Các nhà lãnh đạo tinh tế đồng cảm với nhân viên như thế nào?

Các nhà lãnh đạo muốn hỗ trợ nhân viên vượt qua nỗi đau. Một số nhà lãnh đạo khác lại tin rằng cảm xúc không nên tồn tại ở nơi làm việc. Việc chỉ cung cấp các công cụ hoạt động và tài nguyên cho nhóm của bạn không còn đủ nữa – bạn cũng cần tạo ra sự an toàn về tâm lý để họ phát triển. 

Hai năm dịch bệnh căng thẳng ngày đã cho thấy rõ ràng rằng các nhà quản lý cần chuyển trọng tâm sang việc đáp ứng và hỗ trợ tinh thần của nhân viên. Việc cung cấp các công cụ hoạt động và tài nguyên cho nhóm của bạn một cách đơn thuần không còn đủ để đáp ứng nữa – bạn cũng cần tạo ra sự an toàn về tâm lý để họ phát triển. Điều đó có nghĩa là bạn phải cảm thấy thoải mái khi có những cuộc trò chuyện không thoải mái.

Thật khó để hồi đáp lại khi ai đó tiết lộ điều gì đó gây đau đớn hoặc xúc động với bạn. Ví dụ, một trong những khách hàng của chúng tôi, Evie, * một giám đốc CNTT, đã bị sẩy thai khi đang làm việc tại nhà cách đây vài năm. Cấp trên của cô, Mike, *nhận thấy có điều gì đó không ổn và đã gọi cô để hỏi thăm. Khi Mike gọi điện, cô biết mình không thể nói dối nên đã hít một hơi thật sâu, lấy hết can đảm và chia sẻ: “Anh biết không, thực lòng tôi muốn cho anh biết tôi bị sẩy thai và thực sự phải vật lộn với điều đó… về cả tinh thần và thể chất. ” Mike im lặng trong một khoảng dài trước khi cuối cùng nói, “Chà… hãy làm những gì cô cần làm,” và nhanh chóng kết thúc cuộc điện thoại. Phản ứng của Mike đã ám ảnh với Evie cho đến tận hôm nay, sau nhiều năm. Trong khoảnh khắc mất mát và đau khổ, cô cảm thấy hoàn toàn không được hỗ trợ. Đây có phải là chủ ý của anh ấy không? Không, nhưng đó là tác động mà anh ấy tạo ra.

Với tư cách là nhà lãnh đạo, chúng ta bắt buộc phải dành thời gian để học cách xuất hiện khi nhân viên của mình cần, dù cho tình huống mà họ gặp phải có thể gây khó chịu đến mức nào đối với chúng ta. Để thúc đẩy năng suất và sự đổi mới sáng tạo, chúng ta cần tạo ra môi trường nơi các thành viên mà chúng ta phụng sự có thể phát triển. Kelly Greenwood và Julia Anas, người đã khảo sát 1.500 người trưởng thành ở Hoa Kỳ làm công việc toàn thời gian, đã phác thảo những lợi ích của việc hỗ trợ sức khỏe tinh thần cho nhân viên trong bài báo của họ “Đây là kỷ nguyên mới cho sức khỏe tâm thần tại nơi làm việc.” Họ viết:

Những người được hỏi cảm thấy được người sử dụng lao động hỗ trợ cũng có xu hướng ít gặp các triệu chứng về sức khỏe tâm thần hơn, làm việc hiệu quả hơn và có nhiều khả năng cảm thấy thoải mái hơn khi nói về sức khỏe tinh thần của họ tại nơi làm việc. Ngoài ra, họ có mức độ hài lòng với công việc cao hơn và có ý định gắn bó với công ty. Cuối cùng, họ đã có những cái nhìn tích cực hơn về công ty và những người lãnh đạo của công ty, bao gồm cả việc tin tưởng công ty của họ và tự hào khi được làm việc tại đó.

Chúng tôi đã nghe từ một khách hàng ngay sau khi công ty của anh bắt đầu đóng cửa vào năm 2020 rằng các nhà lãnh đạo công ty đã thăm hỏi họ thường xuyên hơn, nhưng rõ ràng là họ không biết cách trả lời các câu trả lời như “Được rồi”, “Đang vật lộn” đến “Chết đuối” và hơn thế nữa. Hỏi thăm là bước quan trọng đầu tiên, nhưng đó cách bạn phản ứng với những gì họ chia sẻ mới tạo ra tác động cuối cùng. Sử dụng ngôn ngữ có tác dụng hỗ trợ về cảm xúc là một phần quan trọng của điều đó.

Ngôn ngữ bác bỏ cảm xúc là như thế nào

Nhiều nhà lãnh đạo không biết khi nào họ đang sử dụng ngôn từ phủ nhận cảm xúc và có khả năng gây hại cho nhân viên của mình. Những gì chúng tôi đã thấy ở hàng trăm nhà lãnh đạo mà chúng tôi đã tư vấn là ngôn từ bác bỏ không chủ ý thường xuất phát từ sự quan tâm. Họ muốn hỗ trợ người đó, giúp người đó vượt qua vấn đề , giảm thiểu nỗi đau của người đó. Đôi khi, trong nỗ lực giảm thiểu cơn đau, họ cũng giảm thiểu cả cảm xúc của đối phương.

Mặt khác, một số nhà lãnh đạo tin rằng cảm xúc không thuộc về nơi làm việc. Sự thiếu đồng cảm này có thể ngăn cản họ hiểu được người đó là ai và đang phải trải qua những gì. Họ bỏ qua thực tế rằng cảm xúc cung cấp thông tin cho việc ra quyết định và giải quyết vấn đề, và họ không khai thác được các cơ hội phát triển mà cảm xúc có thể tạo ra. Việc lảng tránh cảm xúc không làm chúng biến mất.

Hãy xem xét một số tình huống phổ biến xảy ra khi mọi người chia sẻ những cuộc đấu tranh về tinh thần và cảm xúc:

• Cách nói phủ nhận, chẳng hạn như, “Bạn phải buồn về điều gì?” hoặc “Bạn không nên buồn, bạn có một công việc/gia đình/ v.v.. xuất sắc.”
• Giảm thiểu, có thể là bất cứ điều gì từ “Đôi khi ai cũng cảm thấy như vậy” đến “Không có gì phải lo lắng”.
• Phủ định, thường có âm thanh như, “Này, nó có thể tệ hơn!” hoặc “Đó chỉ là” vấn đề nhỏ nhặt”.
• “Kê đơn” các giải pháp, chẳng hạn như nói: “Bạn không nên lo lắng” hoặc “Bạn chỉ cần ngủ nhiều hơn”.
• Sự tích cực độc hại, có thể giống như, “Chỉ cần nhìn vào mặt tươi sáng!” hoặc “Mọi thứ xảy ra đều có lý do!” Một quan điểm tích cực có thể hữu ích nhưng có thể trở nên vô ích khi đó là quan điểm duy nhất được cung cấp.

Sử dụng ngôn ngữ bác bỏ theo những cách này có thể gửi thông điệp đến người nhận rằng cảm xúc và cuộc đấu tranh của họ là không có thật hoặc không cần thiết và thậm chí nó có thể làm tăng thêm bất kỳ sự xấu hổ nào đã có. Nếu ai đó đến với bạn vì họ đang gặp khó khăn, điều cuối cùng bạn muốn là họ để họ rời đi với cảm giác không được nhìn thấy, không được lắng nghe và không được hỗ trợ.

Ngôn ngữ hỗ trợ về mặt cảm xúc

Trở thành một nhà lãnh đạo hỗ trợ về mặt cảm xúc đòi hỏi phải có trí tuệ cảm xúc. Farah Harris, chuyên gia về sức khỏe và là nhà sáng lập của WorkingWell Daily, đã mô tả những nhà lãnh đạo thông minh về mặt cảm xúc là “thoải mái với các cung bậc cảm xúc, cho dù đó là cảm xúc của họ hay người khác. Họ tạo ra cảm giác thân thuộc, bởi vì hành vi của họ cho phép các thành viên trong nhóm của họ được nhìn thấy và lắng nghe.”

Các nhà lãnh đạo có trí tuệ cảm xúc không ẩn mình sau một lá chắn tách biệt khi ai đó kể lại với họ cuộc đấu tranh của bản thân mình. Họ có thể điều chỉnh cảm xúc của chính mình và hỗ trợ người khác làm điều tương tự.

Dưới đây là sáu cách để hỗ trợ khi ai đó chia sẻ một tình huống hoặc thử thách cảm xúc:

Công nhận trải nghiệm của họ

Việc công nhận có thể đơn giản như lời nói: “Tôi có thể hiểu tại sao việc này lại mệt mỏi.” Đặc biệt khi trải qua những thử thách về sức khỏe tinh thần, mọi người có thể cảm thấy đơn độc và thậm chí là suy sụp. Bằng cách công nhận trải nghiệm của ai đó, bạn không chỉ nói “Tôi hiểu bạn”, bạn còn nói “Tôi tin bạn”, điều này có thể mang lại cảm giác thoải mái trong suốt thời gian thử thách.

Cố gắng thấu hiểu

Cho thành viên trong nhóm của bạn cơ hội để kể chi tiết nếu họ muốn. Việc phát huy trí tò mò có thể có tác dụng mạnh – ví dụ: “Hãy cho tôi biết thêm về điều đó”. Khi chúng tôi tìm cách hiểu, chúng tôi đang cho người khác thấy rằng chúng tôi quan tâm đến họ, muốn hỗ trợ họ và muốn tìm hiểu thêm để chúng tôi có thể làm được nhiều việc hơn.

Hướng dẫn hỗ trợ về mặt tinh thần và thể chất

Khi ai đó đang gặp khó khăn, bạn có thể hỏi, “Làm cách nào để tôi có thể hỗ trợ bạn tốt nhất ngay bây giờ?” hoặc “Điều gì sẽ giúp ích cho bạn ngay bây giờ?” Trong thời điểm cảm xúc dâng cao, người đó có thể khó nghĩ ra được điều gì là hữu ích cho họ. Đặt câu hỏi này có thể giúp họ xác định và gọi tên nhu cầu của mình.

Cung cấp hỗ trợ cụ thể

Đôi khi mọi người không biết họ cần gì, có thể họ ngại hỏi hoặc không chắc chắn về những lựa chọn sẵn có cho mình. Bạn có thể hỏi, “X có giúp ích không?” Đưa ra một cách cụ thể để hỗ trợ họ có thể giúp ai đó đồng ý chấp nhận sự giúp đỡ dễ dàng hơn.

Khơi gợi quan điểm thay vì chỉ định một giải pháp.

Nếu bạn đã trải qua trải nghiệm tương tự với tư cách là thành viên trong nhóm, đừng giả định rằng bạn hiểu và những gì có tác dụng với bạn cũng sẽ có tác dụng với họ. Biết rằng ai đó cũng đã trải qua trải nghiệm tương tự có thể là điều an ủi, nhưng mỗi người đều đang trên một hành trình khác. Việc giả định rằng bạn biết điều gì là tốt nhất trong trường hợp này có thể giảm thiểu nhu cầu của người khác, tập trung cuộc trò chuyện vào bạn và có thể khiến họ cảm thấy không được hỗ trợ. Thay vì nói, “Tôi đã ở đó, đây là những gì bạn nên làm”, hãy thử nói rằng, “Liệu việc lắng nghe những điều đã giúp ích cho tôi trong một tình huống tương tự có giúp ích cho bạn không?”

Thừa nhận và trân trọng họ

Cảm ơn thành viên trong nhóm của bạn đã đến với bạn – ví dụ: “Tôi có thể thấy điều này thật khó khăn. Tôi ở đây cho bạn. Cảm ơn bạn đã tin tưởng cho tôi biết thông tin này.” Điều này báo hiệu cho cả bạn và họ rằng những cuộc trò chuyện như thế này rất quan trọng và củng cố cảm giác an toàn cho các tình huống trong tương lai.

Hỗ trợ cảm xúc

Là nhà lãnh đạo, chúng ta thường muốn giúp làm dịu và loại bỏ sự khó chịu. Nếu thành thật mà nói, đôi khi chúng ta cũng muốn loại bỏ sự khó chịu không chỉ cho các thành viên trong nhóm của mình mà cho cả chính chúng ta. Nhiệm vụ của chúng tôi không phải là chữa lành, mà là giúp họ cảm thấy an toàn khi chia sẻ và cung cấp bất kỳ sự hỗ trợ nào mà chúng tôi có thể. Sẽ không sao nếu bạn không biết phải nói gì – trên thực tế, chỉ cần thừa nhận rằng điều đó cũng có thể có tác dụng mạnh mẽ.

Vào năm 2013, tôi được chẩn đoán mắc chứng rối loạn hoảng sợ, có nghĩa là tôi đã trải qua những cơn hoảng loạn lặp đi lặp lại. Thời điểm đó, tôi mới vào công ty và cố gắng che giấu thử thách mới này một cách tuyệt vọng và phải vội lau đi những giọt nước mắt còn sót lại trước các cuộc họp. CHRO của công ty tôi đã kéo tôi sang một bên và hỏi han. Sau một lúc im lặng, cô ấy hỏi, “Bạn đang thực sự cảm thấy thế nào?” Đứng ở cửa phòng cô ấy để có thể trốn thoát nếu cần, tôi cắn chặt môi và lo lắng khi phải chia sẻ, nước mắt chảy dài. Cô ấy lắng nghe, thừa nhận điều này là đáng sợ như thế nào đối với tôi, và trấn an tôi rằng công ty sẽ hỗ trợ tôi theo bất cứ cách nào tôi cần. Cuối cùng, cô ấy cảm ơn tôi đã chia sẻ. Vào thời điểm mà mọi thứ đều cảm thấy nặng nề, không ngờ công việc lại trở thành một nơi mà mọi thứ nhẹ nhàng hơn một chút.

Khi chúng ta tiếp tục bước vào các chương mới trong việc điều hướng đại dịch, bất công chủng tộc, chia rẽ và sự bất ổn thường trực, bạn muốn trở thành người dẫn đầu làm tăng thêm sức nặng hay người làm cho nó nhẹ đi một chút? Học cách để có những cuộc trò chuyện không thoải mái có thể giúp đảm bảo rằng bạn đang giúp các thành viên trong nhóm của mình phát triển.

Nguồn: Harvard Business Review