5 lời khuyên để giao tiếp hiệu quả với nhân viên tại nơi làm việc

Mối quan hệ của một nhà lãnh đạo với các thành viên trong nhóm và các nhân viên khác có thể dự đoán một cách đáng tin cậy sự thành công của một doanh nghiệp, vì vậy, giao tiếp hiệu quả là chìa khóa.

Việc thể hiện các yêu cầu và mục tiêu của công ty, với tất cả những người có liên quan, một cách hiệu quả và mang tính xây dựng sẽ hình thành mối quan hệ dẫn đến việc đạt được và vượt qua các mục tiêu đó: Chỉ đơn giản vậy thôi. Ngoài việc tăng năng suất, nó sẽ truyền cảm hứng cho các nhóm tham gia nhiều hơn và cảm thấy được trao quyền để đóng góp.

Năm cách khuyến khích giao tiếp hiệu quả:

Có các công cụ phù hợp

Trong thời đại công nghệ này, có vô số tài nguyên trong tầm tay để giúp bạn liên hệ với một nhóm, cho dù qua email, trò chuyện nhóm WhatsApp, cuộc họp Zoom, các ứng dụng khác hay thậm chí là một cuộc gọi điện thoại đơn giản. Nhóm của bạn phải luôn có quyền tiếp cận với các nhà lãnh đạo trong trường hợp có những sự kiện bất ngờ ở nơi làm việc hoặc khi yêu cầu trợ giúp về các vấn đề nhỏ, và sử dụng một nền tảng gắn kết và hấp dẫn (hoặc kết hợp các nền tảng) là một cách tuyệt vời để giữ mọi người gắn kết và bắt kịp thông tin.

Theo cách tương tự, các nhà lãnh đạo có thể kiểm tra nhóm của họ về bất kỳ thay đổi nào ảnh hưởng đến hoạt động hàng ngày, cũng như các sự kiện sắp tới và những tin tức khác của công ty. Duy trì luồng thông tin mở sẽ giúp đảm bảo rằng hoạt động diễn ra suôn sẻ và các thành viên trong nhóm cảm thấy được hỗ trợ. Tuy nhiên, hãy lưu ý khi tiếp cận và xác định phương pháp luận nào mà các thành viên cảm thấy thoải mái hơn khi sử dụng, điều này sẽ khiến họ cảm thấy được trao quyền thêm.

Hãy cụ thể khi đưa ra phản hồi

Nhân viên thường cần phải đưa ra các quyết định nhanh chóng và quan trọng trong suốt một ngày làm việc, đồng thời biết rằng họ có thể yêu cầu trợ giúp và sẽ nhận được phản hồi rõ ràng, ngắn gọn giúp họ tự tin hơn với khả năng xử lý mọi tình huống có thể phát sinh. Khi cần nói chuyện trực tiếp với nhóm, hãy đảm bảo rằng các thành viên cảm thấy được lắng nghe, thấu hiểu và có giá trị. Các cuộc họp cá nhân phải là những khoảnh khắc đánh giá và suy ngẫm mang tính xây dựng.

Điều quan trọng nữa là ghi nhận những thành công và tán dương một công việc được hoàn thành tốt, ngay cả khi câu tiếp theo là: “Lần sau, hãy xử lý nó theo cách khác”. Cố gắng tạo ra một không gian an toàn để trò chuyện và bày tỏ, nơi tất cả các mặt của một vấn đề có thể được giải quyết một cách công bằng và bình đẳng.

Giúp các nhóm tham gia vào việc ra quyết định hàng ngày

Cung cấp cơ hội bỏ phiếu cho các sản phẩm mới hoặc những thay đổi sắp tới và nếu không thì mở ra cơ hội cho những ý tưởng mới, cách cải thiện quy trình làm việc. Các ý kiến ​​của nhân viên rất quan trọng, vì vậy hãy xem xét chúng. Cho các nhóm cơ hội lên tiếng bằng cách cho phép thể hiện những gì không hiệu quả và đưa ra các giải pháp chung cho các vấn đề.

Xác định và hỗ trợ các nhà lãnh đạo nhóm

Mặc dù chính sách mở cửa rất quan trọng, nhưng không phải lúc nào cũng hoạt động tốt khi doanh nghiệp phát triển vượt quá một quy mô nhất định. Không phải lúc nào bạn cũng có thể duy trì liên lạc trực tiếp với từng thành viên trong nhóm ở mọi cấp độ (suy cho cùng, bạn cũng có việc phải làm). Một giải pháp thông minh là xác định các trưởng nhóm có thể giải quyết một số công việc cho bạn, miễn là bạn xác định rõ ràng họ là ai với những nhân viên còn lại và cách những người còn lại trong nhóm có thể tiếp cận họ, sau đó đào tạo họ cách tư vấn và hướng dẫn các nhóm phù hợp với cách bạn muốn mọi việc được xử lý.

Hãy đảm bảo mọi người đều biết rằng những người lãnh đạo này là đại diện trực tiếp của bạn, đồng thời đảm bảo với họ rằng các yêu cầu và nhận xét của họ sẽ được truyền tải phù hợp. Việc tạo các nhóm con nhỏ hơn này cho phép mỗi nhóm ngày càng được tự quản lý, giảm bớt khối lượng công việc cho các cá nhân và giúp bạn dễ dàng theo dõi hoạt động của từng nhóm – đơn giản hóa hơn nữa việc kinh doanh ngày càng phát triển của bạn.

Xây dựng nhóm ngoài giờ làm việc

Một cách tốt để nâng cao tinh thần và thúc đẩy các mối quan hệ bền chặt là sử dụng các hoạt động xây dựng nhóm, có thể tạo ra một môi trường làm việc năng động và khiến mọi người cảm thấy an toàn hơn khi bày tỏ bất kỳ vấn đề nào. Hãy sáng tạo!

Chúng ta thường dành nhiều thời gian cho đồng nghiệp hơn là cho gia đình của mình, điều này khiến việc thỏa mãn mối quan hệ giữa các cá nhân tại nơi làm việc là vô cùng quan trọng. Bạn có thể giải thoát khỏi công việc bận rộn hàng ngày bằng cách sắp xếp các sự kiện ngoài văn phòng như ngày dã ngoại, đêm trò chơi, tổ chức sinh nhật, tham dự một bộ phim hoặc chương trình hoặc một bữa tiệc. Có cơ hội để hòa nhập và giao tiếp xã hội giúp xây dựng lòng tin, sự tự tin và tất nhiên là giao tiếp.

Đầu tư vào con người của bạn luôn là một cách tốt để phát triển.

Nguồn: Entrepreneur Asia Pacific