học hỏi từ thất bại của tổ chức không đơn giản.

Thái độ và hành động cần thiết để phát hiện và phân tích thất bại một cách hiệu quả rất hạn chế tại hầu hết các công ty, và nhu cầu cho các chiến lược học hỏi tùy tình hình cụ thể không được đánh giá cao. Các tổ chức cần những phương thức mới và tốt hơn để vượt qua các bài học hời hợt hoặc tự an ủi bản thân. Điều đó đồng nghĩa với việc loại bỏ các niềm tin văn hóa cũ và những quan niệm rập khuôn về thành công cũng như đón nhận những bài học thất bại.

Trò chơi đổ lỗi

Thất bại và sai lầm luôn xuất hiện trong hầu hết các gia đình, tổ chức và nền văn hóa.

Các nhà điều hành mà tôi đã phỏng vấn trong những tổ chức khác nhau như bệnh viện và ngân hàng đầu tư thừa nhận họ đang bị phân vân: Làm thế nào để họ có thể phản ứng một cách tích cực trước thất bại mà không khiến mọi người hiểu nhầm rằng đó là thái độ bất cần? Nếu mọi người không bị đổ lỗi cho các thất bại, điều gì sẽ đảm bảo họ cố gắng hết sức có thể để hoàn thành công việc tốt nhất?

Khi tôi yêu cầu các lãnh đạo xem xét rồi ước tính xem có bao nhiêu thất bại trong tổ chức của họ thực sự đáng trách, câu trả lời của họ thường rất khiêm tốn – có lẽ từ 2-5%. Nhưng khi tôi hỏi có bao nhiêu thất bại bị coi là đáng trách, họ nói (sau khi dừng một chút hoặc là cười) là 70-90%. Hệ quả đáng tiếc là nhiều thất bại không được báo cáo và bài học do đó cũng đi tong.

Không phải mọi thất bại đều được tạo ra bằng cách giống nhau

Tìm hiểu thấu đáo về nguyên nhân và bối cảnh của thất bại sẽ giúp các tổ chức tránh trò chơi đổ lỗi và thiết lập chiến lược hiệu quả để học hỏi từ thất bại. Mặc dù nhiều sai lầm có thể xảy ra trong tổ chức, nhưng chúng được chia thành ba loại chính: có thể ngăn ngừa, khá phức tạp và thông minh.

Thất bại có thể ngăn ngừa trong các hoạt động có thể dự đoán

Hầu hết các thất bại thuộc loại này có thể coi là “tệ”. Chúng thường liên quan đến sự sai lệch so với thông số kỹ thuật trong cách quy trình được xác định chặt chẽ của những hoạt động sản xuất và dịch vụ có quy mô lớn hoặc khối lượng sản xuất lớn. Với sự đào tạo và hỗ trợ thích hợp, nhân viên có thể tuân theo các quy trình đó một cách nhất quán. Khi không làm vậy, thường là do họ đi lệch hướng, thiếu chú ý hoặc thiếu năng lực. Nhưng trong những trường hợp như vậy, nguyên nhân có thể được xác định dễ dàng và giải pháp nhanh chóng được đưa ra. Chúng ta có thể sử dụng danh sách kiểm tra như một giải pháp. Một giải pháp khác là Hệ thống sản xuất vẫn được ca ngợi của Toyota, xây dựng việc học hỏi liên tục từ những thất bại nhỏ vào phương pháp cải thiện.

Thất bại không thể tránh được trong các hệ thống phức tạp

Một số lượng lớn các thất bại của tổ chức đều có căn nguyên từ sự thiếu chắc chắn vốn có của công việc: Sự kết hợp cụ thể giữa các nhu cầu, con người và vấn đề có thể chưa từng xảy ra. 

Mặc dù các lỗi nghiêm trọng có thể được ngăn chặn bằng cách tuân theo các quy trình lý tưởng nhất về an toàn và quản trị rủi ro, bao gồm việc phân tích kỹ lưỡng bất kỳ sự kiện tương tự nào xảy ra, chúng ta vẫn không thể nào tránh được các lỗi quy trình nhỏ. Nếu coi chúng là tệ, chúng ta không chỉ gây ra sự hiểu nhầm về cách vận hành của các hệ thống mà còn phản tác dụng, Để tránh các lỗi gây ra hậu quả, chúng ta cần nhanh chóng xác định và sửa chữa các lỗi nhỏ. 

Thất bại thông minh tại giới hạn của sự hiểu biết

Thất bại này xứng đáng được coi là “tốt”, bưởi chúng cung cấp kiến thức mới có giá trị, có thể giúp tổ chức vượt lên dẫn trước đối thủ và đảm bảo tăng trưởng tương lai. Chúng xảy ra khi việc thử nghiệm là cần thiết: khi không thể biết trước câu trả lời bởi tình huống này chưa từng được bắt gặp, và có lẽ cũng sẽ không diễn ra lần nữa. 

Việc chấp nhận các lỗi quy trình không thể tránh khỏi trong các hệ thống phức tạp và thất bại thông minh tại giới hạn của sự hiểu biết sẽ không cho thấy sự tầm thường. Thật vậy, việc chấp nhận thất bại là cần thiết đối với bất kỳ tổ chức nào muốn rút kinh nghiệm từ chúng.

Xây dựng văn hóa học tập

Chỉ các lãnh đạo mới có thể kiến tạo và củng cố văn hóa đối phó với trò chơi đổ lỗi, khiến mọi người vừa cảm thấy thoải mái vừa dám nhận trách nhiệm và học hỏi từ thất bại. Họ nên yêu cầu tổ chức của mình thấu hiểu về những gì đã xảy ra – chứ không phải “ai gây ra” – khi có sai lầm. Điều này đòi hỏi nhân viên liên tục báo cáo các thất bại, dù lớn hay nhỏ; phân tích chúng một cách hệ thống; và chủ động tìm kiếm các cơ hội thử nghiệm.

Nguồn: HBR Xây dựng tổ chức học tập