4 BƯỚC THIẾT YẾU ĐỂ THUYẾT PHỤC BẤT KỲ AI - Harvard Business Review Việt Nam

4 BƯỚC THIẾT YẾU ĐỂ THUYẾT PHỤC BẤT KỲ AI

Bản chất của thuyết phục một cách hiệu quả là quá trình thương lượng và học hỏi, nhằm mục đích thay đổi quan điểm của người nghe, nhưng không phải bằng cách cầu xin hay nịnh nọt. Thay vào đó, nó bao hàm sự chuẩn bị kỹ lưỡng, cách sắp xếp các lập luận hợp lý, đưa ra những bằng chứng cụ thể cùng nỗ lực tìm kiếm sự kết nối mạch cảm xúc với người nghe.

 

Trong thời đại phức tạp ngày nay, kỹ năng thuyết phục đã không còn là kỹ năng chỉ dùng để bán sản phẩm hay chốt hợp đồng nữa, mà nó thực sự cần thiết với bất kỳ người làm kinh doanh nào. Đặc biệt với một nhà lãnh đạo, nó có thể tạo ra hiệu ứng mạnh hơn mô hình quản lý mà nó được kỳ vọng sẽ thay thế, vốn mang tính “chỉ huy và điều khiển”.

 

Vậy làm thế nào để thuyết phục hiệu quả? Bài viết này sẽ mách bạn bốn bước thiết yếu khác nhau để quá trình thuyết phục diễn ra thật suôn sẻ.

1. Thuyết phục bằng cách tạo sự tín nhiệm

Chướng ngại đầu tiên mà những người thuyết phục phải vượt qua là khiến người khác tin vào họ. Người thuyết phục không thể bênh vực cho một quan điểm mới hay ngược xu thế mà không khiến người khác tự hỏi: “Mình có nên tin vào cách nhìn và quan điểm của anh ta không?” Phản ứng đó thật ra khá dễ hiểu. Xét cho cùng, để bản thân bị người khác thuyết phục là một điều mạo hiểm, vì việc triển khai bất kỳ sáng kiến mới nào cũng đòi hỏi sự cam kết về thời gian và nguồn lực.

 

Trong môi trường làm việc, sự tín nhiệm xuất phát từ hai yếu tố: năng lực chuyên môn và các mối quan hệ. Một người được xem là có chuyên môn cao nếu họ được mọi người biết đến với khả năng phán đoán tốt, có vốn kiến thức sâu rộng, hoặc am hiểu mọi khía cạnh về đề xuất của chính mình. Những người như vậy sẽ dễ dàng được đồng nghiệp tin tưởng.

Nếu bạn yếu chuyên môn, hãy củng cố lập trường của mình bằng cách:

– Học hỏi thêm từ những người kiến thức chính thống hoặc không chính thống, ví dụ như trò chuyện với các chuyên gia trong ngành.

– Tuyển dụng các chuyên gia có tiếng ở bên ngoài

– Triển khai các dự án thí điểm.

Về phương diện mối quan hệ, một người có tín nhiệm cao là nhờ họ đã chứng minh được độ tin cậy, khả năng lắng nghe và hợp tác để đạt được lợi ích đôi bên. Đây cũng là những người thường xuyên thể hiện tính cách mạnh mẽ cùng sự cương trực; điều trái ngược với tâm trạng thất thường hay hiệu quả làm việc không ổn định. Nếu bạn chứng minh được mình có thể làm việc vì lợi ích của người khác, đồng nghiệp sẽ đặt lòng tin ở các mối quan hệ của bạn.

Để bù đắp cho lỗ hổng về mối quan hệ, hãy:

– Gặp gỡ trực tiếp những người có tiếng nói quyết định

– Tìm đến những đồng nghiệp có cùng quan điểm và có thể hỗ trợ bạn.

 

Sự tín nhiệm chính là nền móng để đảm bảo quá trình thuyết phục đạt hiệu quả; nếu thiếu nó, người thuyết phục sẽ bị phớt lờ. Trong kịch bản khả quan nhất, một người khi bước vào tình huống thuyết phục cần có kỹ năng chuyên môn và các mối quan hệ ở mức nhất định. Nhưng điều quan trọng cần lưu ý là sự tín nhiệm có thể được tạo dựng hoặc “mua lại”. Đúng ra thì buộc phải thế, nếu không, các bước tiếp theo của bạn chỉ là chuỗi hành động vô nghĩa.

 

2. Tìm quan điểm chung trong quá trình thuyết phục

Ngay cả khi đã có sự tín nhiệm cao, quan điểm của bạn vẫn phải thể hiện sức hút mạnh mẽ đối với người nghe. Xét cho cùng, rất ít người sẽ tham gia vào một dự án hay đề xuất nếu họ không nghĩ hoặc nghi ngờ nó sẽ thành công. Những người thuyết phục hiệu quả phải thành thạo trong việc trình bày quan điểm nhằm làm nổi bật lên các ưu điểm của chúng. 

Trong các tình huống công việc, cách thức thuyết phục đi kèm với lợi ích rõ ràng sẽ phức tạp hơn, nhưng nguyên lý đằng sau nó vẫn không đổi. Đó là một quá trình xác định những lợi ích chung.

Hãy mô tả rõ ràng những lợi ích đến từ lập trường của bạn. Cách nhanh nhất để kéo một đứa trẻ đến cửa hàng tạp hóa chỉ là cho chúng thấy có kẹo mút ở ngay quầy thu ngân. Đó không phải là gian dối mà là sự thuyết phục. Khi không có quan điểm chung rõ ràng, hãy điều chỉnh quan điểm của bạn. 

 

Ví dụ: Một giám đốc công ty quảng cáo thuyết phục các chuỗi cửa hàng ăn nhanh ủng hộ mức giảm giá mới của trụ sở chính. Cô ta dẫn chứng một nghiên cứu uy tín cho thấy, việc áp dụng khung giá mới sẽ cải thiện lợi nhuận cho chuỗi cửa hàng, dẫn đến kết quả tất cả đều nhất trí ủng hộ kế hoạch mới.

 

3. Thuyết phục hiệu quả hơn bằng việc củng cố quan điểm

Một khi đã tạo dựng được sự tín nhiệm và xác định mối quan tâm chung, quá trình thuyết phục chỉ còn là vấn đề trình bày dẫn chứng. Tuy nhiên, những bằng chứng thông thường chưa đủ, hầu hết những người thuyết phục hiệu quả nhất đều sử dụng ngôn từ theo một cách nhất định. Họ bổ trợ cho số liệu bằng các ví dụ, câu chuyện, hình ảnh ẩn dụ và so sánh, để quan điểm của mình hiện lên một cách chân thực nhất có thể.

Ví dụ: Nhà sáng lập Mary Kay Cosmetics đã có một bài phát biểu so sánh các cuộc họp hàng tuần của nhân viên kinh doanh với những buổi tụ họp của tín đồ Thiên Chúa giáo chống lại ách cai trị La Mã. Bài phát biểu này đã nhấn mạnh tầm quan trọng của sự đoàn kết trong bộ phận bán hàng, đồng thời khiến mọi người cảm nhận về công việc này như một nhiệm vụ vinh quang.

 

4. Dành phần thắng trong thuyết phục bằng cách kết nối cảm xúc

Trong giới kinh doanh, chúng ta thường nghĩ rằng các quyết định được đưa ra dựa trên lý trí, nhưng nếu “cạo đi lớp vỏ ngoài”, chúng ta sẽ luôn nhận ra vai trò của cảm xúc trong đó. Những người thuyết phục giỏi luôn ý thức được tầm quan trọng của cảm xúc và thể hiện chúng.

Luôn nhớ rằng: Nếu bạn hành xử quá cảm xúc, mọi người sẽ hoài nghi về sự sáng suốt của bạn. Nhưng nếu không bộc lộ cảm xúc, mọi người có thể tự hỏi liệu bạn có thực sự tin vào lập trường mà mình đang bảo vệ hay không.

Hãy điều chỉnh tông cảm xúc của bạn sao cho phù hợp với khả năng tiếp nhận thông điệp của mỗi người nghe. Đồng thời tìm hiểu xem đồng nghiệp của bạn diễn giải các sự việc xảy ra trước đây ở công ty ra sao, rồi phán đoán họ sẽ có phản ứng như thế nào trước đề xuất của bạn. Hãy lưu ý đến phản hồi từ những cá nhân có tiếng nói quyết định.

 

Ví dụ: Một trưởng nhóm của hãng Chrysler đã nâng cao khí thế cho các nhân viên đang cảm thấy chán nản vì sự cạnh tranh từ các đối thủ nước ngoài, đồng thời thuyết phục ban lãnh đạo về một mẫu xe mới tự thiết kế. Anh ta cho cả hai nhóm khán giả xem các slide về quê hương mình, nơi bị tàn phá bởi hoạt động khai thác mở của các công ty nước ngoài. Bài trình bày mang yếu tố yêu nước của người trưởng nhóm đã khôi phục khí thế cho các nhân viên, còn chủ tịch thì phê duyệt bản kế hoạch do anh đề xuất.

 

Khái niệm thuyết phục, cũng giống như quyền lực, thường khiến giới doanh nhân cảm thấy bối rối. Nó rất phức tạp, và thậm chí sẽ trở nên nguy hiểm nếu không áp dụng đúng cách, đến mức nhiều người thà phớt lờ hoàn toàn kỹ năng này. Nhưng giống như quyền lực, thuyết phục có thể trở thành sức mạnh đem lại lợi ích to lớn cho một tổ chức. Nó có thể kéo mọi người lại với nhau, thúc đẩy các ý tưởng, kích thích sự thay đổi và kiến tạo những giải pháp mang tính xây dựng.

HBR OnPoint

Quản lý là một việc vô cùng khó khăn, để làm tốt công việc này bạn cần trau dồi các kiến thức và kỹ năng thiết yếu. Bộ HBR On Point là một ấn phẩm hàng đầu dành cho quản lý, được Alpha Books và Harvard Business Review Việt Nam chọn lọc, mua bản quyền và tái bản, nhằm giúp con đường lãnh đạo của các nhà quản trị bớt chông gai hơn, đem đến thành công cho doanh nghiệp.

Tìm hiểu thêm về bộ sách tại đây

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Website này sử dụng Akismet để hạn chế spam. Tìm hiểu bình luận của bạn được duyệt như thế nào.